Организация обслуживания вип-персон в гостинице

Как правило, VIP-персоны отлично ориентируются в вопросах специальной документации, юридически подкованы и неуверенность менеджера при оформлении договора на услуги может привести к тому, что VIP-клиент задумается о компетентности выбранного им отеля.

 Отель  «Южный» как и каждое  современное предприятие гостиничной  индустрии или цепь гостиничных  предприятий имеет свои подходы, свою тактику, свою концепцию и рекламную политику в осуществлении обслуживания гостей категории VIP.

К приему VIP-клиентов необходимо тщательно и заранее готовиться. Отдел бронирования отеля «Южный» проверяет подтверждение прибытия VIP-гостя за день до его ожидаемого прибытия, чтобы убедиться, что бронирование осталось в силе, и не изменились никакие детали бронирования, Для этого сотрудники еще раз проверяют следующую информацию:

· полное имя VIP-клиента;

· занимаемая должность/титул;

· название компании/контактная информация;

· количество персон;

· категории/тип номера;

· срок пребывания в отеле;

· дата, время прилета/вылета, номер рейса и пр.;

· заказан ли трансфер из аэропорта;

· особые пожелания/предпочтения VIP-клиента.

Удостоверившись в том, что запросы VIР-гостей точно совпадают с данными по бронированию, отдел бронирования подготавливает лист заезда VIP-клиентов. Документ передается под подпись руководителям всех подразделений, ответственных за обслуживание VIP-клиентов. На информационных досках служб, задействованных в обслуживании, должна быть полная информация о специфики и нюансах обслуживания того или иного важного гостя. Полная информация о прибытии VIP-персон в отель касается, в первую очередь таких подразделений как служба размещения, административно-хозяйственной службы, отдел обслуживания в номерах, кухня, служба безопасности.

Когда VIP-гость бронирует номер по факсу или телефону, он сразу же может выразить те или иные пожелания, которые немедленно будут занесены в профайл гостиничной программы и, естественно, исполнены. В каждый последующий приезд VIP-гостя пожелания автоматически будут выполняться без дополнительных напоминаний. Пожелания могут касаться настройки индивидуальной температуры в номере, предоставления дополнительной подушки, дополнительных полотенец, минеральной воды конкретного производителя. VIP-гость может потребовать, например, не ставить в номер свежие цветы в связи с аллергией и т.д. Руководитель службы приема и размещения отеля «Южный» регулярно проверяет лист прибытий таких гостей и за день до заезда даёт соответствующие письменные распоряжения всем службам, которые будут участвовать в обслуживании данных гостей.

     В отеле «Южный» очень важное внимание уделяется таким вещам как  обращение к гостям, особенно к VIP-клиентам, по имени. Очень не красиво, когда сотрудник гостиницы, забыв об этом, обращается к гостю с вопросом о его номере комнаты. Даже в профессиональном диалоге между собой сотрудники отеля должны стараться называть гостей не по номерам, а по их именам, гостю будет приятно, если горничная, встретившаяся ему в коридоре отеля, поприветствует его, назвав по имени.

     В работе с VIP-клиентами  очень важны также сведения  о профессии гостей. В отеле «Южный» не упустят случая поздравить гостя с профессиональным праздником.

Если день рождения гостя выпадает на период проживания в отеле «Южный», сотрудники уделяют ему максимум внимания. Как правило, это событие сопровождается поздравлениями и вручением подарков (цветы, пирог, торт со свечами, набор шоколадных конфет, сувениры и т. д.). В этот день необходимо особенно дать понять гостю, что о нем заботятся, как в родном доме. Обязательно номер гостя снабжается поздравительной открыткой.

 

Процесс обслуживания VIP-гостей

Процесс обслуживания VIP-гостей начинается уже в аэропорту. За VIP-гостем высылается автомобиль представительского класса. VIP-клиента обязан встречать представитель от руководства отеля. Необходимо проверить правильность написания имени гостя на табличке для встреч в аэропорту. Желательно при встрече вручить VIP-клиенту букет цветов. Далее гостя сопровождают к машине, проверив при этом наличие всего багажа. Если точное время прибытия VIP-гостя в отель неизвестно, служба приема и размещения сообщает всем отделам, которых это должно касаться, сразу, как только гость прибудет в отель.

