Тренинг по тайм-менеджменту

Министерство  образования и науки Российской Федерации Федеральное  государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования  «Алтайский государственный технический  университет им. И.И. Ползунова»

Кафедра  Теоретической  и прикладной социологии

УДК 681.3

 

                                        Расчётное задание защищено с  оценкой

                                                                                 ______________________________

 

                                        Руководитель  работы

__________________________   

Татаркина Ю. Н.

 

    

 

Расчётное задание  по дисциплине

«Социально-психологические  технологии»

Тренинг по тайм-менеджменту.

 

                                                                         ПЗ 040400.62.000 ПЗ

   

Работу выполнила                                                                                                                         Е. С.  Шипунова                    

  студентка гр. СР-11                                                                                                              

подпись

Нормоконтролёр                                                                                                                             Татаркина Ю. Н.

 

подпись                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

 

Барнаул 2012

Содержание

1. Введение……………………………………………………………………………………………….…3
2. Тренинг по тайм-менеджменту……………………………………………………….……..5
3. Заключение…………………………………………………………………………………………….11
4. Список использованной литературы……………………………………………….……13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение              

 Всегда не хватает  денег, людей и времени. Последний дефицит – самый острый. Заваленный бумагами рабочий стол, хроническая «переработка» и усталость, которая растет прямо пропорционально количеству не решенных вопросов, безутешная семья, с которой у Вас никак не получается провести хотя бы один полный уик-энд…Время властвует над людьми, но наиболее сильные из людей овладевают временем.            

 Технология «Тайм-менеджмент» призвана помочь в этом: проанализировать систему целей, расставить приоритеты, превратив их в конкретные задачи и программу действий, а, в конечном счете - план на месяц, неделю, следующий  день.

Эта технология поможет более рационально  организовать, спланировать как деятельность сотрудников, так и рабочее время руководителя. Начните с себя! Ведь опаздывать уже не модно. А жалоба «не хватает времени» - удел слабых.

Модное слово «тайм-менеджмент»  нередко отпугивает персонал российских компаний. «А не хотят ли из нас сделать  роботов?», «А как же спонтанность?», «Зачем нам нужно планировать, ведь «если хочешь насмешить Бога, расскажи ему о своих планах»» …  
Однако, сколько времени в день мы просто теряем или используем неэффективно по тем или иным причинам?  
Тренинги по тайм-менеджменту, разработанные именно под российский менталитет, помогут Вашим сотрудникам найти свой, индивидуальный способ эффективного распределения времени, что, безусловно, повысит Вашу эффективность и успешность всей команды. Тренинги по «Управлению временем» предлагаются как для управленческого звена фирмы, так и для всего Вашего коллектива.

«Тайм-менеджмент — искусство успевать, не торопясь»  
«Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и ничего более сложного, чем быть результативным».  
Ален Маккензи

     Время, как ресурс, очень необычно. Его нельзя накопить, передать, украсть или спрятать. Время — как ресурс — неуправляемо. Есть только один способ управлять временем — организовывать свое поведение. Методы организации своей работы в соответствии с имеющимся временем — предмет тренинга…  
ВРЕМЯ — Единственный ресурс, данный нам по-справедливости поровну: 24 часа в сутки!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тренинг по тайм - менеджменту

 

Целевая аудитория: руководители высшего и среднего звена; сотрудники офиса, от эффективной организации труда которых зависит успех компании, а также обычные люди (не работники офиса), которые хотят научиться управлять своим временем и не тратить его впустую. 

 

Цель программы: повышение эффективности деятельности за счет грамотной постановки целей, планирования их достижения с учетом необходимых ресурсов, расстановки приоритетов, распределения рабочего времени в соответствии с целями и задачами, выявления неиспользуемых резервов времени и "пожирателей" времени.

Практика ведения бизнеса при  высоком уровне неопределенности внешней  среды, с которым приходится работать менеджеру и собственнику, приводит к тому, что традиционные методы контроля и механического планирования не дают нужного эффекта.

Тренинг предлагает совмещение технологий тайм-менеджмента с практикой  личной и корпоративной эффективности.

Вниманию участников тренинга предлагается системный подход, который позволяет  сбалансировать  профессиональную и личную сферу жизни.

Форма проведения: тренинг проводится в интерактивной форме с использованием ролевых игр, ситуационных заданий, групповых и индивидуальных упражнений, дискуссий.  

 

Что формируется в итоге?

1. Умение принимать решения, оценивать критичность и важность своей деятельности.
2. Изменение восприятия времени, личные особенности восприятия времени.
3. Техники оценки и измерения времени, необходимые для повышения личной эффективности.
4. Способы принимать помощь и  распределять задачи среди близких и сотрудников.
5. Видение ситуации в целом, расстановка приоритетов.
6. Простые способы планирования.

В программе:

1. Введение в интерактивный  тренинг «Управление временем (тайм  менеджмент)»

2. Целеполагание (постановка  целей)

• Понятие цели.  
  Цель – это фиксация результата, который должен быть достигнут за определённый период времени. Постановка целей подчинённым является одной из основных задач любого руководителя.
• Виды целей.  
  У каждого из нас есть разные цели. Важно, чтобы они не противоречили друг другу. Выстроив иерархию собственных целей или целей компании, можно при постановки каждой новой цели проверять, насколько она соответствует стратегическим целям компании и её миссии (генеральной цели). Также можно выделить несколько видов целей в зависимости от времени их достижения.
• Целеполагание по схеме SMART.   
  Схема SMART позволяет ставить цели, отвечающие 5-ти основным критериям: Specific (Конкретны), Measurable (Измеримы), Achievable (Достижимы), Relevant (Релевантны), Timebound (Определены во времени).
• Кейсы. Целеполагание по схеме SMART.   
  Для отработки навыка использования схемы SMART мы предлагаем Вам решить серию практических заданий-кейсов на постановку целей по схеме SMART.

