Разработка баз данных при помощи MS Access

4.2 Задание № 2 — «Разработка  баз данных при помощи MS Access»

 
 
Задание — Создать  базу данных для хранения и обработки  простейших наборов данных.  
 
Темы предметной области предложены следующие: 

1.  
   Список книг в домашней библиотеке. 

 
 
Телефонный справочник на предприятии. Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и представление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Помимо этого, MS Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь MS Access будет работать с данными в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. 
 
Когда необходимо хранить и использовать большие объемы данных, необходим инструмент для простой и быстрой обработки информации. В семействе Microsoft Office таким инструментом является MS Access. MS Access позволяет создавать персональные базы данных, используя реляционную модель. Он обеспечивает гибкие средства ввода, поиска, сортировки и корректировки данных, используя визуальные средства разработки. 
 
MS Access позволяет быстро создавать формы пользовательского интерфейса, без использования навыков программирования. Используя визуальные построители, пользователи могут создать необходимые отчеты для вывода данных или результатов анализа. Библиотеки шаблонов и мастера-построители помогают убыстрить и облегчить создание профессионально оформленных интерфейсов и документов. Возможность включать графику и мультимедиа повышает выразительность создаваемых средств. 
^ Шаг 1. Начало работы с Microsoft Access 
 
1) Запустите Microsoft Access. Самый надежный способ — через меню кнопки «Пуск» (рис. 4.2). Однако если ваш компьютер настроен соответствующим образом, сделать это можно и через ярлык, расположенный на рабочем столе, или иным способом.  
 
Рис. 4.2 — Запуск MS Access через главное меню 
 

2.  
   Создать…ÞУкажите в открывшемся диалоговом окне, что вы хотите создать новую базу данных (рис. 4.3). Если подобное диалоговое окно вам предложено не было, то вызовите его, дав команду меню Файл  

 
В  
 
Рис. 4.3 — Создание новой БД 
ам будет предложено задать имя файла создаваемой базы данных (выберите свой каталог и укажите имя файла, например telephone).  
 
Обратите внимание, что в MS Access имя файла задается ДО создания новой базы, а не ПОСЛЕ того, как вся работа проделана и остается только сохранить результат (как, например, в MS Word или MS Excel). Сделано это для обеспечения сохранности данных. Все изменения, вносимые в базу данных, сразу же отображаются и в ее файлах.  
 
Таким образом, сводится к минимуму риск потери важных данных даже при непредвиденных сбоях (например, таких, как отключение электропитания). 

2.  
   Откроется окно «База данных» (рис. 4.4). Это окно является исходным элементом управления Microsoft Access. 

 
 
 
Рис. 4.4 — Окно «База данных» 
На левой панели окна «База данных» сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). На правой — элементы управления для создания новых объектов. Сюда же добавляются и создаваемые объекты. Окно имеет панель инструментов для осуществления основных операций с объектами (открытие, редактирование, удаление и т.п.).  
 
^ Шаг 2. Создание таблиц базы данных 
 
Запустите конструктор создания таблиц, сделав двойной щелчок по соответствующему элементу управления или нажав кнопку «Конструктор» на панели инструментов. Перед вами откроется окно проектирования структуры таблицы (рис. 4.5).  
 
В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр). В столбце «Имя поля» набирается произвольное имя поля, а в следующем столбце «Тип данных» указывается тип для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка.  
 
 
Рис. 4.5 — Окно проектирования структуры таблицы 
В нижней части окна задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости вы можете изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных).  
 

2.  
   З  
   адайте структуру основной таблицы проектируемой базы данных. Будем считать, что все данные в базе данных — текстовые. 

 
Задайте имена полей, их описания и  длины, согласно приведенной ниже таблице. 
 

 
 
 
У  
Ключевое поле или нажав на кнопкуÞкажите наличие ключевого поля (в нашем примере поле «Номер»). Это можно сделать через контекстное меню (нажав правой кнопкой мыши на строке соответствующего поля и выбрав пункт «Ключевое поле» выпавшего меню), дав команду меню Правка    панели инструментов Microsoft Access.  
О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне проектирования структуры таблицы (рис. 4.5).  
 

2.  
   Сохранить или с помощью кнопкиÞСохраните в текущей базе данных созданную таблицу. Сделать это можно с помощью команды меню Файл   панели инструментов Microsoft Access. Укажите имя сохраняемой таблицы: «ТЕЛЕФОНЫ». 

