Мовні норми в офіційно-діловому стилі

До наслідків основного принципу вживання дієприкметникових зворотів належать такі:

1. Неможливо вживання дієприкметникового звороту в безособових реченнях (крім інфінітивних конструкцій), тобто до порушень граматико-синтаксичної норми відносяться конструкції типу: «Погоджуючись з Вами, у мене немає заперечень, Вирішуючи це питання, нами було встановлено ...»

2. Неможливо вживання  дієприкметникових зворотів в пасивних конструкціях, так як суб'єкт дії пасивної конструкції не може збігатися з суб'єктом дії, позначеного дієслово. Не можна сказати: «Об'єднавши наші зусилля, до нас повернеться впевненість в успіху.»

Потрібно зазначити, що норма не порушується, якщо у складі присудка безособового пропозиції є неозначена форма дієслова: «Говорячи про прорахунки у підготовці передвиборної кампанії, потрібно виділити ряд причин об'єктивного характеру.»

   Дієприслівникові звороти легко замінюються в структурі пропозиції підрядними реченнями (як правило, умови або часу) або стійкими канцелярськими зворотами. Наприклад: «Враховуючи загальний розмір статутного капіталу, ми залишаємо за собою право коригування внеску». Підрядне: «Ми залишаємо за собою право коригувати внесок залежно від загальних розмірів статутного капіталу.»

6. Конструкції з однорідними членами

   Одними з найбільш частих помилок у ділових текстах є помилки, пов'язані з логічною несумісністю однорідних членів речення.

1. В якості однорідних  членів речення не повинні  виступати слова, що позначають  родові та видові поняття. Наприклад: « Магазину потрібні продавці овочів і картоплі». У даному випадку порушення норми викликано тим, що в якості однорідних членів використані родове поняття "овочі" і видове "картопля".

2. Однорідними членами  речення не можуть бути слова, що виражають так звані перехресні  поняття, тобто слова, значення яких  в чомусь співпадає. Неприпустимі  конструкції: «Керівництво відзначило і преміювало кращих співробітників цінними подарунками». Значення слів відзначити й преміювати багато в чому збігається з відзначити – підкреслити,значення чого-небудь, зробленого ким-небудь, зазвичай нагородивши людину,преміювати - нагородити премією.

3. Неприпустимо вживати  як однорідних членів слова, що  позначають різнопланові поняття. Наприклад: «Видача готової продукції проводиться по рахунку і по пред'явленні квитанції».

4. В якості однорідних  членів не можуть використовуватися прислівникові звороти і речення. Неправильно: «Особи, які пройшли медкомісію і мають допуск до робіт, проходять спеціальний інструктаж з відповідної спеціальності». Тобто неприпустимі конструкції типу: «Розглядаючи Вашу пропозицію і вирішальний цю проблему позитивно, хочу звернути Вашу увагу на умови зберігання продукції».

7. Структура складного речення

   У діловій письмовій мові, як вже говорилося, переважають прості речення. Однак це не означає, що складні пропозиції менш значущі для текстової організації в офіційно-діловий писемності, ніж прості. Складне речення передає складну думку, відображаючи складні відносини тих чи інших соціально-правових ситуацій. Точно визначити ті чи інші смислові відносини допомагають спілки та союзні слова. Саме тому використання їх повинно бути коректним. Особливо це відноситься до складових, що використовується з вказівними словами: не тільки .... але і; як ..., так і ...; якщо ..., то, такий же .... як; незважаючи на те що; в силу того, що, про те, що; завдяки тому, що; з огляду на те, що; перед тим, як; так само, як і ін.

  Іноді в текстах відбувається контамінація складеного союзу, що порушує логічні зв'язки в структурі складного речення. Наприклад: «Не тільки проблеми будівництва, а також побутові та соціальні проблеми будівельників були включені до порядку денного зборів». (Потрібно: не тільки ..., але і). Зустрічається неадекватне використання складеного союзу (або частини складеного союзу) у простому реченні. Наприклад: «При відмові підрядника від складання та підписання протоколу при виявленні дефектів, то для їх підтвердження замовник має право призначити кваліфіковану експертизу (союз "якщо ..., то").

