Деловая переписка

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА 5

2. ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ 13

3. ЯЗЫК И СТИЛЬ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ 16

3.1. Структура делового письма..................................................................19

3.2. Этикет в деловой переписке.................................................................19

3.3. Основные требования к тексту деловой переписки...........................20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 21

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 22

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Деловая переписка - один из видов  письменной речевой коммуникации, реализующийся, прежде всего в различных видах  писем.

Письма - одно из самых распространенных средств общения в сфере деловых  отношений. Они составляют до 80% общего объема документов любой организации. Письмо является своего рода «визитной  карточкой» организации. Грамотно составленное и оформленное деловое письмо говорит о высоком уровне культуры делового общения, что, несомненно, характеризует  организацию с лучшей стороны.

Особенности деловой переписки  определяются официально-деловой сферой, в которой она действует, а  также ее функциональной направленностью.

Особый колорит деловой переписки  заключается в том, что в ней  употребляется стилистически нейтральная  лексика, широко используются стандартные  выражения и фразы, т.к. точность и лаконичность - основные требования к содержанию деловых писем.

В настоящее время переписка  играет значительную роль в деятельности любой организации. С ее помощью  устанавливаются деловые отношения, разрешаются самые сложные и  противоречивые проблемы, создается  атмосфера взаимного доверия  и сотрудничества. Поэтому составление  деловых писем требует знания их композиционных и стилистических особенностей. Для бизнесмена, для  административного руководителя, секретаря-референта  умение и талант написания делового текста, точного и убедительного  и вместе с тем краткого и емкого является профессиональным важнейшим  качеством. Только грамотно и четко  составленные документы могут стать  слагаемые успеха в любой сфере  деятельности.

В конфликтных ситуациях письма выполняют функцию, первоначально  присущую документу, т.е. они рассматриваются  как доказательство. Между тем  доказательным письмом может  быть только при условии его безупречного с точки зрения юридической силы оформления.

В своём реферате я хочу рассказать об основных условиях деловой  переписки, о видах деловых писем, о требованиях, применяемых к  деловым письмам, о структуре  письма, этикете и реквизитах.

 

1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Существуют единые требования и правила оформления писем в  организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной  информационной технологии.

Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу письма;
• качественное и своевременное составление и исполнение письма;
• организацию оперативного поиска писем.

При подготовке письма используются следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);
2. Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. Код организации;
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. Код формы документа;
8. Наименование организации;
9. Справочные данные об организации;
10. Дата документа;
11. Регистрационный номер документа;
12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
13. Адресат;
14. Резолюция (при поступлении письма в организацию);
15. Заголовок к тексту;
16. Отметка о контроле;
17. Текст документа;
18. Отметка о наличии приложения;
19. Подпись;
20. Визы согласования письма;
21. Оттиск печати (гарантийные письма);
22. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);
23. Отметка об исполнителе;
24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
25. Отметка о поступлении документа в организацию;
26. Идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 1, 2 – Государственный герб РФ или герб субъекта РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с Государственным гербом изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности. На бланке может быть или герб России, или герб субъектов Федерации, но не два герба одновременно.

Реквизит 3 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы.

Реквизит 4, 7 – Код организации и Код формы документа. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 5 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ОГРН 0000000000000.

Реквизит 6 – Идентификационный номер налогоплательщика ИНН/КПП 0000000000/000000000.

Реквизит 8 – Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа. Автором документа может быть предприятие или должностное лицо. Наименование организации указывается в именительном падеже. Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.

Реквизит 9 – Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и другие сведения.

Реквизит 10 – Дата документа. Это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

• дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок);
• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются  арабскими цифрами в следующей  последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются  двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими  цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день (в основном в международной переписке).

Реквизит 11 – Регистрационный номер документа. Это порядковый номер документа с началом календарного года. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрационный номер по усмотрению организации можно дополнять индексом: дела по номенклатуре, должностных инструкций, авторов документов, корреспондентов или исполнителей и т. п.

Реквизит 12 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа. Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Реквизит 13 – Адресат. Указывается в письмах, может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• инициалы и фамилия (в дательном падеже);
• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных  частей адресата размещается с новой  строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала.

Реквизит 14 – Резолюция. Это конкретное поручение руководителя по исполнению документа. Этот реквизит используется при поступлении письма в организацию. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. На письмах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции может быть указан только исполнитель (или исполнители) и срок исполнения. Если срок исполнения письма является типовым или он указан в тексте самого письма и, следовательно не требуется его специального указания в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, подпись и дату. Резолюция переносится службой делопроизводства в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции. Реквизит «Резолюция» проставляется руководителем на входящих и внутренних документах, в верхней части.

Реквизит 15 – Заголовок к тексту. Включает краткое изложение основного смысла текста составляемого письма. По окончании составления текста письма к нему формулируется заголовок, являющийся обязательным его элементом. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» («оком?»). Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается от левой границы правого поля документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок из двух или более строк печатается через один межстрочный интервал. Количество строк заголовка должно быть не более пяти. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок нужно формулировать обобщенно.

Реквизит 16 – Отметка о контроле. Проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль, в виде буквы «К» (контроль) или контрольной даты на левом поле документа на уровне заголовка. Может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки красным, синим, зеленым карандашом. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

Реквизит 17 – Текст. Тексты документов пишутся на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Письма, как правило, состоят из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной)– решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Реквизит 18 – Отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, прямо от поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.

Реквизит 19 – Подпись. Это обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. Подпись помещается сразу под текстом от левого поля документа. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка. Расшифровка подписи оформляется без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки в наименовании должности. Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается.