Организационная и производственная структура

- работники стремятся избегать  общения с руководством и налаживать неформальные социальные контакты.

Формальная организация может  быть признана полезной только при  выполнении условий, что нет альтернатив принятия управленческих решений и не возникает существенных побочных факторов, оказывающих влияние на деятельность руководителей. При соблюдении этих условий формальная организация позволяет достаточно быстро и без двусмысленностей доводить до подчиненных свои решения, а также реализовать необходимый контроль. Но в других случаях формальная структура может быть признана малоэффективной.

Неформальная структура  организации.

Для того чтобы понять предназначение неформальной структуры в современной  организации, приведем мнение Р. Стюарда  о том, что неформальная структура показывает, не как должна работать организация, а как она работает в действительности.

Представим себе такую организацию, в которой все производственные и личные проблемы и вопросы решаются с помощью формальной структуры, основанной только на вертикальных иерархических  связях, т.е. они решаются бюрократическим  путем через посредничество вышестоящих  руководителей разных уровней. При  этом возникают трудности, которые  невозможно преодолеть в рамках формальной организационной структуры, например:

- неудобство использования вертикальных  связей и потеря времени в  ходе решения множества постоянно  возникающих повседневных проблем,  которые гораздо проще решать  путем договоренностей или обмена, используя горизонтальные коммуникации;

- руководители высокого уровня  не могут знать обстановку  в подразделениях в деталях,  они не в курсе мелких проблем  подчиненных (в чем, собственно, у них нет необходимости), но, согласно  правилам формальной структуры,  исполнители должны поставить  в известность руководство об  отсутствии любой мелкой детали  или услуги, о любом нарушении  (которые могут в значительной  степени затормозить производство), используя вертикальные коммуникативные  связи, что, по понятным причинам, требует времени и может понизить эффективность производственного процесса;

- изначальная ориентация на  статусы, а не профессиональные  знания или личностные качества  членов организации может привести  к серьезной проблеме мотивации  наиболее профессионально подготовленных  работников;

- из-за отсутствия горизонтальных  коммуникаций члены организации  не могут удовлетворить свои  потребности в общении друг  с другом (при решении собственных  личных проблем, не связанных  напрямую с производством, но  зависящих от членов социальных  групп организации).

Все эти проблемы позволяет решить неформальная структура организации. Неформальная структура организации (или просто неформальная организация) представляет собой спонтанно сложившуюся систему социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее длительного межличностного и внутригруппового общения.

Таким образом, неформальная организация  построена на системе социальных обменов, осуществляемых на межличностном  уровне или уровне первичных социальных групп, которые не включены в иерархические  формальные связи. Ценностные ориентации членов организации в системе  неформальных связей принципиально  иные, нежели в рамках формальной структуры. В процессе функционирования неформальной структуры члены организации  ориентируются не на занимаемый ими  статус и выполнение целевых функций, а на следующие личностные качества:

- особые знания, навыки и интуицию, приписываемые определенным личностям независимо от их статуса (общение с экспертом);

- качества наиболее удобного партнера по деловому сотрудничеству (территориальная близость, владение информацией, наличие необходимых деловых связей и т.д.);

- качества инструментального лидера, которые заключаются во владении ресурсами, необходимыми для достижения целей партнеров;

- качества эмоционального лидера, которые заключаются в обаянии, наличии других привлекательных личностных качеств.

 Неформальная структура распадается практически на две сферы - делового сотрудничества и социально-психологического межличностного общения. Первая сфера связана с достижением целей организации или ее подразделений, носит ярко выраженный деловой характер. В данном случае неформальная структура служит для того, чтобы решать те проблемы деятельности организации, которые невозможно решать с помощью формальных связей.

Вторая сфера неформальной структуры основана на межличностных связях, формирующихся на основе чувства приязни или неприязни, чувстве принадлежности к одной группе (например, по принципу одной национальности, землячества, общих интересов и т.д.), чувстве превосходства или, наоборот, ущербности и т.п. Эта сфера не ориентирована на достижение организационных целей, и ее основу составляют прежде всего эмоции и личностные интересы (эту часть неформальной структуры [3].

Хотя эти сферы неформального  общения различаются, в реальных ситуациях они, как правило, неразрывно связаны. Для понимания этой связи  обратимся к формальной структуре  Р. Стюарда на рис. 18. Внутри изображенной на этом рисунке формальной структуры могут возникнуть неформальные отношения, которые показаны на рис. 18 и могут рассматриваться как внутренние, не видимые постороннему наблюдателю связи между структурными единицами, осуществляемые в рамках неформальной структуры.

