Информационное обеспечение коммерческой деятельности

оглавление

 

 

 

Введение

 

Коммерческая информация - это сведения о сложившейся ситуации на рынке различных товаров и услуг. Сюда относят количественные и качественные показатели торговой деятельности фирмы (коммерческой структуры, торгового предприятия и т.п.), различные сведения и данные о коммерческой деятельности (цены, поставщики, конкуренты, условия поставок, расчеты, ассортимент товаров)

В условиях рынка информация является одним из важнейших элементов управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Информационное обеспечение с позиции рынка - дело совершенно новое, и поэтому требуется его целенаправленное освоение.

В настоящее время предприниматели в большей степени действуют интуитивно, без какого-либо научного обоснования своих действий, вследствие чего совершается огромное количество ошибок, ведущих к возникновению кризисных ситуаций. Несмотря на наличие большого количества российских и западных изданий (учебников, пособий) по коммерческой деятельности, их применение ограничено различиями в условиях, в которых организации осуществляют свою деятельность, так как в каждом государстве существуют свои особенности правового и экономического развития.

Актуальность данной темы обусловлена высокой степенью зависимости конечных финансовых результатов деятельности фирмы от эффективности осуществления ею коммерческой деятельности. Защита коммерческой информации в таких условиях необходима.

Цель работы – исследовать информационное обеспечение коммерческой деятельности магазина «Ленторг».

1. Рассмотреть роль информации в коммерческой деятельности;

2. Исследовать информационное обеспечение коммерческой деятельности;

3. Проанализировать способы защиты компьютерной информации;

4. Исследовать коммерческую информацию магазина «Ленторг» и определить особенности ее защиты.

Объект исследования - коммерческая информация магазина «Ленторг». Предмет -  информационное обеспечение коммерческой деятельности магазина «Продукты».

 

 

 

Глава 1. Информационное обеспечение коммерческой деятельности. Понятие и виды

 

1.1. Роль информации в коммерческой деятельности

 

Распространение информации уже немыслимо без применения новых информационных технологий. Новые информационные технологии уже давно прошли тот этап, когда они разрабатывались для внутренних потребностей той или иной организации, превратившись в самостоятельный и довольно прибыльный вид бизнеса, направленный на удовлетворение разнообразных информационных потребностей широкого круга пользователей [1, с. 113].

Уже ни для кого не секрет, что в мировой экономике в настоящее время доля компьютерных и информационных технологий очень существенна. Компьютерно-информационная индустрия, как и всякая другая индустрия развивается по привычным экономическим законам. Но все-таки она имеет некоторые существенные особенности, которые в корне отличают ее от всей предыдущей социально-экономической практики [4, с. 39].

Информация – это сообщение о чем-либо. К информации предъявляются следующие требования:

1. достоверность — должна быть аргументированной и полной при ее получении и выдаче;
2. надежность — должна постоянно накапливаться в достаточном объеме и обновляться;
3. оперативность — должна быть конкретной и качественной, чтобы обеспечивать своевременное принятие коммерческих решений;
4. систематичность — ее сбор должен проводиться непрерывно и системно;
5. комплексность — должна отражать в комплексе деятельность торгового предприятия, а также данные о рынке и внешней среде.

Под индустрией коммерческого распространения информации понимается индустрия, предоставляющая потребителям и пользователям информационные продукты и услуги в коммерческом режиме; основанная на применении новых информационных технологий, под которыми подразумеваются современные виды информационного обслуживания, организованные на базе средств вычислительной техники и средств связи.

В деятельности крупных фирм, в особенности в ТНК, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм система внутрифирменной информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающих со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений [10, с. 90].

Особую роль для фирм имеет внешняя информация, поступающая из внешней среды. Чаще всего такой информацией является информация о конъюнктуре, которая складывается на рынке. Особую важность эта информация приобретает для фирм и предприятий, собирающихся выходить на рынок. Эта информация разрешает такие важные проблемы для фирм: что производить, в каком объеме, и для кого будет выпускаться продукция. Без решения этих проблем, фирма обречена. Информация подобного рода может быть получена или куплена за определенную сумму у специализированных компаний, занимающихся сбором информации, у фирм-конкурентов, статистических органов, кроме того, может быть получена из средств массовой информации и других источников. Таким образом, информация играет огромную роль и является неотъемлемой частью ее функционирования.

В нашей стране основу информационной инфраструктуры составляют сетевые технологии - область достаточно новая и очень быстро развивающаяся. Ведется широкомасштабное оснащение вычислительной техникой самых разных предприятий и организаций. Создаются условия для свободного доступа потребителей к хранимой в системах информации благодаря организации специализированных рабочих мест локальных вычислительных систем и многоуровневых разветвленных вычислительных сетей. Кроме новейших наземных, все более актуальным становится использование информационных технологий спутниковых сетевых систем. В результате дальнейшего развития инфраструктуры должны быть созданы реальные условия для функционирования на предприятиях, в банках, финансовых, коммерческих организациях автоматизированных офисов, предоставления пользователям полного спектра услуг по обработке документации, включая контроль и защиту данных в мировых телекоммуникационных сетях.

