Организация работы аптеки, обслуживающей население

Если есть претензии по качеству поставляемых товаров, то к этим документам прилагается акт отбора образцов и заключение КАнЛ (контрольно-аналитической лаборатории) о результатах анализа. Претензии, связанные с недостачей или с поставкой товаров ненадлежащего качества, комплектностью товара, должны предъявляться поставщикам не позднее 10 дневного срока, а аптеки регионов крайнего Севера не позднее 20 дневного срока после составления акта.

Ответ на претензию по недостаче должен быть дан поставщиком в 10-дневный, а по качеству и комплектности в 20-дневный срок, после её поступления. Если иные сроки не предусмотрены договором. При обнаружении в сопроводительных документах ошибок в ценах и суммах стоимости аптека обязана немедленно сообщить об этом поставщику, до получения от поставщика исправительного письма. Этот товар не подлежит реализации, но приходуется по ценам и стоимости, указанным в сопроводительном документе. Иногда товар может поступить раньше, чем от поставщика поступят сопроводительные документы. В таких случаях в аптеке создаётся комиссия, которая составляет акт о приёме товара, поступившего без счёта поставщика (А-1.4 или ТОРГ-4, в 2-х экземплярах).

1-й  экземпляр акта прилагается к  отчёту материально ответственного  лица и вместе с ним в  дальнейшем передаётся в бухгалтерию  аптеки, а 2-й остаётся у него. До  получения сопроводительных документов  товар учитывается как принятый на ответственное хранение и реализации не подлежит.

Если поступили сопроводительные документы, а груз ещё не прибыл, то такой товар не может быть оприходован. В этом случае на сопроводительных документах делается пометка «товар в пути».

Все поступившие в аптеку и принятые материально ответственными лицами товары на основании счёта фактуры регистрируются в книге учёта покупок. Кроме того, они записываются в журнал регистрации счетов поступления товаров по группам (А-1.8) по розничным и оптовым ценам, как в целом, так и по группам:

·  Медикаменты и субстанции.

·  Перевязочные материалы и предметы ухода за больными.

·  Парафармацевтическая продукция.

·  Очковая оптика.

·  Прочие товары.

Учёт поступления товаров осуществляется в аптеки как правило только в стоимостном выражении за исключением лекарственных средств подлежащих предметно-количественному учёту.

Эти медикаменты учитываются дополнительно в натуральных показателях количественно по наименованию. В книге учёта наркотических и других лекарственных средств подлежащих предметно- количественному учёту (А-2.3). Для контроля за реализацией лекарственных средств по сроку годности и по пополнению их запасов на каждую поступившую серию товара составляется карточка движения товара по аптеки (отделу запасов, А-2.27). Карточка составляется в одном экземпляре.

На упаковках готовых лекарственных средств поступивших в аптеку материально ответственным лицом, отвечающим за правильность расчёта, взимаемых с покупателя цен проставляется цена реализации.

Принятые товары размещаются по местам хранения в соответствии с принципами хранения и хранятся, согласно требованиям НПД.

Товары, хранящиеся в аптеки до момента продажи, составляют её товарный запас.

Товарные запасы можно классифицировать:

а) по назначению:

1.  Текущие. Текущие товарные запасы пополняются равномерно в течение года и предназначены для обеспечения обычной ежегодной реализации. Они являются преобладающими в структуре товарных запасов аптеки.

2.  Сезонные. Сезонный товарный запас образуется в отдалённых труднодоступных аптеках в некоторые периоды года, а также в связи со спецификой аптечных товаров, которые можно перевозить лишь в тёплый период года.

3.  Целевого назначения. Товары целевого назначения предназначены для выполнения специальных задач здравоохранения, борьбы со вспышками эпидемиологических заболеваний, массовые вакцинации.

б) по месту нахождения товарных запасов

1.  товарные запасы оптового звена (склады производителей и оптовых поставщиков);

2.  товарные запасы розничного звена (материальные комнаты аптек);

3.  товарные запасы в пути.

в) по размерам

1.  товарные запасы минимальные, то есть перед очередным завозом;

2.  товарные запасы максимальные

3.  средние товарные запасы

Величина товарных запасов аптеки зависит от следующих факторов:

1.  Количество имеющихся у неё финансовых средств.

2.  Объём товарооборота, его структуры, широты ассортимента товаров.

3.  Организации системы товародвижения, частоты поставок, удалённости аптеки от поставщиков. Запас должен быть достаточным для обеспечения бесперебойной деятельности аптеки на определенный период и удовлетворения спроса населения на лекарственные средства и другие аптечные товары.

4.  Условия потребления (сезонный спрос).

При организации в аптеке структур подразделений, её снабжением и хранением товаров занимается отдел запасов. Для выполнения этих функций аптека должна иметь следующие помещения:

1.  распаковочная

2.  материальные комнаты (кладовые для хранения товаров, тары, аптечной посуды и т. д.).

Перечень кладовых и их площади оговариваются строительными нормами и правилами (СНиП) и приказом МЗ РФ №309. Материальные комнаты располагаются на 1-м этаже и в подвале, поэтому для удобства перемещение товаров желательно наличие грузового подъёмника.

Кладовые могут находиться в отдельно стоящем строении на внутреннем дворе, что встречается лишь в сельской местности.

