Государственная система документационного обеспечения управления

1. Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения

 Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) - совокупность принципов  и правил, устанавливающих единые  требования к документированию  управленческой деятельности и  организации работы с документами  в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в  учреждениях и общественных организациях

ГСДОУ включает в себя настоящие  Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные  и методические документы по вопросам документационного обеспечения  управления.

 Основная цель ГСДОУ  - упорядочение документооборота, сокращение  количества и повышение качества  документов, создание условий для  эффективного применения прогрессивных  технических средств и технологий  сбора, обработки и анализа  информации, совершенствование работы  аппарата управления.

. В развитие Основных  положений ГСДОУ разрабатываются  и утверждаются нормативные и  методические документы по совершенствованию  документационного обеспечения  управления:

общесоюзные - Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам;

отраслевые - министерствами и ведомствами СССР и союзных республик;

республиканские - Советами Министров союзных республик.

Нормативные документы министерств  и ведомств по вопросам документационного  обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных  им Законом СССР "О предприятиях в СССР" и другими законодательными актами.

 Документационное обеспечение  управления в организации осуществляется  специальной службой, подчиненной  непосредственно руководителю организации.

 Должностные лица организаций  при работе с документами руководствуются  требованиями Основных положений  ГСДОУ и принятых в ее развитие  общесоюзных, отраслевых и республиканских  нормативных и методических документов .

При работе с документами, подпадающими под действие специальных  положений, должностные лица организаций  должны руководствоваться этими  положениями.

 Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения распространяются на  все системы документации органов  государственного управления Союза  ССР, союзных и автономных республик,  суда, прокуратуры, арбитража, а  также учреждений, организаций и  предприятий, включая документы,  создаваемые средствами вычислительной  техники и микрографии .

 Документационное обеспечение  деятельности организаций, действующих  в соответствии со специальными  положениями, а также порядок  работы с секретными документами  и документами "ДСП" устанавливаются  специальными инструкциями.

Общие требования к документам и службам документационного  обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования  на единой основе документационного  обеспечения управления и повышения  его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения  их качества, работ службы документационного  обеспечения на базе научной организации  труда и внедрения новейших технических средств .

 Работа архива организации  и формы его участия в документационном  обеспечении управления регламентируются  Основными правилами работы ведомственных архивов.

Общие требования разработаны  в соответствии с законами СССР и  союзных республик, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления  контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и  их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки  информации с учетом опыта практического  использования унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

. Единые требования ко  всем системам документации внедряются  путем издания государственных,  республиканских и отраслевых  стандартов и инструкций по  вопросам документационного обеспечения  управленческой деятельности, учитывающих  специфику республики (отрасли), а  также отраслевых унифицированных  систем документации, типовых номенклатур  дел, типовых перечней документов  с указанием сроков их хранения.

На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные  акты, организующие документационное обеспечение управления.

Учреждения государственной  архивной службы СССР оказывают министерствам  и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации  системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе  документационного обеспечения, указанные  в п. 1.5, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения  управления.

2.Общероссийские  классификаторы. Общероссийский классификатор  управленческой документации.

Единая система  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной информации включает в себя Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОКУД послужил заменой другого  более раннего классификатора —  Общесоюзного классификатора управленческой документации.

Разработан ОКУД для решения задач по регистрации форм документов, уменьшению числа применяемых форм, отказа от неунифицированных форм документов, систематизации информационных потоков в народном хозяйстве, контролю форм и информации в сфере управления.

Общероссийские  унифицированные формы документов (межотраслевые и межведомственные) служат объектами в разработанной  классификации ОКУД. Формы документов утверждаются ведомствами РФ.