Теоретические основы использования рабочего времени

1. Изучение затрат машинного (аппаратурного) времени. Анализ проводится путем сопоставления фактических режимов выполнения данной операции с режимами работы оборудования по паспорту, нормативам, технологии.
1. Анализируются фактические затраты времени на элементы операции, выполняемые вручную. Прежде всего выясняют – все ли эти элементы необходимы, а потом определяют возможность замены отдельных приемов более рациональными, а также возможность перекрытия машинным временем отдельных элементов ручной работы.

На основании данных анализа  определяется состав операции и продолжительность  выполнения как отдельных ее элементов, так и всей операции в целом.

Проведение выборочного хронометража несколько отличается от хронометража по текущему времени. С его помощью замеряются и изучаются только отдельные элементы работы – приемы и действия. Поэтому операции не расчленяются на составляющие ее элементы, а выделяется только интересующий наблюдателя прием и действие.

Выборочный способ хронометража применяется в основном при измерении нециклических затрат времени, например, на смену инструментов и т.д.

Метод цикловых замеров является разновидностью выборочного хронометража. Он используется для измерения времени отдельных приемов или движений, замерить которые с помощью секундомера невозможно (продолжительность менее 3 сек.).

Поэтому такие кратковременные  элементы операций объединяются в группы, и затраты времени замеряются по группам отдельных приемов, а  затем определяется длительность каждого  из них.

1.2.3. Фотография  рабочего дня

В зависимости от вида наблюдаемого объекта фотография использования  рабочего времени может выступать  как фотография рабочего дня (ФРД), фотография времени использования оборудования (ФИО) и фотография производственного  процесса (ФПП).

С помощью ФРД изучают  использование рабочего времени  лучшими рабочими с целью распространения  их опыта, проектируют наиболее рациональное (принимают за норму) распределение  времени рабочей смены по категориям затрат времени, анализируют потери рабочего времени и причины, вызывающие их, с целью выработки мероприятий  по устранению неполадок и улучшению  использования рабочего времени.

Фотография рабочего дня  позволяет вскрывать резервы  повышения производительности труда  за счет ликвидации потерь рабочего времени.

Порядок проведения фотографии рабочего дня. Изучение и анализ рабочего времени с помощью ФРД выполняется обычно в четыре этапа:

1. подготовка к наблюдению;
2. проведение самих наблюдений за выбранным объектом;
3. обработка и анализ данных наблюдения;
4. разработка мероприятий по устранению потерь рабочего времени и проектирование нормального баланса рабочего дня.

В процессе подготовки к  проведению ФРД выбирается объект исследования, подробно изучаются и фиксируются  на специальном бланке организационные  и технические условия выполнения работы, а также производственная обстановка.

При проведении непосредственно  ФРД на протяжении целой смены (или  части ее) непрерывно фиксируются  все без исключения затраты рабочего времени.

Этап обработки и анализа  материалов наблюдений включает определение фактической продолжительности каждого зафиксированного элемента работы, индексацию элементов работы соответственно принятой схеме классификации затрат рабочего времени, составление фактического баланса рабочего времени.

На последнем этапе  проведения ФРД проектируется более  уплотненный нормативный баланс рабочего дня, поскольку предусматриваются  мероприятия по ликвидации потерь рабочего времени. Таким образом, величины нормированных  затрат рабочего времени (в мин. и %) по всем категориям затрат времени  образуют нормальный (или рациональный) баланс рабочего дня.

Соотношение данных фактического и нормативного баланса позволяют  определить специальные коэффициенты (коэффициент возможного уплотнения рабочего дня и коэффициент возможного повышения производительности труда).

ФРД бывают:

• индивидуальные, групповые, бригадные и самофотографии;
• непрерывные и маршрутные (прерывные);
• цифровые, графические, фото-киносъемки, осциллограммы.

1.2.4. Метод моментных  наблюдений

ММН заключается в следующем: выделяется производственный участок, на котором изучаются потери рабочего времени. Наблюдатель периодически обходит весь участок по заранее намеченному маршруту. За каждый обход он записывает за каждым рабочим необходимые категории затрат рабочего времени, например:

• работа обозначается индексом Р;
• простои по организационно–техническим признакам – ПО, по вине рабочего – ПР и т.д.

Имея данные ММН, рассчитывают коэффициент использования рабочего времени, показатели потерь и возможное повышение производительности труда за счет устранения ряда потерь.

ММН, хотя и дает возможность  охватить значительное число объектов, но позволяет судить только о некоторых  категориях рабочего времени. Поэтому  с помощью этого метода нельзя получить более подробный баланс рабочего времени, чем при ФРД.

Преимущество ММН по сравнению  с ФРД заключается в значительно  меньших затратах на наблюдения.

