Характеристика функциональной структуры управления

Введение

 

В настоящее сложное, кризисное  время существует необходимость  изменения организационной структуры  большинства российских предприятий, а также оздоровление и развитие системы управления, перехода на новые стандарты управления. Ощущается недостаток квалифицированных менеджеров, которые сами определяют важность и актуальность для российских предприятий проблемы выбора организационной структуры управления предприятием, способствующей наиболее эффективному достижению целей.

Каждый предприниматель  мечтает иметь предприятие, приносящее постоянную и качественную прибыль - а также желание финансовой независимости и хорошего будущего для своей семьи. Однако не многие решаются занять нишу предпринимателей, в силу того, что большинство людей боится не только "старта" в море большого и малого бизнеса, который начинается с определения организационно-правовой формы деятельности, но и выбора структуры управления. При обращении к статистическим данным можно наглядно увидеть, что в начале становления новых рыночных отношений в России, практические каждое второе частное предприятие и кооператив прекращали свою деятельность по причине неправильно выбранной стратегии управления. Тогда, в 80-90-х годах ХХ века, мало кто знал о науке управления - "менеджменте", и уж тем более, о принципах и подходах к построению и выбору структуры управления организацией.

В настоящее время организацию управления принято рассматривать как важнейшую характеристику любой системы, отличающейся внутренним распорядком ее составных частей. Разрозненная деятельность людей ограничивается личностными способностями, тогда как их взаимодействие благоприятствует установлению организации как единого целого, многократно умножающего ее творческий потенциал путем наилучшего использования имеющихся ресурсов. Создание и деятельность каждой организации должно происходить с учетом места, времени и ситуации, определяющих, не только вид организации, но и порядок ее функционирования. Без решения организационных вопросов процесс управления невозможен.

Суть организации как  специфической функции управления состоит в том, чтобы создать  сеть организационных отношений, обеспечивающих целостность управляемой системы, эффективное взаимодействие ее компонентов, целесообразные отношения координации  субординации между ними. Согласно методической литературе, вопросам управления, в том числе и их структурам, посвящены научные труды Абчук В.А., Аникина Б.А., Веснина В.Р., Виханского О.С. и Наумова А.И., Жолобова Ю.В, Кнорринг В.Н., Гапоненко А.В. и Панкрутина А.П., Румянцевой З.П., Уколова В.Ф. и др.

 

 

Глава 1. ПОНЯТИЕ  И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ  УПРАВЛЕНИЯ

 

1.1 Понятие организационной  структуры

 

Термин "организация" с французского переводится как строение, устройство чего-либо. В менеджменте это понятие используется для обозначения совокупности людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели с использованием принципов разделения труда, обязанностей и на основе определенной структуры. Понятие "структура" в переводе с латинского обозначает расположение и связь составных частей чего-либо, строение. В теории менеджмента словосочетание "организационная структура" чаще всего используется для обозначения внутреннего строения организации, совокупности взаимосвязей между подразделениями и членами организации

Структура - один из важнейших  компонентов системы, отличающейся от структуры наличием целевой ориентации и придающей системе определенную направленность. Организационная структура  включает в себя две составные  части - структуру и организацию. Под структурой понимается форма упорядоченности элементов системы, совокупность взаимосвязанных звеньев, образующих систему практически и независимо от ее элементов и целей, в то время как организация элементов системы внутри и вне ее непосредственно зависит от реализуемых целей и свойств самих элементов 1 Структура при этом отражает внутреннюю форму организации, систему, ее статистику. Организация не имеет самостоятельного воплощения, проявляясь через структуру. [1] Организационные отношения имеют более существенное значение по сравнению с управленческими, т.к. последние действуют только в общественных системах и только при побуждении людей к целесообразному действию. Организационная структура в системе управления имеет скелетообразующее значение, т.е. является хребтом организации. Она отражает уровень социально-экономического развития субъекта управления, степень технико-технологической зрелости, формы организации производства и другие объективные признаки развития объекта и субъекта управления, ее философию и стратегию. Веснин В.Р. в своем учебнике "Менеджмент" дает определение управленческой структуре как совокупности органов управления (должностей, подразделений и служб), находящихся в определенной взаимной связи, соподчинении и объединенных коммуникационными каналами. При этом управленческие структуры он классифицирует по следующим основаниям

• по степени сложности, которую характеризуют:

- число подразделений  и мест расположения;

- среднее количество подчиненных  у одного руководителя;

- количество уровней управления;

- важность принимаемых  решений и др.

