Автоматизация учёта в торговле

Введение

 

 

Изначально торговля является основной частью экономики. Эта  отрасль трудоемка, актуальность ее автоматизирования растет с каждым днем. К автоматизации подталкивают многие факторы и один из них это растущая конкуренция. Участники торговли пытаются снизить свои затраты и время на ведение всякого вида учёта, что собственно и позволяет совершить автоматизация. Ещё одним не маловажным фактором актуальности данной темы является бурный рост малого и среднего бизнеса, который продиктован относительно слабой занятостью данного рынка, а также последними заявлениями государства о поддержке бизнеса. В этой курсовой работе рассматривается конфигурация, позволяющая автоматизировать данную отрасль экономики.

Разработанная конфигурация позволяет вести учёт товара и денежных средств. Конфигурация рассчитана даже на не опытного пользователя,  что делает её доступной и ещё раз подчёркивает привлекательность этого решения ведения учёта, а значит и целесообразность моего потраченного времени продиктованного актуальностью данной курсовой работы.

Данная курсовая работа посвящена разработке конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8.0 «Автоматизация учёта в торговле», она содержит 22 страниц и 20 иллюстраций.

 

1. Описание предметной области решаемой задачи

 

 

 

В новейшее время развитие экономики важнейшее место в системе управления хозяйственного субъекта занимает бухгалтерский учет. При этом с увеличением трудоемкости учетных процедур возрастает необходимость совершенствования методологии бухгалтерского учета и его автоматизации.

Экономическая деятельность любого предприятия всегда связана с такими функциями управления, как учет, контроль, планирование, анализ и регулирование, в процессе выполнения, которых формируется информация о ходе работы предприятия, сопоставляются фактические показатели и нормативные, формулируются глобальные и локальные направления деятельности, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и корректировке результатов.

Материалы – часть имущества:

• используемая при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи;
• используемая для управленческих нужд организации

Из этого определения  следует, что материалы используются в качестве предметов труда в  производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции, выполненных работ, оказанных услуг.

Для правильной организации  учета материалов важное значение имеют  научно обоснованная их классификация, оценка и выбор единицы учета.

При отражении поступления  материалов используется документ Приход материала. Для отражения оплаты в конфигурации предусмотрены следующие  документы:

• Расходный кассовый ордер (для отражения наличной оплаты материалов);
• Платежное поручение исходящее (для отражения безналичной оплаты);
• Платежный ордер списание денежных средств;
• Счет-фактура полученный.

Также в конфигурации созданы план счетов и регистр  бухгалтерии для отражения прихода  в плане счетов.

Данная конфигурация рассчитана на покупку отечественных материалов, поэтому документ ГТД и валютный расчет не предусмотрен.

 

 

 

2. Описание конфигурации «Автоматизация учёта в торговле»

 

 

2.1 Описание  справочников конфигурации «Автоматизация учёта в торговле»

Конфигурация  содержит 5 справочников:

• «Номенклатура» – данный справочник предназначен для хранения информации о материалах, он является аналогом справочника;
• «Склады» – данный  справочник содержит описание складов организации;
• «Контрагенты» – данный  справочник содержит информацию о контрагентах. Контактная информация помещена в табличную часть.
• «Организации» - этот справочник является неотъемлемой частью любой конфигурации. В нем содержится информация о фирмах.
• «Договора» – хранит информацию о договорах с контрагентами.

 

2.2 Описание  документов конфигурации «Автоматизация учёта в торговле»

Для ведения учета по в конфигурации созданы следующие документы:

• «Поступление товара» – документ предназначен для отражения поступления товаров;
• «Кассовый ордер» - документ отражающий оплату наличными средствами. Он бывает приходный и расходный выбирается при помощи флажков. Приходный кассовый ордер отражает факт прихода денежных средств в кассу от покупателя. Расходный кассовый ордер отражает факт оплаты поставщику из кассы предприятии;
• «Продажа» - документ отражает факт продажи товара;

 Описание регистров конфигурации «Автоматизация учёта в торговле»

Регистры – это таблицы для накопления оперативных данных и получения сводной информации. В данной конфигурации использовались следующие виды регистров:

• Регистры сведений. В данной конфигурации реализован только один регистр сведений – «Учетная политика бухгалтерский учет». В нем отражены данные по ведению учета относительно поступления материалов.
• Регистры бухгалтерии. Так как в конфигурации отражается только хозяйственная деятельность организации, создан только один регистр – «Хозрасчетный». С помощью данного регистра ведется аналитический учет. Также стоит упомянуть, что для ведения аналитического учета созданы также план счетов «Хозрасчетный» и план видов характеристик «Виды субконто хозрасчетные».
• Регистры накопления, бывают оборотные и остатки. Всего в данной конфигурации создано 4 регистра. «Счет-фактура сумма» – оборотный регистр; используется для создания отчета «Книга покупок». «Поступившие материалы» – вид регистра: остатки; используется в отчете «Материалы». «НДС в стоимости» – вид регистра: остатки, учитывает НДС. «Взаиморасчеты с контрагентами» – оборотный регистр, используется в отчете «Расчеты с контрагентами».

 

 

 

3. Описание создания конфигурации «Поступление материалов»

 

3.1 Создание  документов в конфигурации «Поступление  материалов»

При создании документа  «Поступление материала» необходимо было выполнить задачу автоматического  заполнения полей табличной части: сумма НДС, сумма и всего. Для решения этой задачи необходимо учитывать некоторые тонкости бухгалтерского учета, а именно применение различных ставок НДС и включение НДС в стоимость. Для выбора бухгалтером ставки НДС было создано перечисление «СтавкиНДС» и в табличной части реквизит «НДС», а  для выбора включать НДС в стоимость был создан реквизит «НДСВключенВСтоимость» и помещен на поле в виде флажка (рисунок 1).

