Контроль как функция управления

Министерство по образованию  и науке Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

«Челябинский Государственный  Университет»

Факультет ИЭкОБиА

Кафедра Экономики отраслей и рынков

 

 

 

 

Реферат по дисциплине

«Управление в таможенных органах»

На тему: «Контроль как  функция управления»

 

 

 

Выполнила: Маренина Ксения

Гр. 22Т – 502

Проверила: Михеева О.Н.

 

 

 

 

г.Челябинск

2012 год

 

Содержание

 

1. Введение…………………………………………………………….…...….3
2. Понятие и сущность контроля…………………………………………….4
3. Виды контроля………………………………………………………….…..5
4. Процесс контроля…………………………………………………………..8
5. Заключение……………………………………………………………..…12
6. Список используемой литературы……………………………………………………………...…13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Контроль является важным признаком  содержания государственного управления. Контроль явление многогранное и  многоплановое. В зависимости от того, на каком уровне и относительно чего рассматривается, контроль может  быть охарактеризован как форма  или вид деятельности, как принцип, как функция.

Исходя из понимания сути контроля в сфере управления как наблюдения за соответствием деятельности руководимого объекта предписаниям, полученным от руководящего субъекта, и исполнением  принятых решений, он является конкретным самостоятельным видом работы. Функция  контроля в государственном управлении состоит в анализе и сопоставлении  фактического состояния той или  иной отрасли с требованиями, стоящими перед ней, отклонений в исполнении поставленных заданий и причин таких  отклонений, а также в оценке деятельности и целесообразности именно такого пути. Такая специфичность предназначения контроля, как отмечают в своих  трудах исследователи этой проблемы, и дает возможность выделить его  среди других функций управления, создать специальные органы, которые  не исполняют, или почти не исполняют  иных, кроме контроля, государственных  функций, определить компетенцию таких  органов.

Необходимость в контроле обусловлена  следующими обстоятельствами:

· предупреждение возникновения кризисных  ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие  при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий  окружающей среды и поведения  людей. Таким образом, функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризисную ситуацию;

· поддержание успеха. Положительной  стороной контроля является поддержка  всего успешного в деятельности организации. Определяя успехи и  неудачи организации и их причины, руководители получают возможность  достаточно быстро адаптировать организацию  к динамичным условиям внешней среды  и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

Именно контроль можно считать  одним из важнейших факторов успешной деятельности, гарантией качества работы организации. Эффективность функционирования бизнеса в современных условиях очень сильно зависит от существования  на предприятии налаженной системы  управленческого контроля.

 

2. Понятие и сущность контроля

Контроль - это основная функция  управления, посредством реализации которой осуществляется наблюдение за процессом функционирования единой системы таможенных органов, сбор данных о ходе, условиях, состоянии и  результатах деятельности подчиненных  в тот или иной момент времени.

Контроль за реализацией принятых решений направлен на выявление  соответствия таможенной деятельности поставленным задачам, своевременное  внесение в зависимости от изменений  обстановки необходимых коррективов  в ранее принятые решения и  утвержденные планы.

Главной задачей контроля является выявление отклонений от параметров, заданных при планировании, и вскрытие причин, их порождающих, а также положительных  моментов, дальнейшее развитие которых  может послужить существенному  повышению эффективности всей деятельности таможенного органа.

Конкретные задачи и методы контроля производны от оперативно-служебной  обстановки.

Контроль ведется в двух направлениях: с одной стороны, начальник таможенного  органа контролирует работу своих заместителей и непосредственно подчиненных  начальников отделов, таможенных постов и других структурных подразделений, а с другой - совместно с ними по единому плану проверяет деятельность структурных подразделений.

Для реализации функции «контроль» требуется выполнить такие управленческие работы как определение объектов, сроков, методов контроля; определение  исполнителей контроля и их подготовка; подготовка объекта контроля; осуществление  контроля; обработка данных контроля и их реализация. Контроль необходим  не только при рассмотрении результатов  исполнения управленческих решений, но и для анализа и оценки управления в целом.

При создании подразделения, осуществляющего  функции контроля, необходимо определиться с кругом его задач. Практика показывает, что основными задачами подразделений  такого рода являются:

- совершенствование сложившейся системы учета и отчетности в целях более рационального использования имеющихся ресурсов;

- осуществление документального контроля с целью проверки соответствия процессов учета действующему законодательству и бухгалтерским правилам;

- проверка правильности определения себестоимости продукции (оказанных услуг);

- предотвращение злоупотреблений (персонала, ответственных лиц) и санкций (со стороны налоговых и других внешних контрольных органов);

- анализ бухгалтерской и налоговой отчетности, контроль за правильностью ее составления и своевременностью предоставления руководству компании для принятия эффективных и актуальных управленческих решений.

 

3. Виды контроля

Контроль - это критически важная и  сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в  первую очередь, состоит в том, что  контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно  менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть  своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого  не поручал. Контроль есть фундаментальный  элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать  полностью в отрыве от контроля.

 

Предварительный контроль

Его цель: предупреждение нарушений  нецелесообразности, необычности действий и решений. Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации  могут быть замаскированы среди  других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных  структур редко относят к процедуре  контроля, они как таковые позволяют  осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным  потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку  правила и линии поведения  вырабатываются для обеспечения  выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные  инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в  административный аппарат управления квалифицированных людей, то всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие ресурсы

Предварительный контроль в области  человеческих ресурсов достигается  в организациях за счет тщательного  анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных  обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для  того, чтобы убедиться, что принимаемые  работники окажутся в состоянии  выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить  документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Во многих организациях предварительный  контроль человеческих ресурсов продолжается и после найма сотрудников  в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно  нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже  имеющимся у них знаниям и  навыкам, прежде чем приступать к  фактическому исполнению своих обязанностей.

Материальные ресурсы

Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают  обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки  стандартов минимально допустимых уровней  качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит  в выборе такого поставщика, который  убедительно доказал свои возможности  поставлять материалы, соответствующие  техническим условиям. К методам  предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение  их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также  осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации  потребуются наличные средства, эти  средства у нее будут. Бюджеты  устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

 

Текущий контроль 

Его цель: выявить и своевременно пресечь нарушения и отклонения. Основывается на обратной связи, как  это, собственно, следует из его названия: текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Чаще всего  его объектом являются подчиненные  сотрудники, а сам он традиционно  является прерогативой их непосредственного  начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих  проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям  развиться, они могут перерасти  в серьезные трудности для  всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических  результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Как правило, все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние  ресурсы, преобразуют внешние ресурсы  для внутреннего использования, следят за значительными отклонениями от намеченных целей, корректируют эти  отклонения для обеспечения достижения целей.

 

Заключительный контроль

Его цель: установить результативность, законченность, экономичность, целесообразность. Скрыть упущения и недостатки. При  текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих  работ для того, чтобы достичь  требуемых целей и решить возникающие  проблемы прежде, чем это потребует  слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичны работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации: если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

 

4. Процесс контроля

В  процессе  контроля  есть  три  четко  различимых  этапа:  выработка

стандартов  и  критериев,  сопоставление  с  ними  реальных  результатов   и

принятие необходимых  корректирующих действий. На  каждом  этапе  реализуется комплекс различных мер.

 

Первый этап процесса  контроля   демонстрирует,  насколько  близко,  в

сущности, слиты функции  контроля и планирования. Стандарты  – это  конкретные цели, прогресс в отношении  которых  поддаётся  изменению.  Эти  цели  явным образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые  для контроля,  должны  быть  выбраны  из  многочисленных   целей   и   стратегий организации.