Стратегия коммерческой информации подразумевает также профессиональную подготовку и переподготовку кадров в области эффективного использования информационных и телекоммуникационных ресурсов.

1.2. Информационное обеспечение  коммерческой деятельности

 

Коммерческая информация – это сведения о сложившейся ситуации на рынке различных товаров и услуг. Сюда относят количественные и качественные показатели торговой деятельности фирмы (коммерческой структуры, торгового предприятия и т.п.), различные сведения и данные о коммерческой деятельности:

- цены,

- поставщики,

- конкуренты,

- условия поставок,

- расчеты,

- ассортимент товаров и др.) [5, с. 62]

Назначение коммерческой информации состоит в том, что она позволяет торговым организациям проводить анализ своей коммерческой деятельности, планировать ее, осуществлять контроль за результатами этой деятельности.

Коммерсанту для успешной работы необходима коммерческая информация. Ему нужна постоянная информация о клиентах, конкурентах, дилерах. Рыночная ситуация постоянно меняется или может измениться в любую минуту. И если не налажено непрерывное обновление информационных данных, фирма может вовремя не отреагировать на те или иные изменения, а значит, не избежать неприятных последствий. Тот, кто владеет информацией, способен предвидеть неожиданности и противостоять им.

В последнее время все большее распространение получает покупка информации у различных фирм, основным видом деятельности которых является «производство и продажа чистой информации». Так, в настоящее время создано Международное бюро информации и телекоммуникации (МБИТ), специализирующееся на создании информационной инфраструктуры рынка. В МБИТе создана баз данных экспортеров и импортеров России. В частности на рынке предлагается база данных «Партнер-2», содержащая 3,5 тыс. наиболее крупных экспортеров и импортеров с указанием их адресов, факсов, телефонов, полной номенклатуры товаров, которыми торгует та или иная фирма.[5, с.64]

В условиях рынка информация является одним из важнейших элементов управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Информационное обеспечение с позиции рынка — дело совершенно новое, и поэтому требуется его целенаправленное освоение.

Информационное обеспечение включает получение, передачу, обработку, накопление и реализацию информации. Вся эта цепочка связана с многоступенчатым продвижением, анализом и систематизацией информации. При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации. Выделяются несколько видов исходной информации: информация, характеризующая все стороны деятельности торгового предприятия; информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы.

Вся функционирующая информация интегрируется в единую информационную базу, или в информационную систему. Преимущество интегральной информации заключается в следующем:

1. разрозненные информационные потоки и блоки объединяются в единый информационный массив;
2. уменьшается вероятность допускаемых ошибок в обрабатываемой информации;
3. возрастает скорость обработки и обмена информацией;
4. повышается эффективность использования результирующей информации.

Высокий динамизм развивающегося потребительского рынка требует применения современных технических средств, создания и функционирования информационной системы.

К разработке информационного обеспечения предъявляется ряд требований:

• регистрируемые экономические и коммерческие параметры и нормативные показатели должны иметь конкретное содержание;
• повышение надежности выполняемых логических процедур; рациональная интеграция обработки информации при минимальном ее дублировании;
• необходимая избыточность информации, позволяющая пользователям получать разновариантные результаты.

Информационные технологии широко используются в различных сферах деятельности коммерческой организации.

В соответствии с базовыми принципами коммерческой и производственной сферы созданы пакеты прикладных программ для автоматизации различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Например, программный продукт «Альт-Инвест-Прим» фирмы «Альт» предназначен для проведения экспресс оценки коммерческой привлекательности инвестиционных проектов, не требующих дополнительной проработки исходной информации. Программа позволяет провести отбор проекта из большого потока коммерческих предложений, оценить потенциальную коммерческую привлекательность проекта, выбрать направления его дальнейшей проработки.

Универсальный системой прикладного прогнозирования является программный продукт «Forecast Expert»,разработанный фирмой Про-Инвест-Консалтинг. В качестве прогнозируемых показателей могут выступать параметры сфер производства и обращения – цены мирового рынка, спрос на изделия, объемы закупок при увеличении объема производства и другое.

В сфере маркетинга в качестве примера прикладной программы следует назвать программный продукт Marketing GEO, который содержит большой объем статистической информации о регионах и городах, предприятиях и позволяет выполнять необходимые аналитические операции для определения емкости рынка, объема рынка, темпов роста рынка, уровня конкуренции по статистическим данным и другое [1, с. 14].

В области логистики и управления удачно используется система ЭСВОД, созданная в США. Эта система позволяет увязать действия транспортных и экспедиторских компаний в вопросах обеспечения доставки товаров клиентуры.

В настоящее время возрастает спрос на программное обеспечение автоматизации управления предприятием в целом. Основными программными продуктами данного класса являются «БОСС-Компания», «Парус», «Галактика», «Олимп». Так, система программ «1 С: Предприятие 7.х» (версии 7.5 и 7.7) обеспечивает интегрированное ведение учета, которое включает единую систему ведения нормативно-справочной информации, автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета заработанной платы в бухгалтерском учете, финансовый учет по нескольким юридическим лицам, консолидированный управленческий учет. [4, с. 33]