Психологические аспекты переговорного процесса

Содержание

Введение……...………………………………………………………………..…3

1. Структура организации деловых переговоров………………………..…….4
2. Подготовка деловых переговоров………………………………..……….…7
3. Состав делегации……………………………….…………...……………..…8
4. Методы проведения переговоров……………………………...………...…..9
5. Место проведения переговоров…………………………….……..………..11
6. Время проведения переговоров…………………………………...……..…13
7. Встреча делегации…………………………………......................................14
8. Психологические аспекты переговорного процесса…………………..….16

Заключение……………………………………………………….…………….18

Список использованной литературы…………………………….………..….19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Переговоры – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. На протяжении  всей нашей жизни мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и обещаниями. Всякий раз, когда людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры.

Переговоры протекают в виде деловой беседы по вопросам, представляющим интерес для обеих сторон, и служат налаживанию кооперационных связей.

Переговоры существенно различаются по своим целям: заключение договора о поставках, на проведение научно-исследовательских или проектных работ, соглашение о сотрудничестве и координации деятельности и т. д.

Очень важны психологические аспекты делового общения. Вопрос, с которым постоянно сталкиваются деловые люди, как построить беседу, переговоры. Важно понимать общие закономерности делового общения, что позволит анализировать ситуацию, учитывать интересы партнера, говорить на общем языке. Мастерство в любом деле приходит с практикой, и деловое общение не является исключением.

Целью данной работы является анализ организации деловых переговоров.

В задачи данного реферата входит изучение главных аспектов подготовки деловых переговоров, таких как место проведения переговоров, методы проведения переговоров, психологические аспекты переговорного процесса, подготовка помещения, время проведения переговоров и т.д.

 

 

 

 

 

 

1. Структура организации деловых переговоров

 

Под деловыми переговорами понимают вид совместной деятельности, направленной на установление деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Уровень лиц, участвующих в переговорах, и их компетентность являются решающими факторами при обсуждении принципиальных вопросов. В связи с этим до начала переговоров необходимо выяснить организационную структуру фирмы и компетентность прибывающих на переговоры представителей. Иными словами, необходимо иметь детально разработанную модель проведения переговоров:

- четко представлять себе предмет  переговоров и обсуждаемую проблему;

- обязательно составить примерный сценарий переговоров;

- наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно  уступить, если в переговорах  неожиданно возникает тупик;

- определить для себя верхний  и нижний уровень компромиссов  по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию;

- сама организация переговоров.

Результат деловых переговоров напрямую зависит от умения обоих партнеров устанавливать и поддерживать контакт, важность этого навыка заключается в том, что деловая беседа является наиболее простым, доступным средством общения между партнерами. Одной из важных задач переговоров является - убедить партнера принять конкретные предложения.

Структура деловых переговоров следующая:

1. Подготовка,

2. Установление места и времени  встречи,

3. Начало беседы: вступление в  контакт,

4. Постановка проблемы и передача  информации,

5. Аргументирование,

6. Опровержение доводов собеседника,

7. Анализ альтернатив, поиск оптимального  или компромиссного варианта  или конфронтация участников,

8. Принятие решения,

9. Фиксация договоренности,

10. Выход из контакта,

11. Анализ результатов беседы, своей  тактики общения.

Деловые переговоры предполагают, наличие несовпадающих или даже противоположных интересов участвующих сторон и требуют от участников умения достигать разумного соглашения. Достигнуть разумного соглашения необходимо с помощью сотрудничества сторон, когда происходят сближение интересов и поиск обоюдной выгоды, на основе взаимоприемлемого и взаимовыгодного варианта решения спорного вопроса.

