Технология и организация выставочной деятельности туристских организаций

На сегодняшний день не существует законодательства регламентирующего  тарифы на те или иные виды услуг  выставочного бизнеса. Они устанавливаются  фирмой-организатором выставки по своему усмотрению (могут сильно колебаться от выставки к выставке). В качестве базовых используется информация немецких и американских компаний. 
При составлении договора надо тщательно расписывать каждый пункт. Если вы забыли что-то указать, как минимум ваш стенд не будет оборудован согласно вашим требованиям что может повредить имиджу фирмы, а как максимум фирма может вообще не попасть на выставку. 
             Одной из важных проблем для менеджера, ответственного за готовность к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Вам нужно заранее указать что, когда и куда вы собираетесь ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов. В интересах фирмы-участника позаботиться об этой мелочи, иначе в один прекрасный (и скорее всего очень ответственный) момент ,вы можете обнаружить что ваши машины не пускают на территорию выставки или количество вывозимых вещей немного меньше ввозимого. Если у вас сейчас нет собственных подходящих транспортных средств - договор с транспортной компанией - временный выход из положения. Но часто эта мелочь совершенно не принимается во внимание и о ней вспоминают в последний момент. 
            Уточните заранее, в течение какого срока до и после выставки вам можно ввозить/вывозить груз. Это позволит вам избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий. Другая сторона вопроса - монтаж и расположение экспонатов на стенде. Заранее продумайте экспозицию, исходя из размеров стенда. Правильно ли освещены фризы и плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды? Надежно ли закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и цветовая гамма в целом?

Существует несколько базовых  конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена. И конечно размер экспозиции. Компания со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько больший стенд чем требуется, однако для остальных фирм стоит подумать, нужно ли им это. Заказанный стенд может просто оказаться "слишком большим" и экспозиция закроет собой пространство.

Для оформления стенда рекомендуется  воспользоваться услугами профессионального  оформителя или дизайнера для  создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия. 
Карта выставки необходима для оценки положения стенда фирмы относительно входа/выхода, основных проходов, стендов конкурентов. Являясь наглядным примером стенда на бумаге, позволяет оценить будущую экспозицию и представить местоположение экспонатов.  
 
 
 
 
 
 
 

 

 
 
 
1.4 Общение с клиентами

 

            Некоторые организаторы выставок  распространяют специальные закрытые (конфиденциальные) анкеты исключительно  для экспонентов. Этот шаг служит учету мнения фирм-участников "из первых рук", показывает степень их заинтересованности в продолжении выставочной активности, анализирует спектр услуг и возможные пути его расширения. Поскольку многие фирмы представляют различные регионы, заполнение такого рода анкеты помогает установить дополнительную связь связь между ними и добиться прогресса в достижении общих целей на рынке.  
            На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Обратите особое внимание на одежду. Разные фирмы используют разную стратегию чтобы оставить о себе хорошее впечатление. Это может быть абсолютно одинаковая для всех фирменная униформа с символикой, кепочки, значки, ручки. Или контрастная одежда. Решите заранее, что еще интересует вас на выставке? Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

 Существуют несколько основных типов клиентов - постоянные заказчики, важные персоны, студенты и стажеры, бездельники и зануды, любители "халявы" и выпивки, жалобщики, "шпионы". С каждым из них необходимо проводить свою линию поведения. Постоянные заказчики и важные персоны должны получать максимум внимания и заботы. Завязав однажды контакт, поддерживайте его на уровне. Студенты и стажеры в основном нуждаются в информации (иногда сверх меры) для самоизучения. "Халявщики" и жалобщики попытаются вовлечь сотрудников стенда в бесплодную дискуссию от которой глаза моментально станут квадратными. Отправляйте их восвояси без колебаний. Но вежливо! Уверенно и вежливо. Не показывайте им что они вас совершенно не интересуют и вы только и думаете как от них избавиться. Используйте гибкую, изматывающую противника тактику - передавайте такого "клиента" друг другу. Пусть им занимаются все и, одновременно с тем, никто. Результат гарантирован. Для другой категории слушателей - шпионов - есть единственный выход: заметив, что у вас пытаются вытянуть как можно больше ценной информации переведите разговор на самую серьезную деловую основу. Сразу станет ясно кто перед вами. Шпион, не владеющий полномочиями вести переговоры моментально утратит к вам интерес и попытается удалиться. 
            Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть громадной по объему и нудной по содержанию. Вас интересует только организация - откуда он, адрес - где он, телефон/факс - как с ним связаться, имя/фамилия - как его зовут, сфера деятельности - чем он занимается (почему здесь), дополнительная информация - кто, с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
                1.5 Перспективы развития выставочного туризма в России 
 