 

3. Планирование времени 

Планирование времени - это подготовительный этап к успешной реализации цели. Планирование времени позволяет наметить шаги достижения поставленных целей и спрогнозировать, сколько времени на это потребуется. Затрачивая чуть больше времени на планирование, Вы можете сократить срок исполнения и сэкономить время и силы в целом. Оно является одним из основных процессов в тайм менеджменте.    
В разделе, посвященном планированию времени, мы рассмотрим следующие аспекты:

• с чего начинается планирование времени?
• принципы планирования времени: основное соотношение планирования 60 : 40 и правило Парето
• планирование времени по принципу to do list.

Для отработки навыка планирования времени мы предлагаем решить интересные кейсы.

4.Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – эффективный инструмент долгосрочного планирования и управления проектами. Диаграмма Ганта – это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач.  
Диаграмма Ганта дает возможность:

• увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
• сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
• детально проанализировать реальный ход выполнения задач (на графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т. д.).

Для отработки навыка применения диаграммы  Ганта в планировании предлагаем Вам пройти кейс на применение диаграммы Ганта

5. Матрица Эйзенхауэра,  или техника расстановки приоритетов. 

В данном разделе вы научитесь ставить измеримые цели, сравните, какие формулировки целей могут соответствуют критерию измеримости.  
 
Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра – это очень эффективный инструмент, используемый в тайм менеджменте.  
Использование данной техники позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Согласно матрице Эйзенхауэра существуют 4 типа задач:  
Задачи А. Важные и срочные.  
Задачи Б. Важные и несрочные.  
Задачи В. Неважные и срочные  
Задачи Г. Неважные и несрочные.  
Мы подробно рассмотрим каждый тип задачи и на практике с помощью кейсов отработаем навык расстановки приоритетов. Предложенные кейсы будут направлены, как на расстановку приоритетов в бизнес-задачах, так и в личной жизни.

6. Делегирование 

Делегирование - это способ эффективного управления, при котором происходит передача задачи, а также полномочий и ответственности на выполнение другим лицам. При планировании времени  очень важно установить, какую  работу Вы должны выполнить лично, а  какую можно перепоручить (делегировать).  
Мы рассмотрим следующие темы: преимущества, которые дает делегирование; что можно и что нельзя делегировать; что необходимо учитывать при делегировании; как применить делегирование не только в работе, но и в личных делах.  
В заключение данного раздела вы решите кейс на отработку навыка делегирования задач подчиненным

7. Контроль в тайм - менеджменте

Даже если вы умеете ставить цели, делегировать, планировать и выделять приоритеты, это лишь полдела. Важно  помнить, что оценка всегда производится по результату. Поэтому важным является контроль за исполнением и эффективностью реализации поставленных целей.  
В тайм-менеджменте (управлении временем) наиболее важны 2 вида контроля: итоговый контроль и промежуточный контроль в тайм менеджменте.  
Чтобы отработать полученные навыки, мы предложим вам пройти кейс на применение контроля.  
В конце нашего тренинга по тайм-менеджменту мы подведем итоги и рассмотрим тему Cамоконтроль в тайм-менеджменте

Минимальные результаты тренинга:

1. Осознание возможностей планирования, выбор подходящей системы эффективного планирования.
2. Умение ставить и формулировать персональные и корпоративные  цели и обеспечивать их выполнение.
3. Принятие ответственности за свои и корпоративные результаты.
4. Выбор точек контроля за поставленными целями.
5. Овладение техниками сочетания разных дел в течение рабочих периодов.

Полученные техники: 
Хронометраж, контекстное планирование, матрица Эйзенхаурера, «слоновая» техника, дерево целей, организованный хаос и др.

Продолжительность: 16 академических часов.

Варианты проведения:

• 2 дня по 8 часов (2 воскресенья);
• Шесть 3-х часовых вечерних занятий (3 раза в неделю).

 

Ценности и приоритеты

 

Упражнение для тренинга по Тайм-менеджменту  или посвященному управлению временем. Упражнение помогает определить основные ценности каждого участника и  расставить приоритеты и определить для себя основные критерии, исходя из которых необходимо определять дальнейшие шаги по планирование и достижению жизненных целей. Время: 20-30 минут. Тренер раздает участникам заранее приготовленные 10 листочков  для записей и просит участников написать 10 своих жизненных ценностей, то на чем основа вся их жизнь. После  этого участники получают задачу расставить приоритеты полученных ценностей  по степени важности в их жизни. После того, как эти два  процесса выполнены, тренер просит разделиться  на пары. В паре работа происходит следующим  образом. Первый участник раскладывает свои жизненные принципы согласно расставленным  приоритетам. Второй участник задает ему  вопрос, указывая на ценность под номером  один: Готов ли ты это иметь, но иметь  ценность под номером два? Например, готов ли ты иметь здоровье (1-я ценность), но не иметь достаток (2-я ценность)? Если ответ — да, то все остается как есть, если ответ  — нет, то ценности меняются местами. И вопрос задается снова и т.д. В итоге на все вопросы должен быть положительный ответ. Затем участники меняются местами и процесс повторяется.