Централизованный государственный учет

13) сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (представляются в соответствующий орган управления архивным делом для внесения изменений в фондовый каталог и последующей отсылки в ЦФК)⁶.

Кроме того, для централизованного  государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации (АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.

На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя  и фонда (историческую справку, копию  характеристики фонда, составленную для  путеводителя), акты (приема, передачи документов, проверки их наличия, о  недостаче дел в фонде, переработке  фонда и другие), пересоставленные листы фондов, методические пособия  по упорядочению фонда, созданию научно-справочного  аппарата (НСА) и т.д.

Для учета документов в  отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами  форме. Учет листов в деле ведется  с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр.

Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах  составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными  и поэтому встречаются чаще других - реестры описей; карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. Однако обилие учетных документов может привести к осложнению учета, а следовательно, к путанице, отсутствию четкости. Целесообразно иметь ограниченное количество учетных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.

В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные  документы на фонды советского и  дореволюционного периодов ведутся  раздельно. Номера фондов советского периода  имеют букву Р, написанную через  дефис перед номером, например: Р-23, Р-45 и т.д.⁷

Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фондов лишь один раз при первом поступлении. При передаче фонда  в другой архив его номер другому  фонду не присваивается. Перенумерация  фондов в архиве проводится в исключительных случаях и только с разрешения Росархива. Ежегодно в книге учета  поступлений и списке фондов на 1 января составляется итоговая запись.

Самым сложным для заполнения учетным документом является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами  фонда изменения: новые поступления, выбытие документов, их состав, крайние  даты, НСА и другие сведения, как  по каждой описи, так и в целом  по фонду. После каждой записи в листе  фонда в гр. "наличие (остаток)" подводится итог по описи, в которой  произошли изменения, а также  по фонду в целом.

Чтобы облегчить поиск  необходимых сведений о фондах, хранящихся в госархиве (иногда их количество достигает  нескольких десятков тысяч), в централизованном учете составляется карточный указатель  фондов. Карточка составляется на каждое название фонда и имеет отсылки  к другим названиям, на ней указываются  также номер фонда, крайние даты существования фондообразователя  под этим названием, его подчиненность  и крайние даты документов. Карточка помещается в картотеке в соответствии с принятой в архиве схемой классификации для указателя. Простейшей в обращении является схема, в основу которой положены виды учреждений, организаций, предприятий, расположенные по алфавиту (артели -- промысловые, сельскохозяйственные; заводы -- авиационные, машиностроительные; управления -- благоустройства, бытового обслуживания, энергетического хозяйства и т.д.).

Инвентарная книга по учету  документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности (драгоценные  металлы и камни, лаковые миниатюры  и др.), составляется в трех экземплярах. Первый хранится в отделе централизованного учета, второй - у материально ответственного лица, третий - в бухгалтерии архива. Ведется единая книга для всего архива; в ней по порядку номеров указываются фонды, содержащие такие дела, а в пределах фонда - по порядку номера описей и дел в них. Присвоенный делу инвентарный номер ставится в виде числителя дроби над архивным шифром дела.

2 Учет особо  ценных документов АФ РФ. Учет  страховых копий

В документальном фонде организации  могут отложиться документы особой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.п.

Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды её деятельности могли создаваться такие документы. Целесообразно обсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особо ценных документов.⁸

По согласованию с соответствующим  госархивом и под его руководством ведомственный архив определяет особо ценные документы. Для выявления  дел, содержащих особо ценные документы, берутся в первую очередь описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность фондообразователя.

Если дело содержит особо  ценные документы (ОЦД), оно включается в перечень. В перечне указываются: номера фонда, описи, дела, заголовок  дела и в той же графе - аннотация на особо ценные документы. "примечание" используется для пояснений и необходимых отметок (физическое состояние дела, объем ОЦД, связь с другими делами и др.).

Перечень рассматривается  на ЭК (ЦЭК) и согласовывается с  ЭПК архивного учреждения. После  утверждения перечня все особо  ценные дела подлежат учету. На обложках дел, включающих такие документы, в  правом верхнем углу ставится индекс ОЦ. Главным учетным документом особо  ценных дел является опись установленной  формы.

Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах, одобряется ЭК организации и согласовывается  с ЭПК архивного учреждения. Опись  имеет итоговую запись, которая изменяется по мере пополнения описи до четырехзначного  числа. Дела в опись вносятся в  порядке номеров описей и дел. Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется  индекс ОЦ.