 
Закройте окно проектирования структуры  таблицы и обратите внимание на то, что в окне «База данных» появился новый элемент — только что  созданная таблица «ТЕЛЕФОНЫ». Обратите также внимание, что созданная  таблица была сохранена не в виде отдельного файла на диске, а в структуре базы данных.  
 
Категорию абонента в созданной таблице обозначили кодом. Это было сделано с расчетом, что в структуре базы данных будет еще одна таблица с расшифровками кодов (словарь категорий). Такой подход имеет ряд преимуществ, к которым можно отнести, например, упрощение (автоматизацию) ввода данных об абонентах, гибкое управление списком категорий, исключение ошибок в обозначении категорий, экономию ресурсов памяти компьютера и др.  
 

2.  
   Создайте с помощью конструктора таблицу «Категории». Пусть все поля в ней будут текстовыми. Их имена, описания и длины приведены в следующей таблице: 

 
 
Обязательно задайте ключевое поле — «Код». Сохраните таблицу под именем «КАТЕГОРИИ». 
 
Шаг 3. Настройка связей между таблицами 

2.  
   В структуре базы данных есть две таблицы. Однако они пока существуют независимо, и наша цель сделать так, чтобы в таблице «ТЕЛЕФОНЫ» вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы «КАТЕГОРИИ». Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля «Код_категории», а также задать параметры связей между таблицами. 

2.  
   Откройте таблицу «ТЕЛЕФОНЫ» в режиме конструктора, перейдите к типу данных поля «Код_категории» и из раскрывающегося списка выберите «Мастер подстановок». Перед вами откроется диалоговое окно, где вам будет предложен ряд вопросов о параметрах настраиваемого подстановочного поля (см. рис. 4.6). 

 
9) Укажите следующие параметры (на каждом шаге нажимайте кнопку «Далее»):  
 
 
Рис. 4.6 — Диалоговое окно мастера подстановок 

•  
  объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса;
•  
  значения будут выбираться из таблицы «КАТЕГОРИИ»;
•  
  в столбец подстановки включить поле «Наименование» (надо выделить это поле и кнопкой   переместить его из окна доступных полей в окно выбранных полей);
•  
  оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца;
•  
  оставить подпись «Код_категории» для подстановочного столбца. 

 
 
 
 
 
10) После нажатия кнопки «Готово» вам будет выдано предупреждение о необходимости сохранить таблицу. Согласитесь с этим. Закройте окно проектирования таблицы «ТЕЛЕФОНЫ». 
1  
1) Настройте параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка.  
Откройте окно «Схема данных» (рис. 4.7). Для этого надо нажать кнопку    Схема данных.Þна панели инструментов Microsoft Access или выбрать пункт меню Сервис   
 
Рис. 4.7 — Окно «Схема данных».  
 
Показано также окно добавления таблиц 
Добавить таблицу или кнопкуÞ12) При первом обращении к окну «Схема данных» будет предложено и окно добавления новых таблиц (показано на рис. 4.7). В дальнейшем это окно можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных, пункт меню Связи    панели инструментов.  
 
Добавьте в схему данных таблицы «ТЕЛЕФОНЫ» и «КАТЕГОРИИ». Закройте окно добавления таблиц.  
 

13.  
    Изменить связь.ÞОткройте окно «Изменение связей» для настраиваемой связи (см. рис. 4.8). Это можно сделать через контекстное меню линии связи или выделив линию связи щелчком мыши и дав команду меню Связи  

 
 
 
Рис. 4.8 — Окно «Изменение связей» 
Установите флажок «Обеспечение целостности данных». Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Дайте подтверждение на изменение связей (нажмите кнопку «ОК»).  
 
 
 
 
Обратите также внимание, что концы линии связи в окне схемы данных после включения флажка обеспечения целостности данных помечены знаками «1» и «бесконечность». Это означает, что в качестве значений поля из связанной таблицы могут выступать только значения из соответствующего поля основной таблицы и каждое значение из поля основной таблицы может много раз встречаться в поле связанной таблицы (связь «один ко многим»). 
Сохранить или нажав кнопкуÞ14) Сохраните макет схемы данных, дав команду меню Файл    на панели инструментов. Закройте окно «Схема данных».  
 
^ Шаг 4. Заполнение базы данных информацией 
 
Вся действия, которые мы до настоящего момента производили с базой данных, были направлены на создание ее структуры. Это этап проектирования базы данных, при котором с базой данных работает ее разработчик. После того как структура базы данных задана и наступает момент заполнения базы данных информацией, начинается этап эксплуатации базы данных. В рамках этого этапа с базой данных работает пользователь.  
 
Заполнение базы данных необходимо начать с таблицы «КАТЕГОРИИ», так как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении таблицы «ТЕЛЕФОНЫ».  
 
15) Откройте таблицу «КАТЕГОРИИ». Это можно сделать, дважды щелкнув мышью по значку таблицы в окне «База данных» или выделив этот значок и нажав на кнопку «Открыть» указанного окна. Мышью задайте размеры окна таблицы, а также размеры отдельных полей. Заполните таблицу следующим образом (рис. 4.9):  
 
 
 
Рис. 4.9 — Окно таблицы «КАТЕГОРИИ» 
После заполнения таблицы данными — закройте ее. Вам будет предложен вопрос о сохранении макета таблицы. Обратите внимание, что речь идет о сохранении макета (т.е. таких параметров, как ширина столбцов и т.п.), а не введенных данных. Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.  
16) Откройте таблицу «ТЕЛЕФОНЫ», заполните ее приведенными ниже данными:  

 
К  
ак видите, заполнение поля с категориями производится путем выбора соответствующих значений из списка. Причем надо иметь в виду, что в таблице на самом деле хранятся двухсимвольные коды категорий, а не их полные расшифровки. Вы можете «исправить» и заголовок поля с категориями («Код_категории»), указав в свойствах соответствующего поля более подходящую Подпись.  
Удалить запись или кнопкуÞ17) Удалить запись можно, выделив соответствующую строку таблицы и вызвав контекстное меню, либо через пункт меню Правка     Сжать и восстановить базу данных.Þ Служебные программы Þпанели инструментов. Следует иметь в виду, что после удаления записи физически не удаляются из файлов базы данных, а лишь помечаются как удаленные и в процессе работы с базой не учитываются. Физическое удаление происходит лишь после выполнения команды меню Сервис  
 
^ Шаг 5. Выполнение простейших запросов 
 
18) Предположим, что для повседневной работы с телефонным справочником нам не требуется вся информация из базы данных. В частности, более удобным представляется вариант работы с таблицей, в которой представлено лишь три поля из таблицы «ТЕЛЕФОНЫ»: Имя, Номер, Категория. Предоставим пользователю возможность работы с такой таблицей. Сделать это можно с помощью запросов. Откройте окно «База данных» и переключитесь на вкладку объектов «Запросы». Выберите создание запроса в режиме конструктора. Вам будет предложено добавить таблицы. Сделайте это и закройте окно добавления таблиц. Перед вами откроется бланк запроса по образцу (см. рис. 4.10).  
 
Рис. 4.10 — Бланк запроса по образцу 
Бланк запроса по образцу состоит из двух частей. В верхней части расположены списки полей тех таблиц, на основе которых основывается запрос. Нижняя часть содержит таблицу, которая определяет структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса. Строка «Поле», как правило, заполняется перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка, остальные поля заполняются автоматически или выбором необходимых значений из списка.  
19) Перетащите поля «Имя», «Номер» и «Код_категории» в формируемую таблицу. Укажите также параметр «Сортировка» (по возрастанию) для поля «Код_категории». Это обеспечит группировку отображаемых записей по категориям. Сохраните составленный запрос (назовите, например, «Телефоны без адресов») и закройте бланк запросов по образцу. Чтобы посмотреть результаты работы запроса, откройте его, сделав двойной щелчок по соответствующей записи в окне «База данных».  
 
Составим теперь запрос, который из всего списка телефонного справочника показывает только телефоны друзей. Запустите создание запроса в режиме конструктора и заполните бланк запроса по образцу согласно приведенному ниже примеру (рис. 4.11). 
 
 
Рис. 4.11 — Составление запроса «Телефоны друзей» 
20) Как и в прошлом запросе, в бланк надо включить поля «Имя», «Номер» и «Код_категории». Однако настройка свойств поля «Код_категории» теперь другая. Во-первых, добавьте условие отбора (укажите здесь «ДР» — код категории «Друзья»), а во-вторых, уберите флажок «Вывод на экран».  
21) Сохраните запрос под именем «Телефоны друзей», закройте бланк запросов по образцу и посмотрите результаты выполнения запроса.  
 
В 
ернитесь в режим конструктора запросов и попробуйте вернуть на место флажок «Вывод на экран» для поля «Код_категории». Как изменился результат выполнения запроса?  
 
Шаг 6. Формы