Компьютер. В настоящее время
без компьютера нельзя представить нормальной
работы менеджера. Во-первых, компьютер
позволяет сделать работу практически
безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера
можно быстро получать информацию о положении
дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть
в курсе дел на предприятии и многое другое.
Но здесь необходимо учитывать, что полностью
воспользоваться возможностью компьютера
можно только при наличии: хорошего программного
обеспечения, выхода на компьютерные сети
и что самое главное наличие компьютерной
сети внутри организации.
Ежедневник. Необходимая вещь,
позволяющая менеджеру не забывать назначенные
встречи или другую полезную информацию.
Цветовое оформление кабинета.
Цветовые тона должны быть не резкими,
мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых
тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый),
светлые тона не только способствуют снижению
утомляемости, но и увеличивают объем
кабинета. Важно также, чтобы все поверхности
были матовыми, т.к. блестящие поверхности
вредны для здоровья.
Санитарно-гигиенические условия работы.
Следует отметить,
что для снижения шума можно использовать
ковровые покрытия на пол, двойные двери,
шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания
нормального микроклимата применяются
кондиционеры, лучистые источники тепла.
Для снижения солнечного света можно повесить
на окна жалюзи.
Отметим некоторые
особенности. Весь кабинет делится (условно)
на три зоны. Первая зона - непосредственно
рабочее место менеджера. Вторая зона
- зона проведения совещаний, планерок,
презентаций товаров. Третья зона - зона
отдыха, где стоят журнальный столик, диван
и одно, два комфортабельных кресла.
Рабочий стол должен
быть больше обычных столов. Рабочая поверхность
стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно
из дерева. Не следует покрывать стол стеклом,
так как его блестящая поверхность вредно
действует на зрение. На приставке (слева)
можно разместить компьютер, телефоны
и другие предметы, которые могут занимать
много место на рабочем столе. Приставка
спереди рабочего стола нужна для официального
приема посетителей.
Стол для совещаний
должен быть рассчитан на определенное
количество человек (как правило, количество
участников конференций, планерок (5 -7
человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг
стола для конференций не должны быть
слишком комфортабельными или неудобными.
Оптимально - обыкновенные стулья с мягким
сиденьем.
Зона отдыха предназначена
для неофициальных приемов и отдыха менеджера.
Рабочий кабинет можно также дополнить
стендом, где будут располагаться образцы
производимой продукции. Также необходимы
большие настенные часы, которые были
бы видны из любой точки кабинета. Живые
цветы, шторы, продуманное цветовое оформление,
все это создает комфорт и уют, а значит,
помогает в работе.
2.2.Работа
с документами и корреспонденцией
Документы и корреспонденция,
в зависимости от источника делится
на: входящие и исходящие.
Исходящие документ
является своеобразной визитной карточкой
организации. Вследствие этого все документы
и вся корреспонденция должна быть составлена
и написана грамотно. В основном печать
исходящих документов находиться в ведении
секретаря. Задача менеджера составить
документ (менеджер должен составлять
только те документы, которые не могут
быть составлены кем-либо другим). В процессе
составления документа, делового письма
и другого большую помощь может оказать
компьютер. Для этого достаточно вложить
в память компьютера образцы деловых писем,
документов и только вносить небольшие
исправления.
Сложнее дело обстоит с входящими документами.
В зависимости от размера предприятия
растет количество корреспонденции, и
самому менеджеру просто немыслимо просматривать
всю корреспонденцию. На помощь должен
прийти секретарь или специальное подразделение,
в обязанности которых входит:
Регистрация поступающей корреспонденции.
Сортировка в зависимости от
предназначения.
Отбор документов, которые адресованы
менеджеру или находятся в его прямой
компетенции.
Сортировка корреспонденции
по степени важности. Наиболее рациональным
и приемлемым является сортировка, позволяющая
менеджеру сразу оценить степень важности.
Для этого можно, например, раскладывать
корреспонденцию в специальные цветные
папки. На столе у менеджера должен стоять
специальный лоток для бумаг с несколькими
отделениями, в которые он сможет класть
корреспонденцию в зависимости от важности,
исполнителей и другого.