   Нерідко укладачі документів невиправдано ускладнюють текст, що виражається в нанизуванні однотипних придаткових, перенасичення складних речень різного роду ускладнювачами (причетними і дієприслівниковими зворотами, вступними словами і конструкціями, відокремленими доповненнями і обставинами). Наприклад: « Охорона звільняється від відповідальності за крадіжку майна, якщо встановлено, що охорона була позбавлена ​​можливості відкрити і оглядати об'єкт для з'ясування причин спрацювання сигналізації, якщо сторонні особи затримані охороною при вчиненні крадіжки, та в інших випадках, якщо охорона доведе відсутність своєї провини».

Подібні пропозиції легко рубриціюються, тобто членуються на складові частини, графічно відокремлені одна від одної. Наприклад: «Охорона звільняється від відповідальності, якщо встановлено:

-що охорона була позбавлена  ​​можливості розкрити і оглянути  приміщення для з'ясування причин  спрацювання сигналізації;

-що сторонні особи  затримані охороною при вчиненні  крадіжки;

-що охорона невинна.»

Слід зауважити, що рубрикація складного речення в тексті може здійснюватися за допомогою сигнального тире на початку абзацу або цифрового позначення. Рубрикація полегшує засвоєння інформації, робить її більш наочною.

8. Логіка викладу і закони текстової організації

   Логіка викладу і закони текстової організації у мові документів об'єднані одним принципом - принципом формально-логічної побудови тексту. Цей принцип полягає в тому, що частини тексту (абзаци, рубриційовані частини) представляють собою фрагменти, мікротеми яких у закріпленій послідовності представляють макротему цілого. Неминуча ієрархічність текстової організації виражається в поділі тексту документа на розділи, параграфи, пункти, підпункти, які, як правило, нумеруються.

9. Рубрикація

   Вибір того чи іншого варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу, композиційної структури. У найпростіших випадках використовуються однотипні знаки - арабські цифри або букви. Тексти складної організації вимагають позначення частин різними засобами.

   Більш великі в порівнянні з абзацами рубрики (частина, розділ, глава, параграф) позначаються римськими чи арабськими цифрами і іменуються. Наприклад:

1. Загальні положення.

2. Кваліфікаційні вимоги та необхідний рівень знань.

3. Обов'язки.

4. Права.

5. Відповідальність.

   При поділі тексту на рубрики кожна складова частина, відповідна поняттям пункту і підпункту, отримує свій номер (використовуються арабські цифри), після якого ставиться крапка. Номер кожної складової частини включає всі номери  відповідних складових частин більш високих ступенів поділу. Наприклад:

1. Загальні положення.

1.1 Особа, відповідальна за  радіаційну безпеку, призначається  і звільняється наказом Генерального  директора.

1.2 Особа, відповідальна за  радіаційну безпеку, підпорядковується безпосередньо начальнику служби радіаційної безпеки.

При подальшому дробленні тексту на підпункти кількість знаків, що позначають нумерацію, буде збільшуватися:

   При формально-логічної організації тексту текстотвірний функцію виконують заголовки і підзаголовки. Заголовок документа - його обов'язкова приналежність: Наказ, Посадова інструкція, Договір, Розпорядження і т.д. Тільки в діловому листуванні не вказується назва документа.

  Тема, як правило, конкретизує тип документа, відображає основну його тематику. Тому так бажані заголовки в тексті ділового листа, договору, наказу. Формула змістовного заголовка являє собою поєднання, що відповідає на питання: про що цей документ? Наприклад:

Наказ

Про організацію виїзної торгівлі

Договір

про пожежно-охоронної сигналізації об'єкту

У ділових листах змістовний заголовок виноситься не завжди. У ряді етикетних ділових листів і в листах інформаційного характеру заголовок не використовується. Проте він абсолютно необхідний в комерційній листуванні:

Про поставку вантажу за контрактом № ...

