Собрание и деловые встречи

Организация и проведение собраний, совещаний, деловых  встреч

Собранием называется обязательное мероприятие, в котором принимают  участие все члены какой-либо организации, например, ежегодное собрание акционеров или общее собрание членов кооператива. Порядок проведения собраниярегламентируется уставом соответствующей организации, ход собрания и принятые решения фиксируются в специальном документе — протоколе собрания.

В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц, как правило, являющиеся представителями различных  фирм или подразделений предприятия. Совещания обычно бывают регулярными, собираются в строго опре

деленное время, чаще всего  раз в неделю, и предназначены  для обсуждения текущих вопросов, хотя могут быть и неплановые совещания, вызванные производственной необходимостью. Ведение протокола совещания  не обязательно, однако в конце совещания  обычно принимается какое-либо решение.

Деловые встречи делятся  на деловые беседы и переговоры. Деловые беседы проводятся в свободной  форме, предназначены для обсуждения любых возникших вопросов и не обязательно заканчиваются принятием  решения. Переговоры предназначены  для решения серьезных вопросов совместной деятельности предприятий, разграничения сфер деятельности, выработки  ценовой политики и т.п. Они заканчиваются  принятием итоговых документов или  устных деклараций.

В силу специфики своей  работы любому коммерсанту достаточно часто приходится принимать участие  в различных собраниях, совещаниях и деловых встречах, а также  самому организовывать эти мероприятия. Необходимо соблюдать установившийся порядок их организации и проведения, т.к. часто от этого зависит успех  всей коммерческой работы.

При подготовке собрания, совещания  или переговоров необходимо:

1. Выбрать и четко сформулировать повестку дня. В повестке дня может быть два-три главных вопроса и три-четыре мелких. Если главных вопросов мало, то совещание будет протекать неторопливо и займет столько же времени, как и при достаточном их количестве, а при большом количестве вопросов обсуждение станет поверхностным.

2. Определить состав участников (для совещания, переговоров). Исключение составляют производственные совещания, которые проводятся регулярно (обычно один раз в неделю) с постоянным составом участников.

3. Выбрать день и время проведения мероприятия. При проведении переговоров день и время заранее согласовывается со всеми участниками.

4. Оповестить участников о дне и времени проведения. При проведении собрания желательно это сделать за 5—7 дней. О дне и времени проведенияпроизводственного совещания оповещают только приглашенных на него лиц, не являющихся постоянными участниками совещания.

5. Установить ожидаемую длительность мероприятия и предупредить об этом участников. Опыт показывает, что объявление времени окончания собрания или совещания сокращает его длительность на 10—15 %.

6. Подготовить основной доклад или сообщение и определить обязательных участников обсуждения. Доклад должен быть конкретным, отражать существо рассматриваемого вопроса, выводы необходимо обосновывать. Многословие и неконкретность доклада или сообщения вызывает безразличие у слушателей.

7. Выбрать и подготовить  помещение. Необходимо позаботиться  о том, чтобы помещение было  достаточно удобным и могло  вместить всех участников. Нехватки  стульев быть не должно. При  организации переговоров на столах  перед каждым участником желательно  поставить карточку с указанием  фамилии, имени, отчества и  наименования фирмы, которую он  представляет. На столах также  должны быть бумага и письменные принадлежности, можно поставить прохладительные напитка. Хорошим тоном считается подать при проведении переговоров чай или кофе с небольшим количеством выпечки.

Начинать работу нужно  в точно назначенное время. Задержка начала собрания или совещания обычно приводит к тому, что при проведении следующего участники будут собираться с большим опозданием. Время начала переговоров принято соблюдать  неукоснительно всеми сторонами, опоздание  на переговоры рассматривается как  крайнее неуважение к партнерам  и может привести к нежелательным  последствиям.

Обстановка во время собрания (совещания) или деловой встречи  должна быть доброжелательной. Недопустимы  личные выпады по отношению к участникам, выяснение отношений.

Для проведения собрания избирается председатель. Основными обязанностями  председателя являются:

следить за регламентом;

объявлять фамилию и должность  выступающего, наименование организации, представителем которой он является.

Председатель собрания должен удовлетворять определенным требованиям, основные из которых: компетентность, беспристрастность, умение выражаться четко и ясно и терпимость к  чужому мнению. Председатель не имеет  права выказывать свое предпочтение тому или иному мнению или участнику  собрания, а так же навязывать свое мнение. Свои предложения он должен излагать после всех.

Важным этапом любого собрания или совещания является принятие решения. В такие моменты совещание  часто становится беспомощным, как  бы теряет энергию. Это происходит потому, что участники не в состоянии  осознать, что пора принимать решение, или колеблются, не решаясь сделать  выбор. В таких случаях лучше  всего выбрать одно предложение  и продолжать его рассматривать. Важно не пропустить момент, когда  дебаты следует закрыть — тут  нужен опыт и умение председателя. Хороший способ — промежуточное  голосование. Оно подводит итог очередного этапа дискуссии. Не следует, однако, слишком спешить с окончательным  голосованием, т.к. не исключено принятие решения, которое отвергается меньшинством. В этом случае члены меньшинства  могут приступить к действиям, доказывающим неправоту большинства, что может  привести к возобновлению обсуждения и потере уже достигнутых результатов.

Особый вид совещания  представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое совещание  проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход  из запутанной ситуации, принять ответственное  решение.

Для проведения такого совещания, прежде всего, необходимо четко сформулировать задачу — только одну, самую сложную  или самую важную. Желательно, чтобы  в обсуждении принимали участие  не более 7-12 человек. Стулья целесообразно  расставить по кругу, чтобы не было «галерки» и «президиума». Необходимо жестко определить время обсуждения. Дефицит времени порождает стресс, стимулирующий мозговую деятельность. Оптимальное время такого совещания  — около 30 мин. Никто не должен критиковать  выдвигаемые предложения. Большинство  людей не могут творчески работать в условиях моральной угрозы, если одного одернули, другие будут думать только о том, как бы не показаться глупее всех. В начале обсуждения, как  правило, выдвигаются банальные, пустые идеи. Запрет на критику облегчает  выдвижение любых идей, среди которых  могут оказаться и весьма ценные. Целесообразно отбирать лучшие идеи, а не отбрасывать худшие, то, что  показалось непригодным сейчас, может  пригодиться впоследствии. Не нужно  устанавливать авторства идей - лучшие идеи всегда продукт коллективного  творчества.

Когда вроде бы найден выход  из сложной ситуации, желательно разделиться  на две группы — «сторонников»  и «противников» и постараться  найти слабые места в разработанном  решении. Окончательное решение  необходимо четко сформулировать и  записать.