Деловая беседа – как одна из форм управленческого воздействия

1. Деловая беседа  – как одна из форм управленческого  воздействия

Деловая беседа — это  разговор преимущественно между  двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать  во внимание специфические особенности  личности, мотивов, речевых характеристик  друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и  предполагает разнообразные способы  речевого и неречевого воздействия  партнеров друг на друга.

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями  разных организаций (или подразделений  одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована  и чаще происходит между представителями  одной организации.

К числу целей, требующих  проведения деловой беседы, можно  отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова  оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого  человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые  отношения, другими словами, создать  новую деловую ситуацию или новые  деловые отношения между участниками  беседы; во-вторых, необходимость выработки  руководителем соответствующих  решений на основании анализа  мнений и высказываний сотрудников.

В сравнении с другими  видами речевой коммуникации деловая, беседа обладает следующими преимуществами:

• Быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.

• Повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической  проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.

• Возможность более гибкого, дифференцированного подхода к  предмету обсуждения как следствие  понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон [6, с. 188].

Деловая беседа благодаря  эффекту обратной связи, который  наиболее ярко проявляется именно в  непосредственном межличностном взаимодействии, позволяет руководителю реагировать  на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

При проведении деловых бесед  желательно следовать сформулированным в первой главе правилам эффективной  речевой коммуникации. В то же время  деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух ее участников нужно  строить на основе следующих важных принципов:

• Сознательная настройка  на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.

• Рациональная организация  процесса беседы, что прежде всего  означает краткое изложение собеседниками  содержания информации по обсуждаемой  теме, ибо пространное изложение  и избыточная информация осложняют  усвоение самого существенного.

• Простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника [4, с. 211].

Роль вопросов в деловой  беседе

Беседа не монолог, а диалог, т.е. двустороннее общение, целью которого является либо стремление лучше понять характер возникшей проблемы, либо воздействие на одного из собеседников с учетом его интересов и мнения по обсуждаемому вопросу, Поэтому необходимо так формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению.

Так как диалог контролирует спрашивающий, то с помощью вопросов он может направить процесс передачи информации в русло, соответствующее  его планам и пожеланиям; перехватить  и удержать инициативу в беседе; активизировать собеседника, переходя тем самым от монолога к диалогу; дать возможность собеседнику проявить себя. Следовательно, умение задавать вопросы становится ключевым инструментом для быстрого и точного получения  необходимой информации.

По такому основанию, как  цели и методы ведения разговора, принято выделять в качестве самостоятельных  видов: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.

Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны к жизни либо возникновением сбоев в деятельности сотрудника и необходимостью критической оценки его работы, либо фактами нарушения  дисциплины.

В процессе подготовки проблемной беседы руководитель должен заранее  ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах  решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный  принял позицию руководства. При  этом существуют некоторые правила, позволяющие избежать беседы в форме  «разноса» и провести ее с конструктивными  результатами. Для этого следует:

1) получить необходимые  сведения о сотруднике и его  работе;

2) построить беседу, соблюдая  следующую очередность в сообщении  информации; сообщение, содержащее  положительную информацию о деятельности  сотрудника; сообщение критического  характера; сообщение похвально-поучительного  характера;

3) быть конкретным и  избегать неясностей (оборотов типа  «Вы сделали не то, что нужно», «Вы не выполнили задания»  и т.п.);

4) критиковать выполнение  задания, а не личность.

Соблюдение этих правил помогает создать положительный эмоциональный  фон, который позволит провести неприятную часть разговора конструктивно, не вызывая ненужной враждебности со стороны сотрудника, не заставляя  его занимать оборонительную позицию.

При проведении проблемной беседы важно выяснить: не является ли возникшая проблема средством  привлечения внимания? (Например, провинившийся  работник скрывает свое недовольство по какой-либо причине и не хочет  или не может открыто сказать  об этом.) Не вызваны ли нарушения  личными затруднениями (семейным конфликтом, болезнью близких и т.п.)? Не связана  ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения? Может быть работнику  нужна большая самостоятельность? Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства? Ответы на эти  вопросы позволят принять решение  о возможных организационных  мероприятиях, которые необходимо осуществить  в конкретный срок и которые могут  стать, по существу, программой по преодолению  возникшей ситуации.

Если в ходе проблемной беседы предполагается сообщить работнику  о мерах дисциплинарного характера, решение о наказании следует  выражать просто, четко, делая акцент на понимании и правильной оценке случившегося.