Рисунок 1. Форма документа «Поступление материала»

Для переведения строкового формата ставки НДС в числовой в общем модуле была создана функция ПолучитьСтавкуНДС (рисунок 2).

Рисунок 2. Функция ПолучитьСтавкуНДС.

Далее в общем модуле необходимо создать функции расчета  сумм (рисунок 3). Процедура РассчитатьСумму рассчтывает сумму умножением цены на количество. Функция рассчитать НДС при НДС равной 0 или занчении «безНДС» возвращет НДС=0, а при остальных значениях умножает сумму на ставку НДС. Следующие две функции рассчитывают итоговую сумму строки, в зависимости от реквизита документа «НДСВключенВСтоимость».

Рисунок 3. Функции и процедуры расчета сумм.

В каждой Функции и  процедуре присутствует переменная СтрокаТабличнойЧасти. Она определяется в форме документа как текущая  строка табличной части.

Рисунок 4. Модуль документа «ПоступлениеМатериала».

Далее в модуле документа вызываются процедуры и функции для расчета сумм. Итоговая сумма отражается в подвале документа (рисунок 1).

В документе «Расходный кассовый ордер» также необходимо было реализовать заполнение документа  при выборе документа-основания  и изменение сумм. Решение первой задачи было произведено с помощью конструктора «Ввод на основании» (рисунок 5), а также выводе суммы при изменении документа-основания (рисунок 6).

Рисунок 5. Процедура Обработка  заполнения.

Рисунок 6. Процедура получения  значения суммы документа.

Получение суммы документа  при выборе документа-основания  приравнивается к сумме всех колонки  «Всего» табличной части документа  «Поступление материала» (рисунок 6).

В документах «Платежное поручение исходящее», «Платежный ордер  списание денежных средств» и «Счет-фактура полученный» обработка заполнения также была реализована с помощью конструктора ввода на основании. Сумма документа и другие реквизиты заполняются также как и в расходном кассовом ордере при изменении документа-основания.

 

 

 

 

3.2 Обработка  движения документов

Движение документов создается с помощью регистров. Каждый документ, кроме счета-фактуры, является регистратором для регистра бухгалтерии «Хозрасчетный». Данный регистр отражает движение сумм по счетам в плане счетов.

В документе «Поступление материала» отражается не только сумма товара, но и сумма НДС, поэтому при НДС включенном в стоимость создается движение  в регистре накопления «НДСВСтоимости», а также в регистре бухгалетрии «Хозрасчетный»учитывается сумма покупки материала, за вычетом суммы НДС. А при НДС, не включенном в стоимость движения в регистре «НДСВСтоимости» не происходит, в сумма учитывается полностью. И для обоих случаев отдельно учитывается НДС (рисунок 7). Также в любом из случаев создается движение в регистре ПоступивштеМатериалы.

Рисунок 7. Процедура ОбработкаПроведения  
документа Поступление Материала

После этого все движения записываются. И при проведении документа  отражаются в регистрах (рисунок 8).

В документах «Платежное поручение исходящее» и «Платежный ордер списание денежных средств» необходимо реализовать запрет проведения документа до оплаты. Это реализуется в процедуре ОбработкаПроведения (рисунок 9) с помощью режимов записи документа.

Рисунок 8. Отражение движений в регистрах.

Рисунок 9. Обработка приведения документа «ПлатежноеПоручениеИсходящее»

Всего существует три  значения режимов записи документа: Проведение, Запись и ОтменаПроведения. Документ записывается при нажатии  на кнопку ОК, поэтому в процедуре  обработка проведения необходимо сначала отменить проведение документа, а потом записать документ. Так как процедура ОбработкаПроведения находится в модуле документа, а не в модуле формы документа, то обращение к  объектам будет происходить через свойство «ЭтотОбъект», а не «ЭлементыФормы».

Документ «СчетФактураПолученный»  является регистратором для только для одного регистра накопления: «СчетФактурыСумма». Движение по этому регистру создавалось с помощью конструктора движений, изменений никаких не вносилось (рисунок 10).

Рисунок 10. Движения документа «СчетФактураПолученный».

 

 

3.3 Создание  отчетов в конфигурации «Поступление  материала»

Всего в данной конфигурации было создано пять отчетов. Одним  из самых часто используемых бухгалтерами отчетов является Оборотно-сальдовая  ведомость (рисунок 12). Данный отчет конструировался с помощью конструктора отчетов. В качестве источника данных использовался регистр бухгалтерии «Хозрасчетный»(рисунок 11). С помощью данного конструктора были переименованы поля и выведены общие итоги по всем полям, кроме счета. Также были созданы параметры для отчета НачПериода и КонПериода, которые задают дату начала выборки и конечную дату выборки (рисунок 12).

Рисунок 11. Конструктор  отчета «ОСВ»

Рисунок 12. Оборотно-сальдовая  ведомость

В отчете материалы отражается приход материалов (рисунок 13).  Источником данных для данного отчета является регистр накопления «ПоступившиеМатериалы». Отчет позволяет увидеть общее количество материала по наименованиям.

Рисунок 13. Отчет «Материалы»

Отчет «Книга покупок» отражает все покупки по группам на заданный период (рисунок 14).Источником данных для данного отчета является документ «Поступление материала».