             В России сегмент деловых поездок на выставки растет гигантскими темпами. В последние 2 года стабильно отмечается его 30-процентный прирост и в перспективе снижения не предвидится. Такие темпы сопоставимы лишь с годами формирования российского туристского рынка в условиях свободных экономических отношений. В Москве этим видом туризма занимается приблизительно 5 фирм. Но только 4 из них представляют собой мощную силу, оттягивая на себя основной объем потока. Такое преимущество они заработали долгим и упорным трудом на рынке, с самого начала разрабатывая выставочное направление как приоритетное в своей деятельности, и заслужили репутацию надежных партнеров.  
В настоящее время просматривается тенденция в преимущественном праве туристических компаний на организацию поездок на выставки. Если 8-10 лет назад ведомства и крупные отраслевые компании самостоятельно занимались этими вопросами. То сегодня они предпочитают пользоваться услугами туристических компаний. При этом турфирмам доверяют организацию программ профессионального характера, куда входит не только бизнес-семинары ,но и посещение различных предприятий, представляющих профессиональный интерес.

             Среди клиентов туристических фирм, работающих в сегменте деловых поездок, есть представители практически всех отраслей российской промышленности: энергетической, химической, строительной, полиграфической, металлургической, телекоммуникационной, представители финансовых и военных структур, медицины и спорта, легкой промышленности и торговли. Круг их интересов весьма широк и география поездок практически охватывает весь земной шар. Тем не менее, существуют приоритетные глобальные направления, среди которых можно выделить европейское, азиатское, и ближневосточное.

 По общему признанию представителей туристских компаний "Интеллектуальный фонд", "Конкорд+бизнес-сервис", "МКБ Лтд", азиатское направление одно из самых динамично развивающихся и перспективных. За последние 2 года число прибытия посетителей и участников на выставки удвоилось. Китай, где проводится несколько пользующихся большим спросом у россиян промышленных выставок, станет в ближайшее время одним из самых значительных рынков.

             Другим перспективным направлений стала Индия, которая в настоящее время также начинает набирать обороты. Повысился интерес россиян и к странам латинской Америки.

Особое место среди поездок  занимает Россия. За последние 3 года отмечается повышенная активность и заинтересованность в участии во всех проводимых в  нашей стране формах не только среди  зарубежных представителей, но и среди отечественных участников бизнеса. Это дает надежды на расширение сегмента внутри страны и ставит российское направление в один ряд с другими приоритетными выставочными рынками.  
Как показало исследование деятельности фирм, занимающихся выставочным туризмом, заказчики поездок на биржи, как правило, не отвлекаются от основной своей цели - участие в форуме и заказывают минимальную дополнительную программу. Исключения составляют лишь новые направления, где может быть организована более широкая, чем обычно, экскурсионная программа. В среднем компания-заказчик приобретает 3-4 поездки на выставку. Если она выставляет свой стенд, то количество выезжающих увеличивается до 7-10 человек.

Средняя стоимость поездки составляет 1900$ при средней продолжительности 7 дней. Хотя стоимостные колебания могут быть значительными и зависят от удаленности направления, составляющих тура, его длительности и типа выставки (военные выставки на 20-30 % дороже). Как правило, до 60 % туров базируются на размещение в отелях 4*, около 25 %- на 5* и немногим более 15 % - на 3* (характерно для европейских выставок). 
            На некоторые дальние направления и популярные выставки туристские компании организуют чартерные рейсы, это значительно упрощает организацию поездки и сокращает время перелета. В Малайзию, Индию, Китай, Катар, на остров Ланкави и прочее. Чаще всего формируются чартеры. Опыт таких перелетов имеется у компания "Интелектуальный фонд", "Конкорд+бизнес-сервис". На дальние маршруты, как правило заказывается бизнес-класс, на европейские направления, преимущественно экономический класс. В последние годы отмечается стремление россиян планировать свои деловые поездки.

 

Обзор туристских выставок России.

