Гост реквизиты история возникновения

Дата

При наличии замечаний  к документу визу оформляют следующим  образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись              А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

Для документа, подлинник  которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной  стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник  которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой  стороны копии отправляемого  документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе  согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование  документа и его приложения.

3.25. Оттиск печати  заверяет подлинность подписи  должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих  факты, связанные с финансовыми  средствами, а также на иных  документах, предусматривающих заверение  подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26. При заверении  соответствия копии документа  подлиннику ниже реквизита "Подпись"  проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего  копию; личную подпись; расшифровку  подписи (инициалы, фамилию); дату  заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров               Личная подпись          Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию  документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27. Отметка об  исполнителе включает в себя  инициалы и фамилию исполнителя  документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают  на лицевой или оборотной стороне  последнего листа документа в  левом нижнем углу, например: В.А.  Жуков  
 
924 45 67

3.28. Отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело включает в себя  следующие данные: ссылку на дату  и номер документа, свидетельствующего  о его исполнении, или при отсутствии  такого документа краткие сведения  об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет  храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  исполнен документ.

3.29. Отметка о  поступлении документа в организацию  содержит очередной порядковый  номер и дату поступления документа  (при необходимости - часы и  минуты).

Допускается отметку  о поступлении документа в  организацию проставлять в виде штампа.

3.30. Идентификатором  электронной копии документа  является отметка (колонтитул), проставляемая  в левом нижнем углу каждой  страницы документа и содержащая  наименование файла на машинном  носителе, дату и другие поисковые  данные, устанавливаемые в организации.

4.1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2. Бланки документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге  светлых тонов.

4.3. Бланки документов оформляют  в соответствии с приложением  А. Ориентировочные границы зон  расположения реквизитов обозначены  пунктиром. Каждая зона определяется  совокупностью входящих в нее  реквизитов.

4.4. В зависимости от расположения  реквизитов устанавливают два  варианта бланков - угловой (рисунок  А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают  над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на  уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10,14, ограничительные отметки  для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки  реквизитов равно удалены от  границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается  от левой границы зоны расположения  реквизитов).

4.6. Для организации, ее структурного  подразделения, должностного лица  устанавливают следующие виды  бланков документов:

- общий  бланк;

- бланк  письма;

- бланк  конкретного вида документа.

4.7. Общий бланк используют для  изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в  зависимости от учредительных  документов организации включает  в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при  необходимости, ограничительные отметки  для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8. Для организаций субъектов Российской  Федерации, имеющих наряду с  государственным языком Российской  Федерации государственный язык  субъекта Российской Федерации,  целесообразно использование продольного  бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском  (слева) и национальном (справа) на  одном уровне.

4.9. При изготовлении документов  на двух и более страницах  вторую и последующие страницы  нумеруют.

Номера  страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

 

5. Сравнительный анализ ГОСТ Р  6.30–2003 и ГОСТ Р.30–97

ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» разработан Всероссийским  научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, внесен Научно-техническим  управлением Госстандарта России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Дата введения стандарта  – 01 июля 2003 года. Дата введения ГОСТ Р 6.30 – 1997 – 01 июля 1998 года ¹

2.1 Область применения  и состав реквизитов документов

Стандарт 2003 года, так же как и стандарт 1997 года, распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор  управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов в стандартах используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа. (Приложение А) 

Необходимо отметить отсутствие в ГОСТе Р 6.30 – 2003 реквизита «Гриф  ограничения доступа к документу». Оформление этого реквизит регулирует «Особая инструкция по ведению делопроизводства», поэтому к унифицированной системе  ОРД этот гриф на сегодняшний день отношения не имеет ².

В стандарте 2003 года появились  два новых реквизита : 05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица и 06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП). В ГОСТе  Р 6.30 – 1997 этих реквизитов нет.

2.2 Требования  к оформлению реквизитов документов

Реквизит документа –  обязательный элемент оформления официального документа.

Состав реквизитов, которые  используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к  оформлению реквизитов, закрепляет схемы  их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при  изготовлении бланков документов.

Несмотря на то что в  ГОСТе описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы  состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при  этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих  документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного  документа, способом документирования. В разделе "Системы документы" для каждого вида документа выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании

 

 

6. Состав реквизитов служебных  документов.

 

При подготовке и оформлении служебных документов используются следующие реквизиты ):

2.1.

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные  об организации;

08 - наименование вида  документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер  документа;

11 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12 - место составления  или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа  к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии  приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования  документа;

23 - визы согласования  документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении  копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28 - отметка о поступлении  документа в организацию;

29 - отметка для автоматического  поиска документа.

2.2. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов