Социальный ритуал

Деловое совещание 
 
форма организованного, целенаправленного взаимодействий руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. 
 
Установлено, что сугубо индивидуальная стимуляция и ответственность только за себя способствуют возникновению сильной психологи- 
 
ческой напряженности, агрессивных реакций, деформации внутригрупповых связей, что в итоге ведет к снижению эффективности деятельности. Оптимальное взаимодействие участников группы, их стратегия и тактика 
 
совместных действий в большей степени определяют успешность совместной деятельности, чем активность каждого члена группы в отдельности. 
 
Само существование группы обусловливает возникновение определенной психологической напряженности ее членов, вследствие чего актуализируются индивидуальные механизмы психологической защиты. В группах, существующих продолжительное время, уровень напряженности устанавливается достаточно стабильный. В группах, неоднородных по своему составу, установление стабильного уровня затруднено, что усиливает действие защитных механизмов. 
 
При подготовке и проведении делового совещания следует помнить, что особенности группового поведения (от распределения ролей в группе до группового давления) будут оказывать серьезное влияние на характер межличностного взаимодействия его участников. 
 
В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Совещание — средство управления, и, как любое средство достижения желаемого результата, оно должно быть использовано надлежащим образом. Неудачное совещание может вызвать материальные и психологические потери в результате принятия неадекватных решений. 
 
Успех совещания зависит от тщательного планирования таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения. Уже на этапе планирования учет особенностей группового поведения становится важным. Решая вопрос, стоит ли созывать совещание, полезно иметь в виду следующее. Опыт показывает, что при решении проблем группу следует использовать в тех случаях, когда: 
 
• проблема является скорее сложной, чем простой, и невелика вероятность того, что один человек будет обладать всей информацией, необходимой для решения; 
 
• разумно разделить ответственность за решение этой проблемы; 
 
• желателен не один, а несколько вариантов решения проблемы; 
 
• полезна проверка различных взглядов; 
 
• руководитель стремится утвердить демократический стиль управления или хочет заручиться доверием подчиненных; 
 
• членам группы необходимо лучше узнать друг друга. 
 
Взаимодействие в любой организованной группе — процесс направляемый. К деловым совещания это относится в полной мере. Эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников таким образом, чтобы они были включены в обсуждение поставленных вопросов и стремились к их решению. Для достижения этой цели руководитель должен осуществить ряд действий, учитывающих особенности группового поведения. В их числе: 
 
• обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания; 
 
• четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов, способствующие возникновению на совещании творческой дискуссии; 
 
• фиксация всех высказываний, выявляющих трудности и препятствия и указывающих пути их преодоления; 
 
' экономия времени; 
 
• корректное прерывание выступлений, повторяюших уже изложенные факты, а' же носящих нерациональный, пространный, противоречивый и поверхности] характер или лишенных конкретности