Общие правила регистрации документов

 

Реквизит «подпись»  помещается слева под текстом  письма сразу от поля. В состав подписи  входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись  и ее расшифровка. Поскольку деловые  письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.  

 

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных  документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия. 

 

При подписании письма несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 

 

При подписании письма несколькими  лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном  уровне. 

 

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать  подлинные подписи должностных  лиц. 

 

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.  

 

Подписание документа  является одним из способов удостоверения  его. Официальное письмо без подписи  не имеет юридической силы. 

 

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма. 

 

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением  реквизитов: 

 

Герб РФ 
 
Наименование организации 
Наименование структурного  
подразделения

(при необходимости) 

 

Справочные данные  
об организации 
от ________ № ___________

на № _______ от _________ 

 

Заголовок письма 
(начинается с «О» или «Об») 

Текст

 

 

Должность

Подпись

Инициалы, фамилия

 

 

Фамилия (или фамилия, имя, отчество) исполнителя, 
номер телефона 
 
Инициалы машинистки 
и количество экземпляров 
 
Идентификатор электронной почты 

Некоторые виды писем

 

 

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения  просьб от имени предприятий, организаций. Учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.  

 

Письмо-просьба может  излагаться от первого лица единственного  числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…»), от третьего лица единственного  числа (в этом случае употребляются  существительные с собирательным  значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

 В письмах-просьбах  часто встречаются, например, такие  словосочетания: 

 

«Просим…»

«Вас проверить качество изготовления станков»

«выслать в наш адрес  более подробную информацию по этому  вопросу»

«включить в план изобретений»  

 

«Прошу…»

«принять меры…»

сообщить данные о  сроках поставки…»

«направить нам договор…»

«подтвердить по телефаксу получение документов». 

 

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:  

 

• ·        повторение просьбы, на которую составляется ответ;
• ·        обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);
• ·        констатация отказа.

 

 

В письмах-отказах часто  встречаются следующие словосочетания:  

 

«Ваше предложение отклонено  по следующим причинам…»

«Считаем нужным сообщить Вам…»

«Предлагаемые Вами сроки  проведения…»

«Ваше предложение не получило поддержки…». 

 

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, в адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда действительно необходимо. 

 

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата  А5. 

 

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. 

 

Письмо-напоминание. Письмо-напоминание  следует направлять тогда, когда  не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».  

 

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма. 

 

В одном и том же письме часть выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. 

 

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие  словосочетания: 

 

«Напоминаем, что…»

«по проекту совместного  строительства Вы должны…»

«в соответствии с  … Вы должны…» 

 

«Напоминаем Вам, что…»

«Ваша задолженность  по оплате… составляет…»

срок представления  условий договора истекает…» 

 

«Несмотря на неоднократные  напоминания…»

«Ваша фирма до сих  пор не представила…»

«мы до сих пор не получили…»  

 

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.  

 

Объем информационного  письма может варьироваться от размера  обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций. 

 

Письма-приглашения. Письма-приглашения  могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты. 

 

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.  

 

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.  

 

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение  содержит сообщение о получении  какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей  и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. 

 

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие  словосочетания: 

 

«Подтверждаем…»

«получение документов на…»

«Ваши условия поставки оборудования…» 

 

«С благодарностью подтверждаем…»

«получение Вашего письма от…»

«получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…»  

 

«ПТ «Комкон» подтверждает…»

«свой запрос о строительстве  моста…»

«условия поставки видеомагнитофонов…»  

Международные письма

 

 

В последнее время  заметно увеличился объем международной  переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются  в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому. Приведем примеры текстов писем.  

 

Уважаемые господа. 

 

В своем письме от 23 января с.г. Вы предложили нам услуги по размещению рекламы наших клиентов в журналах, издающихся во Франции. 

 

Наши клиенты заинтересовались этим предложением и были бы рады получить полную информацию о журналах, в которых Вы намерены помещать их рекламу. В частности, они хотят знать круг их читателей, и расценки на публикацию одноразовых рекламных объявлений. 

 

Будем признательны за скорый ответ. 

 

С уважением 

 

Уважаемые господа 

 

Сообщаем Вам, что… промышленности объявило торги на строительство… комплекса в … 

 

Торги объявлены на выполнение проектных работ, строительство  комплекса и подготовку местных  кадров для эксплуатации предприятия. 

 

Вы, безусловно, знаете, что  реализация таких крупномасштабных проектов связана с решением целого круга технических, организационных  и финансовых вопросов и осуществляется успешно, если фирмы выполняют работу совместно. 

 

В связи с этим мы предлагаем Вам рассмотреть вопрос о совместном участии в вышеуказанных торгах. 

 

Если данное предложение  заинтересует Вас, мы готовы подготовить  проект соглашения о создании консорциума  и провести переговоры о его подписании в удобное для Вас время. Одновременно мы сможем обсудить вопросы, связанные с подготовкой общего тендерного предложения и привлечением местной агентской фирмы для оказания нам содействия во время торгов. Окончательный срок представления предложения - … с.г. Тендерная документация будет Вам направлена по получении Вашего согласия. 

 

С уважением 

 

Уважаемый заказчик. 

 

Благодарим Вас за заказ от… 

 

Указанные товары будут  доставлены приблизительно… Ценим  Ваше сотрудничество. 

 

Искренне Ваши 

Задания:

 

 

1.     Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

2.     Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

3.     Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

4.     Составьте гарантийное письмо ЗАО «Экосан» ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ЗАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

5.     Составьте договорное письмо о подписании договора товарищества «Сарни» с товариществом «Алекс» на поставку строительных материалов.

6.     Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

7.     Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альтэе» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коченего.

8.     Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района. 

Контрольные вопросы:

 

 

1.     Деловое письмо в условиях унификации.

2.     Правила оформления делового письма.

3.     Перечислите и дайте характеристику видам деловых писем.

4.     Международные письма. 

 

 

 

ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

 

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основными  положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В совей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.