Формирование инвентарного дела

 Формирование инвентарного дела

Инвентарное дело является системной информационной моделью (фотографией) объекта, отражающей изменения его состояния, с момента паспортизации до момента проведения последней инвентаризации, по показателям и в объеме, необходимым органам государственного, территориального и отраслевого управления.

Инвентарный объект считается установленным (выявленным) с момента определения его состава и местоположения, зафиксированных в форме инвентарного плана и экспликации к нему.

Инвентарный план (план земельного участка, фотоплан в масштабе 1:500) с экспликацией к нему, составленной хотя бы и в учетных целях, является документом, достаточным для создания инвентарного дела и сдачи его в архив на хранение.

Все дополнительные сведения, необходимые органам управления и владельцам, должны вноситься по результатам последующих обследований или текущих инвентаризаций, проводимых как в плановом порядке, так и по разовым заявкам.

Полнота инвентарного дела (полнота учета) задается целями инвентаризации, указанными в § 1.2 раздела 1 данных Рекомендаций, а его качество определяется требованиями инструкции и деятельностью БТИ.

Полный состав инвентарного дела (нормативная полнота) должен позволять документально обоснованное заполнение всех разделов, строк и позиций технического паспорта на требуемую дату.

Инвентарное дело формируется в порядке, устанавливаемом действующими инструкциями и рекомендациями по работе архива БТИ, а также решениями руководителя БТИ.

Все материалы инвентарного дела рекомендуется разделять на три группы документов:

материалы последней по хронологии инвентаризации;

правоустанавливающие документы и копии с них, зарегистрированные в книге регистрации;

полевые и расчетные материалы.

Хранение в инвентарном деле документов, не требуемых для решения задач инвентаризации, запрещается.

Руководство БТИ вправе установить любой порядок формирования инвентарного дела с учетом местных условий, обеспечивающих удобство хранения, обработки, корректировки и выдачи информации с наименьшими затратами, в том числе:

формирование информации (текстовой и графической или только текстовой) на машинных носителях, с обязательным дублированием носителя;

формирование основного инвентарного дела из двух документов - технического паспорта с ведомостью текущих изменений и инвентарного плана (плана земельного участка, фотоплана) с экспликацией к нему, с отдельным поблочным формированием всей прочей информации в разрезе разделов паспорта. (В этом случае возможно формирование таких крупных инвентарных объектов, как "населенный пункт", "фонд коммунальной собственности", "район" и др.)

При традиционном хранении информации на бумажных носителях, в твердой копии, с разбивкой документов на три группы формирование инвентарного дела должно исключать искажение и порчу материалов путем исправления ранее допущенных ошибок или неточностей.

С этой целью подшивка материалов в дело должна производиться в хронологической последовательности их поступления на хранение так, чтобы их извлечение из дела было невозможно, а выдача инвентарного дела исполнителям в полном объеме (кроме материалов первой группы хранения) ограничивалась.

Все выявленные ошибки и неточности должны вноситься как текущие изменения в соответствии с требованиями раздела 11 данных Рекомендаций.