Перед приездом номера для гостей соответствующим образом приготовлены. Как правило, под проживание VIP-гостей отводятся номера высшей категории. В отеле «Южный» это номера большой площади, с несколькими различными по назначению комнатами, несколькими санузлами. Хозяйственный отдел отеля снабжает комнату предметами особого внимания к гостю. Такими предметами, в дополнение к тому, что было сказано выше, могут являться:

·    сувениры с символикой гостиницы;

· фирменные подарочные комплекты одежды и аксессуаров с логотипом отеля;

· папки и канцелярские принадлежности с логотипом гостиницы и др.

Если гость остановился в отеле на месяц и более, то в период его проживания один раз в две недели в его номере сервируют разные подарки, каждый раз увеличивая престижность и значимость подарка. Описания всех подарков находится на печатном носителе у работников службы Room Service и у менеджера по этажу. Помимо основной уборки, за VIP-номерами в течение всего дня устанавливается " специальное наблюдение". Как только гость покидает номер, горничная старается попасть в него, чтобы произвести экспресс - уборку. Желательно до возвращения гостя очень быстро проделать следующую работу:

· поменять полотенца (если необходимо)

· проветрить помещение

· вынести мусор

· протереть сантехническое оборудование

· обработать помещение освежителем воздуха.

Количество таких уборок не регламентируется.

В приветственном письме категорически недопустимо неправильное написание имени гостя. Поэтому в отеле «Южный» важно даже то, каким цветом чернил написано послание. К примеру, надо знать, что для представителей азиатских стран нельзя оформлять информацию красным цветом, так как такой цвет используется для написания известий о смерти.

На приветственных посланиях к гостям обязательно присутствует логотип отеля «Южный». Завершением  таких посланий обычно являются фразы, приглашающие гостя вновь посетить отель.

Каждая служба размещает в номере необходимые для приема VIP-клиентов предметы в соответствии с эталонными фотографиями, которые есть в службах наряду с текстовыми материалами и пособиями.

Все номера для VIP-гостей должны быть проверены руководством до приезда высокопоставленных гостей.

В течение всего срока проживания комнаты VIP-гостей регулярно проверятся руководством в целях поддержания высоких стандартов обслуживания.

Обслуживать VIP-клиента обязательно необходимо на высшем уровне, ведь именно клиенты такого рода могут создать репутацию отелю.

     Особого внимания в гостиничном комплексе «Южный» заслуживают VIP-гости женщины. В отеле «Южный», как и во многих других отелях есть специальные номера для них. Они оборудованы дополнительным зеркалом над столом, зеркалом для макияжа в ванной комнате, а также в таких номерах предусмотрены более широкий ассортимент косметических и парфюмерных принадлежностей. В номере для женщин раскладывают модные глянцевые журналы, всегда благоухают цветы.

     Нельзя оставить без  внимания «маленьких гостей», детей VIP-клиентов, которые находятся в отеле вместе со своими родителями. К ним нужно относиться также вежливо, однако общение с ними должно быть менее официальным. Оригинальные маленькие игрушки послужат тому, что бы занять детей и создать им настроение. В детский набор могут входить: книжки-раскраски, карандаши, открытки, специальные детские шампунь и мыло и т.д. сотрудники всех смен гостиницы должны обладать точной информацией обо всех прибытиях, продлениях срока проживания, и, конечно же, отъездах VIP гостей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВЫВОДЫ ВТОРОЙ ГЛАВЫ

В качестве объекта исследования был выбран отель  «Южный». В отеле существует следующая инфраструктура:

̶  ресторан «Южный» (на 80-100 мест) ;

̶  кулинария отеля "Южная";

̶  бар "Гостиный Дворик" (на 100-120 мест, круглосуточно);

̶  3 конференц-зала (вместимость 25, 50 и 90 человек);

̶  массажный кабинет;

̶  парикмахерская;

̶  автопарковка.                 

Отель «Южный» считается одним из крупнейших отелей города  Волгограда. Уровень  3 звезды подтверждают многочисленные награды и призы, полученные на различных конкурсах за все время существования отеля.                                                                                                             

Отель  «Южный» как и каждое  современное предприятие гостиничной  индустрии или цепь гостиничных  предприятий имеет свои подходы, свою тактику, свою концепцию и рекламную политику в осуществлении обслуживания гостей категории VIP.

