Разработка база данных

Введение

 

Учёт выпускников колледжа являет собой  довольно трудоёмкий процесс сбора данных о бывших студентах учебного заведения. За годы существования колледжа остаётся очень много информации об учащихся, зачастую не всегда полезной. Система автоматизации учёта выпускников колледжа может помочь работника колледжа упростить свою работу и повысить эффективность сбора информации. Она, также, создаётся для удобства представления отчётности о выпускниках в различные государственные органы(Министерство образования РФ и др.), нахождение необходимой информации относящейся к выпускникам (ФИО, адрес проживания, телефон и т.д.), получения сведений о том, сколько выпускников было трудоустроено по профессии, какое количество людей обучалось в тот или иной год на различных специальностях и т.д.

Необходимость автоматизации данного процесса связана с тем, что имеется очень большой объём часто неструктурированной , разрозненной, зачастую противоречивой информации о выпускниках, которая хранится на бумажных носителях. Поиск необходимой информации при этом очень затруднён. Формирование различных отчётных форм является неэффективным. При использовании автоматизированной информационной системы также исключается потеря информации, осуществляется легкое внесение корректировок в предоставленные данные, повышается удобство работы.

Создаваемая информационная база позволит хранить информацию о выпускниках в структурированном виде, благодаря чему поиск необходимых данных будет облегчён.

 

 

 

1. Анализ предметной области

 

При поступление в колледж будущий студент предоставляет приёмной комиссии документы

• Аттестат об основном общем образовании;
• Паспорт;

• Справки о состояние здоровья, прививках;.
• Справка о составе семьи;
• ИНН;
• 6 фотографий 3х4 ;
• Страховое свидетельство.

По результатам вступительных экзаменов с будущим студентом заключают договор в котором оговариваются обязанности заказчика (студента) и исполнителя (руководство колледжа). После этих мероприятий студент начинает проходить обучение по выбранной специальности.

 Обучение в колледже достаточно долгий процесс. Каждый год проводятся контрольные работы, экзамены, курсовые работы. Поэтому  производится сбор различной информации о студенте. Проверяется успеваемость, качество оценок студента и др. Вся эта информация формируется в различных отчётных формах. Эти данные имеют определённую ценность для создаваемой системы и могут помочь в создании обширной информационной базы.

Для того чтобы закончить колледж и получить диплом будущий выпускник должен защитить дипломную работу. После успешной защиты дипломной работы выпускник получает диплом об окончание колледже. С этого момента выпускник может устраиваться на работу по специальности или продолжить обучение в учреждениях ВПО.

 

 

Для того чтобы получать информацию о выпускниках в будущем проводятся различных мероприятий  в колледже, такие как “День открытых дверей”  и “Встреча выпускников”, где людям выдаются анкеты для заполнения, в которых участники мероприятия вносят свои личные данные. Так колледжу удаётся поддерживать контакт со своими прошлыми выпускниками, сообщать им о различных праздничных мероприятиях в учреждение и т.д.

Работа с анкетами достаточно трудоёмкий процесс. Могут возникать ситуации с их утерей , также один и тот же человек может заполнить анкету два раза при повторном посещении мероприятий. И для того, чтобы каждый год один и тот же человек не заполнял новую анкету, данные будут заносится в систему. Одновременно это позволяет избавится от огромного количества бумажных отчётностей.

После проведения мероприятия система предоставит отчёты на основание различных документов.

 

1. Анализ документооборота

 

Входные документы: личное дело студента, анкета.

Выходные документы: отчёт о выпускниках в Министерство образования, отчёт о количестве  трудоустроившихся выпускников, пригласительные на “Встречу выпускников”.

 

2. Описание информационных процессов

 

Личное дело – студента формируется с момента его поступления в колледж, содержит основную информацию о студенте(ФИО, адрес проживания, группа, специальность и т.д.). Туда подшивается личная карточка студента, медицинская справка о состоянии здоровья, копия паспорта и  документов о среднем образовании, номер приказа о зачислении или переводе.

В течение учебы личное дело студента пополняется оценками (они заносятся в учебную карточку), выписками из приказов о переводе с курса на курс, об отчислении и восстановлении учащегося, об академическом отпуске (если такой был). Прилагаются характеристики с места прохождения практики, сведения о поощрениях и выговорах. Если студент во время учебы изменил семейное положение, то в личное дело подшиваются также копии свидетельства о браке, о смене фамилии.

После окончания колледжа личное дело студента пополняется выписками из приказов о допуске учащегося к сдаче государственных экзаменов, защите дипломной работы, обходным  листом, копией приказа об окончании колледжа, копией  диплома и вкладышем  с оценками, характеристикой за время учебы в колледже. Прикладывается также зачетная книжка и студенческий билет. Срок хранения личного дела по закону составляет 75 лет.

Анкета – служит для учёта выпускников после обучения в колледже. Она заполняется пришедшими выпускниками на мероприятие “Встреча выпускников” или “День открытых дверей” и даёт информацию о их текущем месте работы(по специальности или нет), месте жительства, в какой группе обучался, специальность, год поступления в колледж и окончания образование(получал ли выпускник высшее образование).

