Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

      В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство  пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

- операционную систему Windows;

- процессор Intel-80386DX или выше:

- оперативную память не менее 4 Мбайт

- жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

- накопитель на гибких магнитных дисках

- принтер

- дисплей

      Для предотвращения возможности незаконного  тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляется  пользователям в защищенном от копирования  виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

 Основные  особенности «1С: Бухгалтерия»:

      - ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия

      - возможности ведение количественного и многовалютного учета

      -получение  всей необходимой отчетности  и разнообразных документов по  синтетическому и аналитическому  учету

      - полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

     - возможность автоматической печати выходных первичных документов.

     Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

     Программа позволяет вводить проводки следующими способами:

     - при ручном вводе проводок в журнал указывается дата, корреспонденция счетов, сумма и содержание операции. Если по указанным счетам ведется аналитический учет, то программа потребует ввести признаки аналитического учета (субконто). Если по счетам проводки ведется количественный и/или валютный учет, то программа потребует ввести количество и/или сумму в валюте

     - использование типовых операций позволит автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций. При вводе типовой операции создаются одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок могут вычисляться автоматически. Например – можно оприходовать материалы и сразу же списать по ним НДС, начислить зарплату и сразу же определить отчисления в пенсионный фонд и другие фонды и т. д. С помощью типовых операций можно также закрыть счета, рассчитать прибыль.

     С помощью режима «Документы и расчеты» в журнал операций можно ввести данные о некотором документе (платежном  поручении, накладной и т.д.) или  расчете (прибыли, налогов, переоценки валюты и т. д.) и связанные с ними проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам. Можно установить автоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом. Эта возможность очень удобна для таких операций как переоценка валюты, расчет прибыли и налогов и т.д.

 Программа  позволяет при вводе проводок  автоматически формировать и  распечатывать выходные документы.  Один раз введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно сразу получить и проводки  в журнале операций, и выходной (первичный) документ (платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер).

      На  основании введенных проводок формируется  отчетность и различные вспомогательные  документы:

      - оборотно – сальдовую ведомость

      - шахматку

     - анализ счета

     - обороты счета

     - журнал – ордер и ведомость по счету

     - сводные проводки

     - анализ счета по датам

     - отчет по журналу операций

     - карточку счета

     Документы могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени.

     Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

 план  счетов;

 список  видов объектов аналитического  учета;

 списки  объектов аналитического учета  (субконто);

 констант  и т.д.

      В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме этого данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

      При самом простом использовании  «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

      Полностью возможности программы «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

      Кроме этого программа имеет функции  сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых  документов.

      Вместе  с продуктом предлагается широкий  перечень заполняемых форм первичных  документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров.

      Помимо  описанного продукта, существуют следующие  автоматизированные системы: “АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия, БОСС, БЭСТ, АККОРД. 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

      Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. Все это обуславливает широкое применение САБУ в современной России.

      В настоящее время существует широкий  выбор различных систем автоматизации  бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности  находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходиую САБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

      Для того, чтобы перевод бухгалтерии  на компьютер был эффективен и  дал результат, следует учесть следующие  аспекты.

      Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.

      Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала.

      Взять в штат или по совместительству технического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения.

      Целесообразно предварительно провести обучение сотрудников  работе за компьютером, новой программе  и новым возможностям, которые  она дает.

      В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.

      В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение  функций по сотрудникам.

      При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

      Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять, что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации.

 Распространенным  стереотипом является и то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы  

1. Автоматизированные  информационные технологии в экономике: учебник/ Под ред. проф. Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.
2. Автоматизированные информационные технологии в экономике/ Под ред. И.Т Трубилина. - М.: Финансы и статистика ,2000.
3. Бандин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике (Учеб. пособие). - М.: Академия, 2004.
4. Баронов В.В., Калянов Г.Н., Попов Ю.Н. и др. Автоматизация управления предприятием. – М.: Инфра-М, 2000.
5. Белов С.Б. Функциональное проектирование программного обеспечения в экономике: Учеб. пособие. – Владивосток: Изд-во ДВГТУ, 2010. – 176 с.
6. Брага В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета М –Финстатинформ 1996
7. Введение в информационный бизнес/ Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 246 с.
8. Вендров A.M. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: учебник. – М.: Финансы и статистика, 2000.
9. Журнал «Бухгалтер и компьютер» №1-3 2000 г.
10. «1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М – 1999