• по принципам разбиения (функциональный, объектный и др.);
• по степени централизации (централизованные или децентрализованные);
• по целевому назначению (стратегические, оперативные, информационные и др.).

В учебном пособии "Основы менеджмента" под редакцией С.Г. Лопатиной указано, что организационная структура управления представляет собой упорядоченную совокупность подразделений управления с их взаимосвязями, как по вертикали, так и горизонтали и ее можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, направленной на достижение конечных целей менеджмента. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. [2] Вертикальные связи - это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, т.е. при наличии нескольких уровней управления В рамках структуры управления протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений), между участниками которого распределены задачи и функции управления, а следовательно - права и ответственность за их выполнение. Таким образом, структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию отдельных действий по их выполнению. Поэтому организационную структуру можно рассматривать как обратную сторону характеристики механизма функционирования, как процесса реализации структурных связей системы управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Принципы структуры  управления

 

С системной точки зрения структура - важнейшая характеристика организации. Это удобная модель, которая позволяет понять взаимосвязи  и взаимодействия частей системы.

В любой организации можно  выделить составные части, которые  взаимодействуют между собой  в определенном порядке. Это и  есть структура. Меняя способ разделения, можно изменять порядок взаимодействия частей и, в итоге, результаты всего  целого. Каждая подсистема любой организации (техническая, технологическая, информационная социальная, финансовая и др.) состоит  из взаимодействующих частей, имеет  структуру и сама является структурной  частью организации. Взаимодействие все  частей организации должно обеспечить ее работу. [2] Это происходит благодаря существованию важной организационной структуры – управления. Структура управления - один из способов разделения организации на части. Существенным отличительным признаком является то, что в каждом обособленном звене можно указать на человека или группу людей, которые обладают возможностью принимать решения. Данная возможность обеспечивается ресурсами, распорядители которых вовлекаются в процесс управления организацией, ставя и решая задачи управления. Таким образом, любое звено структуры управления представляет собой единство задач управления, ресурсов, предназначенных для их решения, и исполнителей этих задач.

Организационная структура  должна отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной  производству и меняться вместе с  происходящими в нем изменениями. Она должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления; последние определяются политикой, процедурами, правилами  и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более  высоких уровней управления. При  этом полномочия руководителя любого уровня ограничиваются не только внутренними  факторами, но и факторами внешней  среды, уровнем культуры и ценностными  ориентациями общества, принятыми в  нем традициями и нормами. Следовательно, структура управления должна соответствовать  социально-культурной среде, и при  ее построении надо учитывать условия, в которых ей предстоит функционировать. [4] Практически это означает, что  попытки копировать структуры управления, действующие в других организациях, не приведут к успешному результату, если условия работы различны. Наилучшая  структура – структура, позволяющая  взаимодействовать с внешней  средой, реагировать на ее изменения, распределять и направлять внутренние ресурсы и усилия своих сотрудников  на достижение целей.

Многосторонность содержания структур управления предопределяет множественность  принципов их формирования. В разных литературных источниках даются различные  перечни данных принципов. Наиболее полный их перечень составлен на основе работ А.Г. Поршнева, 3. П.Румянцевой, М.П. Переверзева, Н.А. Шайденко:

• Принцип единства распорядительства и персональной ответственности исключает двойственность подчинения и возможность получения противоречивых указаний.
• Принцип установления точных границ между линейным и функциональным руководством. Линейное руководство — управление производством, функциональное — помощь линейному руководству.
• Принцип четкого разделения труда внутри аппарата управления и его специализация, каждое звено должно иметь четко очерченные функции, не затрагивающие функций других подразделений.
• Принцип распространенности контроля, т.е. правильное определение нормы управляемости.
• Принцип минимизации ступеней управления: чем меньше ступеней в структуре, тем более гибко и оперативно будут приниматься меры на случай любых осложнений, а следовательно, эффективнее будет работа предприятия в целом.
• Принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена управления и должностного лица.
• Принцип рационального сочетания централизации и децентрализации выполнения функций. При децентрализации руководства повышается активность низовых звеньев управления, которые ближе находятся к производству. При централизации создаются условия для эффективного применения современных средств управленческой техники, специализации подразделений и исполнителей.
• Принцип гибкости и экономичности.
• Принцип соответствия структуры задачам производственно-хозяйственной деятельности организации и ее производственных звеньев.
• Оснащение аппарата управления оргтехникой, вычислительной техникой и средствами автоматизации, сбора, хранения и передачи информации.
• Создание условий для принятия оптимальных управленческих решений.