Менеджер, просматривая корреспонденцию
в порядке важности, должен поставить
резолюцию.
Хранимые документы
должны быть классифицированы по определенным
признакам, по которым их легко было бы
найти. С повсеместным внедрением компьютеров
задачу хранения документов можно переложить
на них. Это сэкономит время на их поиск
и место.
2.3. Ведение
телефонных разговоров
Телефон — важное средство эффективности
управленческого работы, оперативного
делового общения. Но при неправильном
пользовании им именно телефон становится
источником потерь рабочего времени. На
телефонные переговоры тратится от 60%
рабочего времени.
Искусство в пользовании телефоном состоит
в максимальной экономии времени на телефонные
беседы при максимальной реализации предоставленных
телефоном возможностей.
Большую помощь при телефонном обслуживании
оказывает менеджеру правильно организованный
справочный аппарат. Удобно для этих целей
использовать компьютер. Кроме этого менеджеру
удобно иметь при себе личный справочник
с адресами и телефонами, который регулярно
должен проверяться, обновляться и дополняться.
В личном справочнике кроме фамилии, имени
и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно
указать его должность или дело, с которым
он связан.
Длительность деловых телефонных переговоров
должна быть предельно минимальной при
максимальной информативности.
Для того чтобы телефонный разговор продолжался
минимальное количество времени, нужно
его тщательно спланировать, предварительно
составить короткую наметку и подобрать
необходимые материалы, продумать разговор
и записать основные вопросы, которые
вы собираетесь выяснить, а также вопросы,
которые могут возникнуть в ходе беседы.
Недостающую зрительную связь люди обычно
стремятся восполнить излишним многословием
или привлечением к разговору посторонних,
что удлиняет беседу. Большинство телефонных
разговоров можно уложить в три минуты,
максимальная продолжительность их пять-шесть
минут.
2.4. Составление
графика работы
Менеджер располагает определенным фондом
рабочего времени в течение дня. Продолжительность
рабочего дня менеджера, как уже отмечалось
ранее, строго не лимитирована, но все
же ограничена и необходимо спланировать
свою работу таким образом, чтобы рабочий
день не растянулся на 14 -15 часов.
Прежде всего необходимо
отметить, что производительность менеджера
в течении рабочего дня различна. Так пик
производительности приходится на период
между 10 и 11 часами. Затем производительность
падает. После обеда (между 12 и 13 часами)
производительность несколько возрастает,
но после 14 часов заметно идет на спад.
В соответствие с этим необходимо важные
решения принимать в период максимальной
работоспособности.
Менеджер должен тщательным образом планировать
свой рабочий день. Для этого лучше всего
подходят графики работы. В таких графиках
сразу отводиться определенное время
в течение дня на выполнение каких-либо
повторяющихся действий. Например: прием
звонков в 900 часов, прием
посетителей с 1300 до 1400 и т.д. Оставляется
резерв времени на непредвиденные ситуации.
Соблюдение графика не является строго
обязательным, но помогает рационально
спланировать рабочее время.
Менеджер должен постоянно
контролировать, как выполнены запланированные
задачи, а также делать анализ использования
рабочего времени и узнать, не теряется
ли оно по одним и тем же причинам. В результате
менеджер лучше узнает самого себя, в дальнейшем
сумеет сосредоточиться на решении важнейших
задач и сможет не просто работать, а достигать
высоких результатов.
2.6. Подготовка
и проведение выступлений
Менеджер должен владеть деловым красноречием.
Основная цель выступления - воздействовать
на мысли слушателей, склонить их к своей
точке зрения. Хорошо выступить - это не
просто выложить все имеющиеся данные,
а максимально увлечь внимание слушателей
и склонить их в свою сторону. Для того,
чтобы выступление прошло эффективно,
к нему надо основательно подготовиться.
Перечислим основные рекомендации, призванные
помочь оратору.