В конце итоговой записи годового раздела сводной и законченной  описей, содержащих особо ценные дела, делается запись по форме: "В том  числе ОЦД №. всего (количество цифрами  и прописью) дел". В гр. "примечание" напротив каждого такого заголовка  дела проставляется отметка ОЦ.

В листе фонда учет особо  ценных дел осуществляется по тем  описям, которые содержат эти дела. Для этого в гр. 5, 6, 8, 11, 15 указывается  через дробь (в знаменателе) их количество, которое отражено в итоговой записи к описи, с добавлением к цифрам ОЦ. Подсчет количества этих дел  ведется обособленно и на общий  объем по данной описи (указанный  в числителе) не влияет, так как  особо ценные дела уже учтены в  общем объеме дел.

Особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь).

Одним из важнейших мероприятий  по обеспечению безопасности и сохранности  особо ценных и уникальных документов АФ РФ является создание страхового фонда  их копий.

При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд. Придавая важное значение комплексному совершенствованию  и развитию работ по созданию страховых  фондов документации, осуществляемых в различных ведомствах и сферах деятельности, Правительство Российской Федерации в 1995 году приняло постановление  о создании единого страхового фонда  документации (СФД) и утвердило Положение  об этом фонде.

Совокупность страховых  копий составляет страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается  фонд пользования, задача которого состоит  в замене оригиналов копиями при  проведении работ по использованию  документов.

Страховая копия особо  ценного документа на бумажной основе - это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке (микрофильм страхового фонда), а фонд пользования - это позитивный микрофильм (в двух экземплярах) второго поколения, т.е. изготовленный с негативного микрофильма первого поколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве. Если сама организация не может изготовить микрофильмы, ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющие специальную аппаратуру.

Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно  изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности  оформления. Передача на копирование  оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с описями и проверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его микрофильмировании Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества занятых на нем фондов, дел, документов⁹.

Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из них передаются вместе с копиями  страхового фонда и фондом пользования  на государственное хранение. Опись  может составляться на микрофильмы  одного или нескольких фондов. Описи  нумеруются в валовом порядке. Перенумерация  страховых копий запрещается. Данные учета вносятся в опись из книги  поступления и выбытия.

3. Порядок размещения и топрографирование документов в архивах

Размещение фондов в хранилищах архивов - это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств¹⁰.

Документы архива подразделяются на:

- документы общего хранения

- документы обособленного хранения

- документы на бумажной основе

- документы на пленочной основе (кинофотодокументы, магнитные и видеозаписи).

Документы общего и обособленного  хранения всегда размещаются в разных хранилищах. Раздельного хранения требуют  также документы на бумажной и  пленочной основе. Целесообразно  иметь отдельные, специально оборудованные  хранилища для научно-технической  и картографической документации. Это  позволяет создать лучшие условия  для сохранности таких документов и более рационально использовать площадь хранилищ. Однако эти документы  могут размещаться и с обычными делами.

Особо ценнее дела, с которых  снят страховой фонд, хранятся в  государственных архивах обособленно, иногда в специально построенных  хранилищах. Обращение к таким  делам допускается в исключительных случаях. Ознакомление с содержанием  документов производится путем выдачи страховых копий (фонд пользования), которые также хранятся отдельно от других документов архива на бумажной основе, так как в большинстве  случаев исполнены на пленочном  носителе.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указывается распределение  фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности с учетом новых  поступлений документов.

Для того чтобы учитывать  место хранения каждой группы материалов нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки. Если архив располагается  помещениями в разных зданиях, то каждому зданию присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу.

Комнаты нумеруются от входа  слева направо. Если комнаты переходят  одна в другую, то нумерация происходит последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат используются буквенные индексы.

Нумерация стеллажей ведется  в пределах комнаты слева направо  от входа. Стеллажные полки нумеруются сверху вниз арабскими цифрами.

Основные правила работы архива обязывают хранить документы  постоянного хранения в картонных  коробках, а так же в различных  контейнерах. Дела временного хранения - на стеллажах в связках. Запрещается  хранить документы между стеллажами, на окнах и вне хранилищ.

Порядок размещения документов в государственных и ведомственных  архивах, несмотря на применение общих  принципов, различается. Это зависит  от: