Трудовая книжка. Общие сведения

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

Прием на работу оформляется  приказом по личному составу.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному  составу:

1. Оформление приказа не имеет  четких указаний ГОСТа, поэтому  возможны различные варианты  составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами.⁴

2. Номер (индекс) пишут с большой  буквы «К», что означает приказ  по кадрам.

3. Заглавие – «По личному  составу».

4. Констатирующая часть в приказе  может отсутствовать.

5. Распорядительные пункты  оформляют в последовательности:

- прием на работу;

- перевод или перемещение  по работе;

- установление разрядов;

- установление разрядов;

- установление категорий  служащим и рабочим;

- возложение временного  исполнения обязанностей;

- предоставление отпусков;

- установление неполного  рабочего дня;

- изменения фамилии;

- увольнение с работы;

- изменение фамилии;

- увольнение работы;

- прекращение работы  в связи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т.д. В организации, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

6. Каждый пункт приказа  обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

7. В пункте приказа  (приказе) при приеме на работу  следует указывать:

- на какую должность;

- в какое подразделение;

- с какой оплатой;

- с какого числа;

- вид работы – постоянная с испытательным сроком; со стажировкой; временная на срок…; по совместительству…;

- особые условия работы  – с принятием материальной  ответственности; с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

8. При переводе сотрудника  на другую работу в приказе указывают:

- вид и причину перевода;

- устанавливаемый оклад;

- длительность, в случае  временного перевода;

- в качестве основания  приводят заявление работника  о переводе на другую работу;

- при переводе на  вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.

 

2. Трудовая книжка. Общие сведения

 

Трудовая книжка–  основной документ, подтверждающий рабочий  стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятии не зависимо от формы собственности.

Закон запрещает иметь  несколько трудовых книжек.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации  предприятия трудовую книжку и в  случае приема на работу – сдать  ее.

Трудовые книжки ведут  на всех работников, проработавших  свыше 5 дней.

Поступающие на работу впервые  предоставляют документ о последнем  занятии; уволенные из рядов Вооруженных  сил – военный билет.

Порядок заполнения, ведения  и хранения трудовых книжек изложен  в «Инструкции и порядке ведения  трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Это основной справочный материал для сотрудников, работающих с трудовыми книжками.

Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии  работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовые книжки вносят сведения:

- о работнике: фамилия,  имя, отчество, дата рождения, образование,  профессия, специальность;

- о работе: прием, перевод, увольнение;

- о награждениях и  поощрениях;

- об открытиях, на  которые выданы дипломы, об  изобретениях и рационалистических предложениях.

Взыскания не вносят в  трудовую книжку.

Все записи в трудовую книжку делают после издания приказа, не позднее недельного срока, а при  увольнении – в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов, должны вестись аккуратно перьевой или шариковой ручкой, черным, синим или фиолетовым цветом.⁵

Фамилию, имя, отчество пишут  полностью, на основании паспорта или  свидетельства о рождении.

Образование удостоверяют соответствующие документы –  дипломы, аттестаты, удостоверения.

Запись о незаконченном образовании подтверждают справки учебного заведения, зачетная книжка.

Трудовые книжки ведут  только по месту основной работы.

Работник организации  своей подписью заверяет правильность внесенных сведений и ставит печать.

2.1. Сведения о работнике

 

При оформлении трудовой книжки в нее необходимо внести сведения о работнике на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего  личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав), а также  сведения об образовании, профессии, специальности, квалификации или наличии специальных знаний работника на основании подлинников документов об образовании (например, аттестата, удостоверения, диплома) или надлежаще заверенных их копий (нотариальной копии или копии, заверенной учебным заведением, выдавшим документ об образовании). При незаконченном образовании запись об этом делается на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и др. Эти сведения указываются на титульном листе трудовой книжки в соответствующих графах без сокращений, как и вообще все записи в трудовой книжке.

Работник, присутствующий при оформлении трудовой книжки, своей  подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист также должно подписать лицо, на которое руководителем организации возложена обязанность по выдаче и ведению трудовых книжек. При этом подпись этого лица на титульном листе должна быть сделана разборчиво (то есть должна быть написана фамилия). На подписанном указанными лицами титульном листе должна быть поставлена печать организации либо печать кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Нередко возникает необходимость внести изменения в сведения о работнике, указанные на титульном листе трудовой книжки, в связи с переменой фамилии, имени или отчества, получением образования либо в связи с ошибками, допущенными при оформлении трудовой книжки. Указанные изменения вносятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Запись делается на титульном листе трудовой книжки. При этом прежняя запись зачеркивается одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых сделаны исправительные записи, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью уполномоченного на выдачу и ведение трудовых книжек лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Что касается записей на титульном листе о полученных образовании, новой профессии, специальности, то они производятся путем дополнения ранее сделанных записей без их зачеркивания или путем заполнения соответствующих строк.

2.2. Сведения о работе

 

При заполнении сведений о работе в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка должно быть указано полное наименование организации-работодателя, а также сокращенное наименование организации при его наличии.

Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу в этой организации делаются на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Если в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, были допущены ошибки, то зачеркивание неточных или неправильных записей делать запрещено. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу), а также в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Каждая запись о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу, вносимая в трудовую книжку, должна быть воспроизведена также в  личной карточке работника, и работник должен быть ознакомлен с записью  в трудовой книжке, о чем он должен расписаться в своей личной карточке.

В любое время по желанию  работника по основному месту  работы работодатель обязан сделать записи о работе по совместительству и об увольнении с работы по совместительству на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (например, справки с места работы по совместительству, трудового договора).

2.3. Записи сведений об увольнениях (прекращение трудового договора)

 

Запись об увольнении работника должна быть сделана в  день увольнения и точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ или иного федерального закона со ссылкой на соответствующий пункт и статью, а также тексту приказа (распоряжения) об увольнении работника.

При этом после записи об увольнении ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек и печать организации (или кадровой службы), а также подпись самого работника. Тем самым заверяются все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, включая запись об увольнении29. Работник расписывается в личной карточке, где воспроизводится запись об увольнении, а при получении трудовой книжки на руки — в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей и них в организации.

Расторжение трудового  договора по инициативе работника:

- уволен(а) по собственному  желанию п.3 ст.77 ТК РФ;

- уволен(а) по собственному  желанию (указывается уважительная  причина);

- уволен(а) по собственному  желанию в связи с нарушением  работодателем нормативных правовых актов п.3 ст.77 ТК РФ.⁶

Трудовая книжка с внесенной в нее записью об увольнении должна быть выдана работнику в день увольнения. При получении трудовой книжки в связи е увольнением работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

При задержке выдачи работнику  трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

В случае если и день увольнения работника (прекращения трудового  договора) выдать трудовую книжку на руки работнику невозможно в связи с отсутствием его на работе либо его отказом от получения трудовой книжки, работнику вдень увольнения должно быть направлено уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте. Пересылать трудовую книжку почтой по указанному работником адресу можно только с его письменного согласия. Со дня направления, указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника  трудовая книжка после внесения в  нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Трудовые книжки и  дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, должны храниться в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки передаются на хранение в архив организации. Организация обязана хранить такие трудовые книжки в течение 50 лет, после чего они подлежат уничтожению.

2.4. Учет и хранение трудовых книжек

 

Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них бухгалтерия организации-работодателя обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, куда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.