Рис. 2. Неформальная структура организации

Так, бухгалтер поднимается в  структуре и становится доверенным лицом генерального директора, например, в силу того, что они вместе учились. Директор завода А опытный, волевой руководитель, и генеральный директор рассчитывает на него в первую очередь. Директор завода В молод и не имеет должного авторитета у подчиненных и руководства, поэтому с ним считаются в меньшей степени. Помощник генерального директора имеет высокий должностной статус в формальной структуре организации, но реально выполняет отдельные поручения, является, так сказать, «мальчиком на побегушках», поэтому его положение в неформальной структуре отнюдь невысокое, генеральный директор не испытывает к нему симпатии и имеет намерение заменить его. Таким образом, происходит взаимопроникновение инструментальных, деловых черт неформальной структуры и социально-психологических моментов.

Одним из важных последствий функционирования неформальной структуры можно считать  создание неформальных ассоциаций членов организации - коалиций, представляющие собой первичные социальные группы; они основаны на межличностных отношениях, а их члены связаны взаимными обязательствами. Коалиции могут быть чрезвычайно активны и действовать как единое целое, преследуя достижение целей неформальных лидеров или только членов данной коалиции. При взгляде со стороны действия коалиций часто непонятны и не поддаются объяснению с точки зрения формальной структуры организации. Например, члены коалиции, которую составляют руководители подразделений, могут заблокировать важное и нужное решение руководства организации только потому, что оно не устраивает одного из членов коалиции (остальные будут голосовать в поддержку своего человека). Кроме того, такая коалиция способна оправдать неправильные и опасные для организации действия одного из своих членов. По мнению многих исследователей организации, коалиции часто представляют опасность для престижа высокого руководства организации.

Но неформальные ассоциации могут  быть и весьма полезны для достижения организацией своих целей. Например, постоянное общение специалистов между собой в рамках неформальной структуры может привести к выработке важных управленческих решений, созданию новых видов продукта или услуг, повышению мотивации и усилению неформального контроля за деятельностью отдельных работников [4].

4. Структура управления и производственная структура современной хозяйственной организации. Их взаимосвязь

Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого.

В рамках структуры  протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. С  этой позиции организационная структура - это форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации. Отсюда структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи  между которыми обеспечивают координацию  по их выполнению.

Элементами структуры  управления являются:

• работник управления - человек, выполняющий определенную функцию управления;
• орган управления - группа работников, связанных определенными отношениями, состоящая из первичных групп;
• первичная группа - коллектив работников управления, у которого есть общий руководитель, но нет подчиненных.

Структура управления характеризуется наличием связей между  ее элементами. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи- связи подчинения, возникают при наличии нескольких уровней управления. Вертикальные связи могут носить линейный и функциональный характер.

Линейные связи, означают подчинение линейным руководителям, то есть по всем вопросам управления.

Функциональные имеют место при подчинении по определенной группе проблем функциональному руководителю.

Структура управления должна отражать цели и задачи фирмы, быть подчиненной производству и  изменяться вместе с ним. Она должна отражать функциональное разделение труда  и объем полномочий работников управления; последние определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как  правило, в направлении более  высоких уровней управления. Полномочия руководителей ограничиваются факторами  внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентациями, принятыми  традициями и нормами. Важное значение имеет реализация принципа соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры, - с другой.

Делегирование - передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Ответственность - обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Важно осознать, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и, собственно, ответственность не может быть делегирована.

Объем ответственности - вот одна из причин высоких окладов  у менеджеров, особенно руководящих  крупными корпорациями. У бывшего  президента США Гарри С. Трумэна  на его столе была надпись: "Больше ответственность сваливать не на кого"

Полномочия - ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который  занимает ее в данный момент. Полномочия имеют ограниченный характер. Полномочия и власть отличаются друг от друга. Полномочия - делегированное, ограниченное, присущее данной должности право  использовать ресурсы организации. В то время как власть - реальная способность действовать или  возможность влиять на ситуацию. Таким  образом, полномочия - это право делать, а власть - это возможность.

Важно понять, что  появившаяся в итоге разработки организационная структура - это  не застывшая форма, подобная каркасу  здания. Поскольку организационные  структуры основываются на планах, то существенные изменения в планах могут потребовать соответствующих  изменений в структуре. И в  самом деле, в действующих организациях к процессу изменения организационной  структуры следует относиться как  к реорганизации, т.к. этот процесс, как и все функции организации, бесконечен.

Производственная  структура предприятия

В отличие от общей структуры  производственная структура предприятия  представляет собой форму организации  производственного процесса и находит  свое выражение в размерах предприятия, в количестве и составе цехов  и служб, созданных на предприятии, их планировке, а также в составе, количестве и планировке производственных участков и рабочих мест внутри цехов, создаваемых в соответствии с  расчленением процесса производства на крупные звенья, частичные производственные процессы и производственные операции.

Производственная структура  характеризует разделение труда  между подразделениями предприятия  и их кооперацию. Она оказывает  существенное влияние на технико-экономические  показатели производства, на структуру управления предприятием, организацию оперативного и бухгалтерского учета.

Производственная структура  предприятия динамична. По мере совершенствования  техники и технологии производства, управления, организации производства и труда совершенствуется и производственная структура. Совершенствование производственной структуры создает условия для  интенсификации производства, эффективного использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов, повышения  качества продукции.