Отчёт о выпускниках в Министерство образования – содержит в себе информацию о том сколько и за какой год было выпускников , сколько трудоустроилось, место работы, какое количество продолжает обучение (учреждения ВПО ). На его основание государственным органы производят различные мероприятия по контролю учебных заведений, улучшению качества обучения и т.д.

Пользователи системы: учебная часть, отдел кадров, заведующая отделением.

1.3 Формирование и описание  структуры запросов пользователей

 

В результате анализа предметной области были выявлены следующие запросы пользователей:

Запрос 1 - Отчет о трудоустроившихся выпускниках с ... по …

Приводится список трудоустроившихся выпускников (рисунок 1)..

 

№ выпускника

ФИО выпускника

Место работы

Город работы

Дата начала работы

Рисунок 1 – Список выпускников

 

Запрос 2 - Печать пригласительных на “День встречи выпускников”

Форма пригласительного показана на  рисунке 2.

ФГОУ СПО “Невинномысский химический колледж”   Уважаемый(я) ____________ Невинномысский химический колледж приглашает вас на встречу выпускников которая состоится  в __.__ по адресу: г. Невинномысск, ул. Павлова, ДК Невинномысского химического колледжа.

Рисунок 2 - Пригласительный

 

Запрос 3 - Отчет о количестве выпускниках с ... по …

Отчет показан на рисунке 3.

 

Год выпуска

Количество выпускников

Рисунок 3 – Количество выпускников

 

 

2. Концептуальное проектирование

 

При разработке концептуальной модели предметной области были выделены следующие сущности: выпускник, обучение, группа, специальность, работа.

Концептуальная модель показана на рисунке 4.

 

Рисунок 4 – Концептуальная модель

Идентифицирующие атрибуты (первичные ключи) для каждой сущности: выпускник - № выпускника, группа – № группы, обучение – № записи, специальность - № специальности, работа - № записи.

Описательные атрибуты для каждой сущности: 

Выпускник: № выпускника, № группы, ФИО выпускника, адрес проживания выпускника, дата рождения, город, семейное положение.

Обучение: № записи, № выпускника, дата окончания учебного заведения, название учебного заведения, дата поступления, город, специальность, вид учебного заведения.

Группа: № группы, № специальности, дата окончания колледжа, название группы.

Специальность: № специальности, название специальности, код специальности.

Работа: № выпускника, место работы, город работы, регион работы, дата начала работы, дата увольнения, работа в колледже.

Между сущностями выделены следующие связи:  сущность «Выпускник» связана с сущностью «Группа» связью 1:М по атрибуту «n_vipusk»; сущность «Обучение» связана с сущностью «Выпускник» связью 1:М по атрибуту «n_zap»; сущность «Работа» связана с сущностью «Выпускник» связью 1:М по атрибуту «n_zap»; сущность «Специальность» связана с сущностью «Группа» связью 1:М по атрибуту «n_spec».

 

 

 

 

3. Логическое проектирование

3.1 Логическая структура  базы данных

 

База данных состоит из таблиц:

 Таблица 1 - Сведения о выпускнике.Vipusk

Атрибут	Смысловое описание	Тип	Ограничение	Значение по умолчанию	Ключ
N_vipusk	Номер выпускника	Числовой	От 0 до 9999	Newrec ("Vipusk", "n_vipusk")	Первичный
N_gr	Номер группы	Числовой	От 0 до 999	-	Внешний
Fam	ФИО выпускника	Символьный	35	-	-
Adres	Адрес проживания выпускника	Символьный	20	-	-
Gorod	Город	Символьный	25	-	-
Data_rog	Дата рождения	Дата	8	-	-
Sem_pol	Специальность	Символьный	20	-	-

 

 

Таблица 2 - Сведения о группе. Grup

 

Таблица 3 - Сведения об обучение. Obuch

Атрибут	Смысловое описание	Тип	Ограничение	Значение по умолчанию	Ключ
N_gr	Номер группы	Числовой	От 0 до 999	Newrec ("Grup", "n_gr")	Первичный
Naz_gr	Название группы	Символьный	10	-	Внешний
Data_post	Дата поступления в колледж	Дата	8	-	-
Data_ok	Дата окончания колледжа	Дата	8	-	-

Атрибут	Смысловое описание	Тип	Ограничение	Значение по умолчанию	Ключ
N_zap	Номер записи	Числовой	От 0 до 9999	Newrec ("Obuch", "n_zap")	Первичный
N_vipusk	Номер выпускника	Числовой	10	-	Внешний
Name_uch	Название учебного заведения	Символьный	25	-	-
God_post	Год поступления	Дата	8	-	-
God_ok	Год окончания	Дата	8	-	-
Gorod	Город	Символьный	25	-	-
Spec	Специальность	Символьный	25	-	-
Vid_uch	Вид учебного заведения	Символьный	15	-	-