Про запиті на постачання бензину А-76

Про скасування замовлення на запасні частини

Іноді заголовок зливається із заголовком, конкретизуючи тип документа. Наприклад:

Журнал реєстрації вхідних документів

Протокол засідання Ради директорів

Договір оренди

У цьому випадку він виступає в ролі неузгодженого означення,відповідаючи на питання "чого?". Розташовується заголовок після реквізитів "дата" і "індекс документа" ліворуч. Заголовок повинен бути коротким, він не повинен перевищувати двох рядків. Функціонально заголовок являє собою дуже важливу частину тексту, яка значно полегшує роботу з документами: сортування, обробку та переадресацію в разі потреби.

    Весь текст документа ділиться з точки зору набору реквізитів на наступні частини:

Заголовна частина документа	Адреса фірми: вул., будинок, місто індекс, тел / факс Вид документа Дата
Основна частина документа	Тема Текст Додаток
Оформляє частина документа	Підпис, печатка Віза Прізвище виконавця, Його служ. Телефон Відмітка про виконання

При тому, що композиція документа індивідуальна для кожного типу документів, ця схема універсальна.

   Неухильна логіка в розвитку теми, підкреслений аналітизм, що виражається в дробленні тексту, і точна розгорнута експлікація змісту - ось основні характеристики текстової організації документа. Неухильна логіка виявляється в послідовності змістовних фрагментів. Підкреслений аналітизм також виражається у використанні паралельних конструкцій:

2.1 Замовник зобов'язується ...

2.2 Виконавець зобов'язується ...

10. Критерії логічності мовного вираження

   Коли ми говоримо про логіку, ми повинні розділяти логіку дійсності, логіку думки і логіку мовного вираження. Логічність думки виражається у вірності відображення фактів дійсності і їх зв'язків (загальне - одиничне, причина - наслідок), в обгрунтованості тверджень, їх доказовості. Недоліки в логіко-понятійної структурі тексту можуть виявлятися у недостатності або надмірності аргументації, у порушенні причинно-наслідкового послідовності викладу, у порушенні правил аргументації і т.п.

Порушення логіки оформлення тексту нерідко виявляється в неправильному абзацному членуванні, поділі тексту документа на пункти і підпункти. Порушення в логічній структурі висловлювання проявляються в підміні логічного суб'єкта об'єктом: «Устаткування вважається зданим Постачальником і прийнятим Покупцем за якістю (сертифікат якості). При цьому упаковка і зовнішній вигляд продукції повинні повністю відповідати умовам цього контракту». Замість: «Якість устаткування вважається встановленим, якщо є в наявності сертифікат якості». «При необхідності перевірка продукції зовнішнім оглядом може проводитися покупцем самостійно». Замість: «Зовнішній огляд продукції проводиться покупцем самостійно».

   До порушень мовної логіки, чи логічним помилкам, відносяться помилки у використанні термінів і термінізованих сполучень (так, у комерційній документації часто плутаються поняття: "вартість", "ціна", "розцінка"), порушення релевантності висловлювання (мовна неповнота або надмірність, відхилення від теми), порушення смислових зв'язків між компонентами висловлювання і пр. Будь-яке порушення логічної структури висловлення зумовлює можливість зрозуміти текст, що не дозволяє йому повною мірою здійснювати своє призначення - однозначно керувати діями людей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список літератури

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: ІПК Видавництво стандартів, 2003.
2. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Учеб. посібник. - 5-е вид., Испр. і доп. - М.: ИНФРА-М;Новосибірськ: Сибірська угода, 2002. - 320 с.
3. Кузнєцова Т.В. Діловодство - Москва: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000 р.
4. Кузнєцова Т.В. Складання та оформлення службових документів - Москва: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999 р.
5. Організація роботи з документами: підручник / Под ред. проф. В.А. кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: Инфра-М, 2002. - 592 с.
6. Печникова Т.В., А.В. Печникова Практика роботи з документами в організації. Навчальний посібник. М.: «ЕКСМОС», 1999.-320 с.
7. Положення про Державний герб, затвердженому Указом Президента РФ від 30 листопада 1993 р. № 2050
8. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Правила оформлення документів: коментар до гост р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядився: Видавництво: Проспект. Рік видання: 2005