Например: «Как вы понимаете, наказания вам не избежать. Конечно, речь не идет о понижении в разряде, вы этого не заслужили, однако выговора вам не избежать. Понимаю, что это  наказание радости вам не прибавит, но как бы не были высоки ваши другие заслуги, иначе поступить не могу».

Отметим еще раз, что критика  со стороны руководителя имеет значительный мотивационный эффект. Умение делать замечания, показывающие, что и как  следует изменить в работе, при  этом отмечать, что уже сейчас делается этим работником хорошо, является показателем  высокой коммуникативной компетентности руководителя [2, с. 216].

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.

Подготовительный этап. В  период подготовки к предстоящей  беседе необходимо продумать вопросы  ее целесообразности, условия и время  ее проведения, подготовить необходимые  материалы и документы.

При выборе места проведения беседы полезно учесть следующие  рекомендации специалистов. В своем  кабинете вы будете чувствовать себя увереннее, если инициатива разговора  исходит от вас. В кабинете своего собеседника вам будет легче  решать вопросы, по которым вы занимаете  объективно более выгодную позицию. Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу  «на нейтральной территории», где  ни одна из сторон не будет иметь  преимуществ.

Готовясь к предстоящей  беседе, важно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности  в своем умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный  разговор, а с другой — своеобразной перестраховки, стремления пунктуально  продумать все этапы будущей  встречи, учесть малейшие детали собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до использования  пауз и жестов. В первом случае инициатива может перейти к партнеру, во втором—  малейшее отклонение от плана может  привести к растерянности и неуверенности. Полезнее обдумать и спрогнозировать  основные линии поведения.

Начало беседы. Задачи, которые  решаются в начале беседы, связаны  прежде всего с установлением  контакта с собеседником, созданием  атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору,

Именно от первых фраз каждого  участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику  как личности.

Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы:

• Метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного  обращения, комплиментов, шутки для  установления более тесного контакта с собеседником.

• Метод «зацепки»: использование  какого-либо события, сравнения, личного  впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить  суть проблемы, обсуждению которой  должна быть посвящена беседа.

— Метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться  в ходе беседы,

— Метод «прямого подхода»: непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения — краткое  сообщение о причинах, по которым  назначена беседа, и быстрый переход  к конкретному вопросу.

Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление  мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

Откровенной, конструктивно-критической  атмосфере деловой беседы противоречат:

— бестактное обрывание  на полуслове;

— неоправданное лишение  собеседника возможности высказать  свое мнение;

— навязывание мнения ведущего беседу;

— игнорирование или высмеивание  аргументов собеседника;

— грубая реакция на высказывание партнерами противоположных точек  зрения;

— подтасовка фактов;

— необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;

— давление на собеседника  голосом, манерами.

В деловом русском языке  можно выделить ряд устойчивых речевых  оборотов, которые позволяют собеседникам управлять ходом беседы на этапе  обсуждения проблемы и принятия решения.

Заключительная часть  беседы служит своеобразной общей ее оценкой. Успешно завершить беседу — значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы  в конце беседы; стимулирование собеседника  к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости  в дальнейшем контакта с собеседником.

Важно отделить завершение беседы от других ее фаз; для этого  используются выражения типа «Давайте подведем итоги» или «Мы подошли  к концу нашей беседы».

Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организационной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание  функциональных особенностей каждого  из ее этапов, владение психологическими и речевыми приемами ведения деловой  беседы являются необходимыми составляющими  эффективной деловой коммуникации.

 

2. Особенности  подготовки и выступления перед  аудиторией, подготовки  и проведения  служебного совещания, работы  с деловой  документацией.

2.1. Подготовка  и проведение служебного совещания

Аудитории можно разделить  на типы по многим основаниям. Наиболее существенные для практики следующие:

• по возрасту — молодежная, среднего и старшего возраста;
• по отношению к оратору — благожелательная, равнодушная и неблагожелательная;
• по уровню подготовленности — хорошо подготовленная, подготовленная и малоподготовленная;
• по уровню образованности — высокообразованная, малообразованная;
• по профессиональному признаку — представители точных наук, гуманитарии, учащиеся, работающие и т.д.;
• по размеру — большая, небольшая;
• по степени однородности — однородная, разнородная;
• по типу психики — ригидная и гибкая;
• по уровню понимания — слушатели, воспринимающие без понимания, понимающие тему и предмет сообщения, понимающие содержание и овладевающие им;
• по отношению к воспринимаемой информации — сверхактивные, сопереживающие, потенциальные и негативные.