Проектирование подсистемы «Кафедра Информационые Системы» информационной системы «Электронный документооборот «МУИТ

Для хранения непосредственно  содержимого документов в большинстве EDMS-систем применяются файл-серверы MS Windows Server, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большим преимуществом EDMS-систем является хранение документов в исходном формате (и автоматическое распознавание EDMS-системами множества форматов файлов).

В последнее время  все большую популярность приобретает  хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет  свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком — низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

 

  1.7 Маршрутизация документов

Модули EDMS-систем, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используется свободная  и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации  любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при жесткой маршрутизации может выполняться обработка логических операций, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий, предположим, финансовых). В большинстве EDMS-систем модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых его необходимо приобретать отдельно.

Рисунок 1. Диаграмма  последовательности.

 

 

Рисунок 2.  Диаграмма вариантов использования.

 

 

 

1.8 Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с ОС MS Windows XP,Vista,7. В некоторых EDMS-системах допускается также использование платформ UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные EDMS-системы позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры. Так как Web-браузеры могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы EDMS-систем в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет технологий у EDMS-систем появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-браузер.

1.9 Системы управления выводом документов

Одним из особых сегментов  современного рынка систем управления документооборотом (СУД) являются так  называемые системы управления выводом документов (output management systems — OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде — в форматах DOC, DOCX, HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными системами.

 

Выводы

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация , рассылка, контроль исполнения , формирование дел, хранение и повторное использование документации , справочная работа.

Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной  организации в целом , так и  в рамках  территориально-распределенной  организации со сложной схемой информационных потоков.

Электронный документооборот  это единый механизм по работе с документами, представленные  в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

 

2. РАЗРАБОТКА СТРУКТУРЫ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПУТИ ЕГО ВНЕДРЕНИЯ

2.1 Требования к приему, учету, регистрации, прохождению и отправке корреспонденции и учету документооборота в АО «МУИТ»

Прежде чем приступать к разработке системы документооборота, необходимо знать требования, предъявляемые к ведению делопроизводства на данном предприятии.

В АО «МУИТ» действует Инструкция, регламентирующая ведение делопроизводства в Аппарате управления АО «МУИТ».

       Прием документов

1. Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии.
2. Корреспонденция с отметкой «лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу.

Порядок регистрации входящих документов

1. Все документы, адресованные руководству АО «МУИТ», подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов) в Канцелярии Аппарата управления.
2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп с наименованием структурного подразделения («Канцелярия»), в котором указывается дата поступления, порядковый входящий

номер.

3. Порядковые номера фиксируются в тетради учета регистрационных порядковых номеров.
4. На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.
5. После проставления штампа документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации Канцелярией.
6. Нерегистрируемые документы передаются по назначению непосредственно после получения.
7. Регистрируемые документы передаются по назначению после регистрации.
8. При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз в Канцелярии Аппарата управления АО «МУИТ».
9. Документ считается исполненным после подписания руководством ответа и снятия с контроля в Канцелярии Аппарата управления АО «МУИТ».

Порядок регистрации и отправления исходящих  документов

Подписанные руководством АО «МУИТ» документы в тот же день должны сдаваться в Канцелярию для регистрации и отправки.

Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:

• наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
• наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
• правильность адресования;
• наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);
• наличие печати, в тех случаях, когда она полагается. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
• Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам и один экземпляр копии.
• После проверки оформления документ регистрируется в журнале и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.
• Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.
• Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела.

 

Общие требования

• Организация контроля над исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.
• Контроль над сроками исполнения документов осуществляет Канцелярия Аппарата управления АО «МУИТ».
• Контроль по существу решения вопросов осуществляют руководители структурных подразделений.
• Контроль над исполнением документа ведется с момента постановки его на контроль.
• В случае задержки исполнения документа, исполнитель обязан не позднее чем за два дня до наступления установленного срока обратиться к руководителю, давшему поручение, с обоснованной служебной запиской о продлении срока исполнения.
• При условии продления срока исполнения руководитель указывает новый срок. Об изменении срока исполнитель должен сообщить в Канцелярию.
• Не допускается продление срока, если исполнитель обратился к руководителю в день наступления срока, а также при подписании ответа по документу, срок исполнения которого истек.
• Если исполнение документа поручено нескольким подразделениям и ответственный не указан конкретно, то организующую роль исполняет и несет ответственность подразделение, указанное первым. Соисполнители обязаны представить ответственному за исполнение все необходимые материалы в согласованные с ним сроки.
• Исполнитель отвечает за исполнение документа вплоть до отправки его по назначению. Передача проекта ответа на подпись или на визу не дает основания считать документ исполненным.
• Полностью исполненный документ снимается с контроля только с разрешения лица, поставившего его на контроль.
• Исполнитель обязан дать работнику, ведущему контроль, точный ответ на все вопросы, связанные с ходом исполнения документа.

Сроки исполнения документов

Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с даты подписания (утверждения), а поступивших из других организаций в календарных и рабочих днях с момента поступления в Канцелярию.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и  индивидуальными.

Индивидуальные  сроки могут быть указаны в самих поступивших документах или установлены руководством АО «МУИТ». При определении продолжительности срока следует учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе, и практические возможности.

Индивидуальные  сроки фиксируются также в  резолюции руководителя.

Если в  поступившем из органа государственной  власти документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, устанавливать более длительный срок не допускается.

Если в  документах и резолюциях руководства  срок исполнения не указан, документы должны исполняться в типовые сроки.

Если исполнение документа попадает на нерабочие  дни, то днем исполнения документа считается первый рабочий день.

 

 

 

 

 

Схема планируемого внутреннего  обмена информацией

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3. Схема планируемого внутреннего обмена информацией

 

Технологическая схема осуществления электронного документооборота

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Пояснения к технологической схеме осуществления электронного документооборота

Первый этап – получение  информации

 

Пути поступления данных:

• данные поступают в электронном виде путем передачи по компьютерным сетям внутреннего или общего пользования;
• данные поступают в электронном виде путем переноса на любых электронных носителях
• данные поступают в виде бумажных. Перед переходом ко второму этапу производится перевод информации в электронную форму, пригодную для использования в системе электронного документооборота (например, сканирование и распознавание бумажных документов).

Второй этап – предварительная  обработка

 

Предварительная обработка поступивших  данных производится оператором или  администратором системы электронного документооборота. Она подразумевает  под собой классификацию поступивших  данных, их упорядочивание, регистрацию в каталогах и/или базах данных системы, размещение ее на общедоступных ресурсах (например, файл-серверах). Затем в системе определяются права доступа к данной информации и пути ее дальнейшей передачи, а также, присвоение ей определенного статуса срочности и секретности, устанавливается определенный алгоритм ответной реакции на данную информацию, т.е. задаются ожидаемые сроки ответа и его форма.