При подготовке и ведении переговоров нередки следующие типичные ошибки:

- подготовке к переговорам не  уделяется должного внимания. Участники  полагают, что на самих переговорах  легче будет решить все вопросы. На самом деле подготовка к  переговорам, по данным ряда исследователей, должна занимать до 80% и даже  более от общего времени (т. е. времени, отведенного на подготовку  и ведение переговоров);

- за столом переговоров возникают  споры внутри делегации (ведутся  «внутренние переговоры»), что недопустимо. Если какие-то вопросы остались  несогласованными внутри делегации  или возникли новые проблемы, следует предложить партнеру  сделать перерыв;

- в ходе переговоров участники  не достаточно внимания уделяют  тому, как конкретно могут быть  реализованы их предложения;

- необходимо избегать включать  в делегацию тех, кто не обладает  достаточным уровнем профессионализма. Это может отрицательно повлиять  на имидж;

- нередко завышается количественный  состав делегации, что ведет к  снижению эффективности работы  на переговорах;

- не учитываются особенности  делового общения и этикета  партнера из другой страны, что  ведет к взаимонепониманию на  переговорах.

Таким образом, деловые переговоры являются частью делового общения. Сущность деловых переговоров заключается в достижении обоюдных целей в решении совместных задач. Достижение результатов напрямую зависит от компетенции сторон, а также психологической выдержки сторон.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Подготовка деловых переговоров

Переговоры состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда, или с большим трудом, или вообще не прийти к согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения. В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель.

Успех переговоров всецело зависит от того, насколько хорошо вы к ним подготовились.

Содержательная подготовка переговоров включает решение следующих вопросов:

• анализ проблемы и диагностика ситуации
• формирование общего подхода, основных целей и задач
• формирование предложений и их аргументация.

Анализ проблемы и диагностику ситуации следует считать ключевым элементом всего подготовительного этапа. В процессе подготовки к переговорам необходимо выявить интересы участников переговоров, причем не только собственные, но и партнера по переговорам. Непонимание интересов партнера часто приводят к срыву процесса переговоров.

Организационная подготовка переговоров предусматривает:

• формирование делегации
• методы подготовки к переговорам

В процессе подготовки переговоров важно точно определить позиции участников переговоров и возможные варианты взаимоприемлемых решений.

 

 

 

 

3. Состав делегации

Переговоры между двумя представителями проводятся очень редко. Поэтому элементом протокола деловой встречи является состав ее участников. В состав делегации входят:

• непосредственные участники переговоров;
• компетентные консультанты (эксперты);
• вспомогательный персонал (переводчики, стенографисты, водители, секретари и др.).

В основе договоренности должен быть принцип равной численности делегаций с обеих сторон. Более многочисленная делегация психологическое преимущество. В силу определенных обстоятельств могут быть отклонения от принципа паритетности, но при условии, если вы убедите в этом партнеров.

Переговоры тем эффективнее, чем меньше количество их участников. Поэтому, если необходимо как можно скорее их провести, надо уменьшить численный состав сторон, тем более, что нередко увеличение количества участников переговоров приводит к недоразумениям.

Списки переговоров, с указанием фамилии, имени и отчества, места работы и должности участника, заносятся в протокол.

Обмен протокольными списками, как правило, происходит в начале встречи. Если же списки заранее не составлены, то для владения информацией об участниках встречи стороны обмениваются визитными карточками.

Кроме численности обусловливается также и уровень участников встречи. Уровень представительства должен быть примерно одинаковым. Подбор состава и уровня участников переговоров зависит от того, какое значение придают встречи ее участники, от характера сделки и национальных особенностей участников переговоров.

 

 

4. Методы проведения переговоров

В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:

Компромисс. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно. При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения). Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемых для обеих сторон. Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров неблагоприятные последствия.

Консенсус. Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение.

· Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами.

· Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества.

· Обдумайте также возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.

Необходимо прислушаться к выдвинутым на переговорах контраргументам партнера, а не пытаться их игнорировать: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

Согласие. После долгих и трудных переговоров стороны приходят к согласию. Главное на этом этапе еще раз пройти по всем вопросам, что бы убедится, что разногласий не осталось. Все участники переговоров должны быть удовлетворены решением проблем. После этого сторонами подписываются необходимые соглашения, договора, резюме переговоров. В этих документах должны быть указаны все проблемы, договоренности и их решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Место проведения переговоров