Электронный документооборот

Электронный документооборот 
С появлением компьютерных технологий в методах документооборота произошел прорыв, стало возможным работать с документами намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Речь идет не только о замене готовых типографских форм электронными шаблонами, хранящимися на компьютере. Хотя одно это способно на порядки увеличить производительность офисного труда.  
 
При этом прорыв произошел сразу по нескольким направлениям. Первую волну поднял Интернет. Электронная почта, огромное количество доступных сайтов с самой разнообразной информацией потребовали иной, чем в СУБД, системы структуризации данных. «Сообщение», HTML, XML, «поисковая машина» и т.п. – термины из совершенно другой области, чем СУБД.  
 
^ Электронный документооборот — процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами; 
 
Средства электронного документооборота — программные и/или технические средства, применяемые в электронном документообороте; 
 
^ Участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами; 
 
^ Электронный архив — массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации; 
 
Электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме — это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются. Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки практически уже заменили неудобные, неполные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это возможно при работе с бумажными или карточными каталогами. 
 
Электронные издания различают:  
 
1 - по наличию печатного эквивалента

1.  
   электронный аналог печатного издания: издание, в основном воспроизводящее соответствующее печатное издание (расположение текста на страницах, иллюстрации, ссы

 
^ 4 - по технологии распространения: 

1.  
   локальное электронное издание: предназначено для локального использования и выпускающееся в определенном количестве идентичных экземпляров (тиража) на переносимых машиночитаемых носителях;
2.  
   сетевое электронное издание: они доступны потенциально неограниченному кругу пользователей через телекоммуникационные сети;
3.  
   электронное издание комбинированного распространения: может использоваться как в качестве локального, так и в качестве сетевого.

 
^ 5 - по характеру взаимодействия пользователя и электронного издания: 

1.  
   детерминированное электронное издание: электронное издание, параметры, содержание и способ взаимодействия с которым определены издателем и не могут быть изменяемы пользователем;
2.  
   недетерминированное (интерактивное) электронное издание: электронное издание, параметры, содержание и способ взаимодействия с которым прямо или косвенно устанавливаются пользователем в соответствии с его интересами, целями, уровнем подготовки на основе информации и с помощью алгоритмов, определенных издателем.

 
^ 6 - по периодичности: 

1.  
   непериодическое электронное издание: электронное издание, выходящее однократно, не имеющее продолжения;
2.  
   сериальное электронное издание: электронное издание, выходящее в течение времени, продолжительность которого заранее не установлена, как правило, нумерованными и (или) датированными выпусками (томами), имеющими одинаковое заглавие;
3.  
   периодическое электронное издание: сериальное электронное издание, выходящее через определенные промежутки времени, постоянным для каждого года числом номеров (выпусков), неповторяющимися по содержанию, однотипно оформленными нумерованными и (или) датированными выпусками, имеющими одинаковое заглавие;
4.  
   продолжающееся электронное издание: сериальное электронное издание, выходящее через неопределенные промежутки времени, по мере накопления материала, не повторяющимися по содержанию, однотипно оформленными нумерованными и (или) датированными выпусками, имеющими общее заглавие;
5.  
   обновляемое электронное издание: электронное издание, выходящее через определенные или неопределенные промежутки времени в виде нумерованных или датированных выпусков, имеющих одинаковое заглавие и частично повторяющееся содержание. Каждый следующий выпуск содержит в себе всю оставшуюся актуальную информацию и полностью заменяет предыдущий.

 
^ 7 - по структуре: 

1.  
   однотомное электронное издание: Непериодическое электронное издание, выпущенное на одном машиночитаемом носителе;
2.  
   многотомное электронное издание: Непериодическое электронное издание, состоящее из двух или более пронумерованных частей, каждая из которых представлена на самостоятельном машиночитаемом носителе, представляющее собой единое целое по содержанию и оформлению;
3.  
   электронная серия: Сериальное электронное издание, включающее совокупность томов, объединенных общностью замысла, тематики, целевым или читательским назначением, выходящих в однотипном оформлении.

Кодекс: Документооборот

 
Производитель: ГП «Центр компьютерных разработок» (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html) 
 
Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» — это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях. 
 
^ Основные характеристики системы: 

•  
  готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства — каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов, поручений и др.;
•  
  поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному документообороту;
•  
  модульность в сочетании с единой информационной логикой — обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Интернет/интранет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте;
•  
  экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение.

 
Системы реализованы в двух вариантах — файл-серверном и клиент-серверном. 
^

DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство»

 
Производитель: DocsVision (http://www. docsvision.com) 
 
Система DocsVision представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов для автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес-процессов обработки документов в организации. 
 
Функции системы: 

•  
  ведение картотеки документов;
•  
  создание электронного архива документов компании;
•  
  ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
•  
  организацию циклов разработки согласования документов;
•  
  организацию контроля исполнения документов и заданий;
•  
  маршрутизация документов в организации и вне ее;
•  
  автоматизация разнообразных процессов обработки документов;
•  
  организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

 
Данная система может быть использована как законченное решение для  внедрения в компаниях либо служить  в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации. 

CompanyMedia-Делопроизводство

 
Производитель: InterTrust (http://www. intertrust.ru/site3/products.nsf/d/) 
 
Данная система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени. 
 
Функции системы: 

•  
  прием, обработка и распределение поступающей (входящей) корреспонденции;
•  
  подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;
•  
  подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения;
•  
  организация переписки между организациями и отдельными подразделениями;
•  
  поддержка многолетнего режима работы.

 
Основные характеристики системы: 

•  
  неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций;
•  
  сквозное делопроизводство;
•  
  100% гарантия доставки информации;
•  
  механизм замещения, то есть возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»).