1. Прежде всего,
важно ответить на вопросы, какая общественная
потребность лежит в основе предстоящего
выступления и каким образом оратор может
удовлетворить эту потребность;
2. В соответствии с этим определите цель
своей речи: чего вы хотите достичь своим
высказыванием?;
3. Спросите себя, что
вы уже знаете о предмете изложения. Изложите
на бумаге в форме тезисов сведения о предмете,
которыми располагаете. Убедитесь, что
уже на этом этапе у вас есть материал
для выступления и вам есть что сказать;
4. Четко определите,
на какие вопросы вы должны дать ответы
слушателям;
5. Соберите недостающие
материалы для выступления, выберите самое
важное, пользуйтесь при этом специальной
литературой по теме выступления, справочными
словарями, журналами и другими источниками
справочного характера;
6. Продумайте
сложнейшие моменты аргументации;
7. Попытайтесь разбить
приготовленный для выступления
материал на части;
8. Составьте тезисы
речи с включением в них ключевой информации,
цитат, определений.
9. Если нет опыта публичных
выступлений, необходимо потренироваться;
10. Концентрация внимания
на основных вопросах содержания речи.
Замечено, что на современную публику
особенно благоприятно действует импровизированная
речь. Чтение “по бумажке” не эффективно.
При подготовке к выступлению нужно выяснить,
какой круг слушателей (половозрастный
состав, интересы), а также какой тип выступления
предстоит (научный доклад, лекция, выступление
на собрании и т.д.). Для эффективности
выступления необходимо составить план
выступления, который должен включать:
Вступление: цитаты; пословицы
и поговорки; интересные примеры; случаи
и примеры, взятые из личного опыта; ссылка
на исторические примеры и факты; определения.
То есть в начале необходимо заинтересовать
слушателя.
Основная часть: анализ проблемы,
о которой хотим сказать; ясность построения,
идейное содержание; логически четкое
изложение основных и второстепенных
вопросов; непротиворечивость речи; эмоциональный
накал и др.
Заключение: изложение основной
мысли выступления в виде тезисов; заключительные
выводы из своих высказываний; указание
на нерешенные проблемы и пути их решения;
апеллирование к слушателям (призыв к
действиям, предостережение и др.)
Выступление должно быть ни слишком коротким,
ни слишком длинным. Основная функция
выступления - привлечь внимание слушателей
к предмету изложения и наладить контакт
с аудиторией.
В заключение необходимо отметить, что
успех речи зависит во многом и от того,
как говорить. Монотонно выложенные факты
не произведут должного эффекта. В противоположность
этому эмоциональная, с расстановкой речь
(перед и после ключевой фразы необходимо
делать 1-2 секундную паузу) будет более
убедительна.
2.7. Прием по личным вопросам
Для проведения приема лучше выделить
определенное время в течении рабочего
дня. Оптимальным представляется время
между 1400 и 1600. Если это
возможно, то необходимо пользоваться
предварительной записью у секретаря.
Посетитель, по возможности, должен заранее
изложить тему предстоящей беседы. Это
позволит, во-первых, сократить время на
изложение темы разговора, во-вторых, позволит
менеджеру подготовиться к предстоящей
беседе и, в-третьих, если это возможно,
направить посетителя к другим исполнителям.
Посетителю необходимо заранее сообщить
временные рамки разговора.
Неофициальные приемы
лучше проводить в “зоне отдыха. Удобно
расположившись на диване или в кресле,
менеджеру и собеседнику будет легче раскрепоститься
и хорошо наладить межличностный контакт.
Посетитель, пришедший с личной беседой
к менеджеру, будет чувствовать себя гораздо
более уверенно в такой обстановке, чем
в официальной.
Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое
на беседу (а значит сэкономить время менеджера),
необходимо, как уже отмечалось ранее,
сообщить посетителю допустимую продолжительность
беседы. Если собеседник не прекращает
разговора, то тактично сказать ему, что
время разговора вышло.
В заключение необходимо отметить, что
для оптимального ведения беседы менеджер
должен:
уметь активно слушать. То есть
в процессе рассказа собеседника не просто
слушать молча, а показывать, что вы следите
заходом мысли.
уметь понять собеседника. Причем
“понять не значит принять”. Если менеджер
может правильно понять собеседника, то
это поможет ему принять правильное решение;