 

2. Анализ затрат  рабочего времени персонала управления  ООО «Русинокс»

2.1. ООО «Русинокс»

Для анализа затрат рабочего времени используем метод фотографии рабочего дня (ФРД)

Таблица 1. Фото рабочего дня  директора фирмы «Русинокс»

№ п/п	Наименование вида работ	Продолжительность	Время, мин.
1	Приход, подготовка рабочего места	8:00-8:15	15
2	Координация сотрудников  по телефону и электронной почте	8:15-8:35	20
3	Просматривает документы, входящую корреспонденцию от зарубежных партнеров	8:35-8:55	20
4	Личные нужды	8:55-9:00	5
5	Проведение совещания  по предстоящей выставке ИноксЭкспо	9:00-9:30	30
6	Анализ оперативной ситуации	9:30-9:50	20
7	Работа с текущей документацией	9:50-10:30	40
8	Приём заказчиков	10:30-11:30	60
9	Личные нужды	11:30-11:35	5
10	Подготовка договоров  поставки	11:35-11:55	20
11	Личный звонок	11:55-12:00	5
12	Обед	12:00-13:00	60
13	Деловая встреча с поставщиком	13:00-13:45	45
14	Обход отделов, сбор информации у сотрудников	13:45-14:00	15
15	Разработка плана совершенствования системы организации труда	14:00-14:35	35
16	Обработка документов, их рассмотрение и подписание	14:35-15:05	30
17	Разговор с заместителем	15:05-15:30	25
18	Личные нужды	15:30-15:40	10
19	Обсуждение заказа с поставщиками по телефону	15:40-16:00	20
20	Разговор с руководителем  отдела закупок	16:00-16:15	15
21	Составление указаний и распоряжений на следующий день	16:15-16:30	15
22	Анализ дня и составление  планов на завтра	16:30-17:00	30

 

Для простоты объединим данные затраты времени в группы:

1) Инструктаж, контроль и  управление;

2) Организационно-административная  деятельность;

3) Социально-бытовая деятельность;

4) Затраты на личные  нужды.

Составим сводную таблицу  затрат.

Таблица 2. Затраты времени  директора

№	Наименование группы	Время, мин.	%
1	Инструктаж, контроль и управление производственным процессом	370	77
2	Организационно-административная деятельность	70	15
3	Социально-бытовая деятельность	5	1
4	Личные надобности	35	7
Итого:		480	100

 

Необходимо оценить распределение  рабочего времени с точки зрения эффективности его использования. Для этого определим:

1) Степень экстенсивного  использования рабочего времени,  который оценивается величиной  коэффициента экстенсивности К_э, рассчитываемого по формуле

К_э = (Ф - П) /Ф = 1 - П /Ф ,

Где:

Ф - фонд рабочего времени  с учетом обеденного перерыва (мин),

П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе (мин).

Таким образом:

К_з =(440-40)/480=0,83

Данный коэффициент показывает степень загруженности работой  руководителя. Как видно из расчетов, директор фирмы загружен работой  на 83 процента.

2) Определим К _отл, т. е. показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы. Он рассчитывается по формуле:

К _отл = ОТЛ/Ф,

Где:

ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин)

К _отл =40/480=0,08

3) Рассчитаем коэффициент  потерь рабочего времени по  вине руководителя, используя формулу:

К_прв = ПР / Ф,

где,

ПР – перерывы, зависящие от работника

Ф – фонд рабочего времени  без учета обеденного перерыва

К_прв =20/480=0,04

Таким образом мы выяснили, что загруженность рабочего дня у директора находится в нормальных пределах, но 83% - это все же мало для эффективного использования рабочего времени, и необходимо немного изменить структуру затрат.

Показатель, характеризующий  величину затрат времени на регламентированные перерывы составил 8%, что это говорит  о том, что руководитель использует своё рабочее время вполне эффективно и процент времени.

Также мы видим. Что существуют потери рабочего времени по собственной  вине. Эти показатели нежелательны, их нужно постараться устранить, и использовать своё рабочее время  более рационально.

 

3. Тайм-менеджмент  как система управления временем

Тайм-менеджмент (управление временем) - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

3.1 Структура управления  временем

В тайм-менеджменте можно выделить следующие этапы:

1. Анализ.

2. Моделирование стратегий  с учётом проведённого анализа.

3. Целеполагание.

4. Планирование и расстановка приоритетов.

5. Реализация намеченных целей.

6. Контроль достижения  цели, выполнения планов, подведение  итогов по результатам. 

3.2. Методы упорядочивания  рабочего времени

3.2.1. Метод «Альп»

Включает пять стадий:

1. Упорядочение заданий;

2. Оценка продолжительности  действий;

3. Резервирование времени  (в соотношении 60:40);

4. Принятие решений по  приоритетам и перепоручениям;

5. Контроль учета выполненного.

 

3.2.2. Анализ АВС

Эта техника основана на том, что части в процентах  наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три  класса в соответствии с их значимостью.

Главные закономерности анализа-АВС:

• Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
• Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
• Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования ABC анализа  необходимо следовать следующим  правилам:

• составить список всех будущих задач;
• систематизировать их по важности и установить очередность;
• пронумеровать эти задачи;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
• задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;
• задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению;
• задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.