Язык и стиль распорядительных документов

С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица и сотрудники.

Основная задача документов такого вида – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль документации этого типа отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей.

К распорядительным документам относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Вид документа, издаваемый организацией для фиксации распорядительного действия, определяется несколькими факторами: уровнем органа управления или власти; компетенцией (полномочиями должностного лица); порядком принятия управленческого решения (коллегиально или на основе принципа единоначалия).

2.      Правила оформления документов

Сколько существует документов, столько существует способов их оформления. Каждый документ оформляется по-своему. Рассмотрим на примере нескольких основных видов распорядительных документов.

2.1. Решение

Решение – это способ, образ экономических действий государства, регионов, предприятий, фирм, который избирают в результате анализа вариантов, исходя из поставленных целей и с учетом наличия ограниченных ресурсов. Проект решения вырабатывается системными аналитиками, а утверждение решения после рассмотрения производится коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Ключевым словом текста решения является глагол РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛИ), например: «Коллегия РЕШИЛА…» или «Совет директоров РЕШИЛ…».

Образец решения

2.2. Приказ

Приказ – наиболее рас­пространенный документ в деятельности организаций и предприятий.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями организа­ций и предприятий, действующих на основе принципа единонача­лия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

Приказ – это исходящее от руководителя задание подчиненному, предписывающее, чтобы в определенных условиях последний совершил определенное действие или от него воздержался.

Приказы бывают общими и конкретными, письменными и устными, формальными и неформальными.

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу (кадровые). Приказы по основной деятельности издаются по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финан­сирования, кредитования, совершенствования структуры и орга­низации работы предприятия и т. п. В приказах по личному составу фиксируются взаимоотношения работодателя и работни­ка (работников).

Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.

Расположение реквизитов в бланке приказа может быть про­дольным или угловым. Выбор зависит от организации.

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок приказа должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа: о чем? Например: «Об организации Института современных технологий управления»; «Об увеличении уставного капитала общества».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций.

В п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что текст документа «может содержать одну заключительную часть (напри­мер, приказы - распорядительную часть без констатирующей)».

Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ. Его печатают прописными буквами с новой строки без абзаца. В федеральных органах исполнительной власти – строчными, вразрядку: приказываю.

Текст приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядитель­ной части начинается с указания исполнителя. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме («осуществить», «обеспечить», «подготовить», «отгрузить» и т. д.). Срок исполнения можно либо указывать в каждом пункте приказа, либо давать отдельным пунктом для всех предписываемых действий. Каждый пункт приказа сле­дует формулировать в последовательности ответов на вопросы: кому (должность, фамилия и инициалы исполнителя), что и к какому сроку сделать. Например:

1. Главному бухгалтеру Морозовой Р.Т. подготовить авансовый отчет к 15.11.2010.

Или:

3. Начальнику отдела кадров Иванову И.П. подготовить предложения по организации повышения квалификации работников организации.

Срок исполнения - 19.12.2010.

В последнем пункте приказа называют должностное лицо, на которое возложен контроль исполнения: Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела снабжения Петрова Л.П.

2.3. Служебная записка

Служебная записка – документ, используемый, как правило, для ведения в организации внутренней переписки. Относится к типу инструктивно-методических документов.

Служебная записка – это документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Служебная записка состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.

Образец служебной записки

2.4. Протокол

Протокол – это документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуждаемым на них вопросам решений.

Различают два типа протоколов: простые (или краткие), называемые еще протоколами решений, и сложные (или полные). В простых протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, фамилии выступивших в прениях и принятые решения. В сложных протоколах фиксируется весь ход и результаты собрания, заседания, конференции и т.п., а также вопросы и выступления присутствующих, предложения и решения.

Протокол составляется по следующей форме:

1. Название документа (ПРОТОКОЛ) пишется в середине строки заглавными буквами.

2. Номер протокола (протоколы нумеруются в пределах календарного года).

3. Дата заседания.

4. Вводная часть протокола включает в себя сведения о председате­ле (или лице, председательствующем на заседании), секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня.

Вопросы в повестке дня необходимо располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные стояли первыми. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Наименование должности, инициалы и фамилию пишут в родительном падеже.

5. Основная часть протокола, где фиксируется весь ход совещания, собрания, конференции, встречи и т.п.

Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Текст позиции строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (это ключевые слова протокола).

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола. Выпис­ка – это копия части документа, следовательно, выписки нужно оформ­лять по тем же правилам, что и копии документов. В выписке должны быть воспроизведены реквизиты организации или органа, дата, номер протокола, место составления, а также сведения о председателе и секретаре. Из основной части протокола в выписку переносятся разделы «Слушали» и «Решили» («По­становили»). Подписями председателя и секретаря выписка не удосто­веряется. Для придания юридической силы выписке из протокола ис­пользуется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. Если выписка из документа выдается для представления в другую орга­низацию, она заверяется печатью организации. Например:

Образец выписки из протокола

6. Подписи. Протокол должны подписывать председатель и секретарь совещания, собрания или заседания.

Заключение

              Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых – обслуживание сферы официально деловых отношений. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам.

Современный документ – это сложноструктурированный объект. Текст документа - это не просто набор предложений, это набор текстов, каждый из которых имеет законченную форму и вполне определенное содержание.

Типы документов различаются спецификой  своего содержания, а соответственно и своей формой; объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурно развивающемся деловом мире.

Список используемой литературы

Нормативно-правовые источники

1.                  Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51 – ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 17.07.2009, с изм. от 18.07.2009).

2.                  Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ

3.                  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

Книги, учебные пособия

4.                  Максимова В.И. Русский язык и культура речи. – М, 2002.

5.                  Румянцева С.А. Положение о документационном обеспечении управления (управление документацией). Цели, задачи и методика разработки / Справочник секретаря и офис менеджера. – М., 2009.

6.                  Смольников Р.И. Оформление распорядительных документов. – М., 2007.

7.                  Черняк В.Д. Русский язык и культура речи. – СПб.: Изд-во РГПУ им А.И.Герцена, 2005.

8.                  Штрейкер Н.Ю. Русский язык и культура речи. – М., 2003.

Интернет-ресурсы

9.                  http://bse.sci-lib.com/ - электронная версия Большой советской энциклопедии

18

[1] Большая советская энциклопедия

[2] Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»