В отеле «Южный» очень тщательно готовятся к приезду VIP-персоны, поэтому  на информационных досках служб, задействованных в обслуживании, должна быть полная информация о специфики и нюансах обслуживания того или иного важного гостя.

От аэропорта и до выезда важной персоны гость наслаждается высококвалифицированным обслуживанием персонала.

Таким образом, гостиничное предприятие «Южный» достигает удовлетворения потребностей своих VIP клиентов, предлагая широкий набор услуг, отвечающих запросам данной категории гостей. Данное обстоятельство подтверждается положительным имиджем гостиницы, а также наличием постоянных клиентов со статусом VIP.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

В данной курсовой работе рассказывалось о технологии обслуживания VIP-гостей в гостинице. Проанализировав технологию обслуживания, были выделены и закреплены основные моменты по обслуживанию VIP-клиентов.

Каждый  отель в зависимости от своей классности, финансовых возможностей оказывает разные знаки внимания своим особо важным гостям. Во многом успех в данной работе зависит от фантазии тех людей, кому поручено это дело.

В первой главе данной работы, мы изучили основной процесс обслуживания гостей в гостиничных комплексах, рассмотрели службы гостиницы и их характеристики.

Организационная структура гостиничного предприятия определяется назначением гостиницы, ее категорией, размером номерного фонда, местоположением, спецификой гостей и другими факторами.

Она является отражением полномочий и обязанностей, возложенных на каждого ее работника.

При этом можно выделить основные службы, имеющиеся в любой гостинице:

·   административно-управленческая служба;

·   служба приема и размещения;

·   служба обслуживания номерного фонда;

·   служба общественного питания;

·   коммерческая служба;

·   инженерно-техническая служба;

·   вспомогательные и дополнительные службы.

Обобщить механизм определения важности клиента сложно, он базируется исключительно на индивидуальном подходе. К примеру, важной персоной для гостиницы районного центра вполне может стать артист-гастролер областной филармонии. Но уже в столичном пятизвездочном отеле такой клиент вряд ли будет выделяться из общей массы постояльцев. В этом заведении подход наверняка будет совсем иным: чтобы попасть в разряд его VIP-клиентов, нужно быть звездой кино, шоу-бизнеса, известным политиком, бизнесменом, в том числе иностранными, и т.д.

Прием VIP-гостей  ̶ самая лучшая реклама для отеля. Такие гости существенно влияют на успех отеля. Сообщения о пребывании особо важной персоны в той или иной гостинице попадают в СМИ, на телевидение. Таким образом, повышается рейтинг отеля. В книге почетных гостей VIP-клиенты часто оставляют свои положительные отзывы о проживании в отеле. Рекламный буклет или проспект гостиницы часто начинается с перечисления высокопоставленных людей, которые посещали данную гостиницу. В общественных помещениях гостиницы можно видеть фотографии знаменитых людей во время их пребывания в данном отеле. VIP- клиенты помогают отелю привлекать других клиентов, тем самым способствуя процветанию бизнеса.

Обслуживание VIP клиентов в гостиницах имеет немаловажное значение, поскольку, применив пропорцию Парето в данной области, можно сказать, что 20% обслуживаемого контингента гостиницы приносят её владельцам до 80% прибыли и, как все могут догадаться, именно эти 20% и являются VIP клиентами. Таким образом, от того, насколько качественным и организованным будет обслуживание данной категории постояльцев, будет зависеть успех и процветание гостиницы.

VIP в переводе с английского языка означает (very important person)-особоважнаяперсона. К характерным особенностям VIP-обслуживания обычно следует относить индивидуальный трансфер до гостиницы в день приезда и до аэропорта в день отъезда, небольшой презент в номере в виде цветов, шампанского, конфет, фруктов в номере в день приезда и некоторые индивидуальные удобства в отеле и другое.

Во второй главе в качестве объекта исследования был взят гостиничный комплекс «Южный», в котором применяются программы обслуживания VIP-гостей. Все полученные знания систематизируются и показываются на примере данного отеля.