           Первая выставка была организована Ленинградским областным советом по туризму и экскурсиям в постсоветский период. И после этого стало ясно что выставки будут являться мощным инструментом маркетинга, и российский рынок выставочных услуг в туризме стал стремительно развиваться.

             В структуре российского туристского рынка не существует четкого деления на клиентские и профессиональные выставки и на внутренний, выездной  и въездной туризм. Традиционно 2 профессиональные крупнейшие российские выставки – мартовская MITT и октябрьская «ОТДЫХ» - выступают ключевыми событиями летнего и зимнего сезонов. По оценке туроператоров наиболее удобное время для региональных выставок, это период с конца марта до середины мая, и с конца сентября по ноябрь.

            По данным минэкономразвития  и торговли в настоящее время действующими являются 10566 лицензий на туристскую деятельность и большая часть этого числа приходится на Москву. Здесь проводится более 10 специализированных ярмарок в год.

            Большое количество туристских  выставок в России обуславливается

масштабностью территории страны.

            В январе 2001 года Комиссия по  выставочной и ярмарочной деятельности  Департамента туризма Минэкономразвития  назвала лучшими  12 российских  туристских выставок получивших  поддержку Департамента: «Отдых ,туризм, спорт», «Янтур», «ОТДЫХ», MITT, «Далькультур», «Уралспорт», «Байкалтур», «Туризм», «Турсиб-спортсиб», «Курорты и туризм», «Inwetex» и «Анапа». Поддержка названных выставок Департаментом туризма заключается в информационном обеспечении их деятельности, привлечением на выставки профессиональной публики.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ОПИСАНИЕ И РАСЧЕТ СТОИМОСТИ  ЭТНОГРАФИЧЕСКОЙ ПРОГРАММЫ 

«КРАСОТЫ ПЕТЕРБУРГА»

 

1.1  Описание программы 

 

1 день

22.00 – Отъезд группы  из Тулы

11.00 – Прибытие в Петербург

12.00 – Размещение в  гостинице «Спутник»

13.30 – Обзорная экскурсия по городу - знакомство с историческими памятниками архитектуры

16.00 –  Возвращение в гостиницу

Свободное время

18.00 – Ужин

 

2 день

09.30 – Завтрак

10.30 – Экскурсия на крейсер "Аврора"

12.00 – Посещение Русского музея, Манежной площади;

             Прогулка по Малой Садовой и Невскому проспекту

14.00 – Пешеходная прогулка  по городу

17.00 – Возвращение в гостиницу

Свободное время 

19.00 - Ужин

 

 

 

 

 

3 день

09.30 – Завтрак

11.00 – Посещение Петропавловской крепости, с постройки которой начинался город на Неве.  
12.30 – Осмотр собора Петра и Павла, усыпальницы русских императоров.

14.00 – Экскурсия в Исаакиевский собор "Главный храм государства".

16.00 – Возвращение в гостиницу

Свободное время

19.00 – Ужин

 

 

4 день

09.30 – Завтрак

11.00 – Посещение Эрмитажа, одного из  крупнейших музеев мира, расположен в шести исторических зданиях Петербурга, включая Зимний дворец - резиденцию русских царей. Сами здания музея являются архитектурными шедеврами.

16.00 – Возвращение в гостиницу

Свободное время 

19.00 – Ужин

 

5 день

9.30 – Завтрак

10.30 – Экскурсия. Загородная резиденция Петродворец - русский Версаль, расположенный на берегу финского залива. Любимая резиденция Петра I. Главная парадная приморская резиденция династии Романовых. 
Свободное время в Петергофе.

16.00 – Отъезд из Санкт-Петербурга

 

 

 

1.2  Расчет стоимости программы

 

     В стоимость тура  входит:

1. Транспортное обслуживание.

2. Проживание.

3. Питание.

4. Услуги сопровождающего.

5. Экскурсионная программа.

6. Страховка.

     Составим калькуляцию  тура на группу из 18 человек, 1 руководителя, 1 сопровождающего-гида  от турфирмы.

     Вместимость (К) = 20 человек.

1) Постоянные издержки (А) / автобус, услуги сопровождающего-гида

1.1) Оплата транспортных издержек

Транспортное обслуживание осуществляется микроавтобусом «Мерседес-Спринтер» на 20 человек. Средняя продолжительность дневного маршрута – 6 часов.