Среди основных компонентов  формирования любой организационной  структуры управления важное место  занимает принцип выделения в  функциях организации однородных видов  управленческой деятельности. Подразделения  организационной структуры управления могут быть образованы в соответствии с видом выполняемых функций; с характером производимой продукции  и услуг; с видом производственного  процесса; с территориальным признаком; с характером потребителей; с типом  реализуемых проектов.

 

Глава 2. Характеристика функциональной структуры управления

2.1 Функциональная структура управления

 

             Функциональная структура управления - для нее характерно создание структурных подразделений, каждое из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. Следовательно, в условиях данной структуры каждый орган управления, а также исполнитель специализирован на выполнении отдельных видов управленческой деятельности (функций). Создается аппарат специалистов, отвечающих только за определенный участок работы. В основе функциональной структуры управления лежит принцип полного распорядительства: выполнение указаний функционального органа в пределах его компетенции обязательно для подразделений. Решения по общим вопросам принимаются коллегиально.            В определенной степени способствуют ликвидации недостатков линейной и функциональной организационных структур так называемые линейно-штабная и линейно-функциональная структуры управления, предусматривающие функциональное разделение управленческого труда в подразделениях разных уровней и сочетание линейного и функционального принципов управления. В этом случае функциональные подразделения могут проводить свои решения либо через линейных руководителей (в условиях линейно-штабной структуры), либо в пределах специальных полномочий прямо доводить их до специализированных служб или отдельных исполнителей на нижестоящем уровне (в условиях линейно-функциональной структуры управления.      Организационная структура управления представляет собой внутреннее строение любой производственно-хозяйственной системы, то есть способ организации элементов в системе, совокупность устойчивых связей и отношений между ними.    

            Иерархические (бюрократические) структуры управления являются первыми систематически разработанными моделями организационных структур и остаются пока основными и доминирующими формами. Бюрократическая организационная структура характеризуется высокой степенью разделения труда, развитой иерархией управления, цепью команд, наличием многочисленных правил и норм поведения персонала, подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам. Бюрократию часто называют классической или традиционной организационной структурой. Большинство современных организаций представляют собой варианты иерархических структур. Причина столь длительного и широкомасштабного использования бюрократической структуры состоит в том, что ее характеристики еще достаточно хорошо подходят для большинства промышленных фирм, организаций сферы услуг и всех видов государственных учреждений. Объективность принимаемых решений позволяет эффективно управляемой бюрократии адаптироваться к происходящим изменениям. Продвижение сотрудников на основе их компетентности позволяет обеспечивать постоянный приток в такую организацию высококвалифицированных и талантливых технических специалистов и административных работников.   Иерархические структуры управления имеют много разновидностей. При их формировании главное внимание уделялось разделению труда на отдельные функции. К иерархическим относятся линейные и функциональные организационные структуры управления.             Рассмотрение функциональных структур:      Для функциональной структуры управления характерно создание структурных подразделений, каждое из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. Следовательно, в условиях данной структуры каждый орган управления, а также исполнитель специализирован на выполнении отдельных видов управленческой деятельности (функций). Создается аппарат специалистов, отвечающих только за определенный участок работы.           В основе функциональной структуры управления лежит принцип полного распорядительства: выполнение указаний функционального органа в пределах его компетенции обязательно для подразделений. Функциональное управление осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления.   Идея функциональных структур состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов деятельности.  В организации, как правило, специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы), например, отдел маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия и т.д. Таким образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня, по функциональному критерию. Отсюда и название - функциональная структура управления. Функциональное управление существует наряду с линейным, что создает двойное подчинение для исполнителей.[10]