Материальные комнаты должны отвечать санитарно–гигиеническим требованиям, требованиям к пожарной безопасности и обеспечивать сохранность товаров. В них должна быть оптимальная температура и влажность воздуха. За наблюдением за этими параметрами – термометры, гигрометры. Они закрепляются вдали от нагревательных приборов, на внутренних стенах, высота 1,5-1,7м. от пола, S≥3м. от двери. Их показания должны проверяться не реже 1 раза в сутки.

Для поддержания чистоты воздуха в материальных комнатах должна быть предусмотрена вентиляция приточно–вытяжная с механическим побуждением или через форточки. Не допускается обогревания помещения приборами с открытым пламенем или с открытой электрической спиралью.

В кладовых должны быть шкафы, стеллажи, сейфы, подтоварники в необходимом количестве.

Стеллажи должны находиться от наружной стены на S=60-70см, от потолка не <50 см, от пола не <25см. По отношению к окнам стеллажи должны быть расположены так, что бы проходы были освещены, расстояние между стеллажами ≥70см, что обеспечивает свободный доступ к хранящимся на них материальным ценностям.

Порядок и условия хранения аптечных товаров регламентируется «Инструкцией по организации хранения в аптечных учреждениях различных групп изделий медицинского назначения», утвержденной приказом МЗ РФ №377, 96г. «Инструкцией о порядке хранения и обращения в фармацевтических (аптечных) организациях с лекарственными средствами и ИМН, обладающими огнеопасными и взрывоопасными свойствами», утверждённой приказом МЗ РФ №318 97г.

В соответствии с основными принципами хранения лекарственные средства размещают отдельно, учитывая:

1.  Их токсичность.

2.  Принадлежность к спискам психотропных, ядовитых и сильнодействующих веществ.

3.  Принадлежность к фармацевтической группе.

4.  Способ применения.

5.  Агрегатное состояние.

6.  Физико-химические свойства.

7.  Установленные сроки хранения

8.  Характер лекарственной формы.

В материальных комнатах весовые лекарственные средства хранятся в шкафах, хорошо укупоренных штангласах с притертыми пробками, на которых должно быть чётко написано их название, указан № серии и № анализа.

Не рекомендуется располагать рядом лекарственные средства созвучные по названию, лекарственные средства для внутреннего применения с сильно различающимися высшими дозами, а также располагать их в алфавитном порядке.

ИМН хранятся по группам (резиновые изделия, изделия из пластмасс, перевязочные материалы и др.). Отдельно хранятся вспомогательные материалы. В аптеке должно осуществляться систематическое наблюдение за хранением лекарственных средств и других товаров. Не реже 1 раза в месяц сплошному визуальному осмотру подвергается состояние тары, упаковки, внешний вид лекарственных средств и ИМН, проверяются сроки годности. При проявлении изменений осуществляется контроль их качества в соответствии с НТД.

Особое внимание в аптеке должно быть уделено хранению этилового спирта, наркотических, психотропных, ядовитых, сильно действующих веществ и лекарственных средств списка А и Б.

Хранение С2Н5ОН.

Этанол - огнеопасная летучая жидкость. Его хранение в аптеке регламентируется инструкцией, утверждённой приказом МЗ РФ №318 от 5 ноября 97г. В соответствии с инструкцией С2Н5ОН хранится в изолированном помещении с пределом огнестойкости конструкций не < 1часа. Пол помещения хранения должен иметь твёрдое, ровное покрытие, исключающее выбоин и других неровностей. Запрещается применять доски и железные листы для выравнивания пола.

Помещение хранения С2Н5ОН оснащается средствами пожарной защиты (автоматической) и сигнализации, оборудованное устойчивыми стеллажами и поддонами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 25см от пола и стен, ширина меньше 1м. Стеллажи должны иметь под бортовки не меньше 25см, продольные проходы между стеллажами должны быть не менее 1,35см.

С2Н5ОН хранится в плотно укупоренной прочной стеклянной или металлической таре на полках стеллажей, в один ряд по высоте с использованием различных прокладочных материалов. Расстояние от стеллажа до нагревательного элемента должно быть не менее 1м.

Не допускается хранение С2Н5ОН в полностью заполненной таре, степень заполнения должна быть не более 90% объёма. Спирт в больших количествах хранится в металлических бочках, заполненных не более чем на 75% объёма. На двери помещения хранения этилового спирта и внутри его должно быть несмываемые, ясно видимые надписи «Огнеопасно», «Курить воспрещается», «В случае пожара звонить по телефону», а так же вывешены таблички с указанием фамилии и инициалов ответственного за пожарную безопасность. Ответственное лицо должно ежедневно в конце рабочего дня осматривать помещение. В аптеке встроенной в здание другого назначения общее количество хранящихся огнеопасных веществ в не распакованном виде не должно быть более 100кг.Легко воспламеняющиеся жидкости в количестве более 100кг. необходимо хранить в отдельно стоящем здании. Аптеки, имеющие земельные участки, должны хранить спирт, другие воспламеняющиеся и горючие жидкости в отдельно стоящих строениях. Допускается хранение С2Н5ОН в количестве до 100кг в несгораемом шкафу с размерами дверного проёма не менее 1,2*0,7м., встроенного в стену. Месторасположение шкафа должно быть удалено от тепловыводных поверхностей и проходов, и иметь свободный доступ к нему. В расфасовочной разрешается содержать необходимое на 1 рабочую смену количество этилового спирта и других огнеопасных веществ для текущих расходов, но при строгом соблюдении мер пожарной безопасности. Оставшееся количество по окончанию работы в конце смены возвращается на место основного хранения. Категорически воспрещается совместное хранение С2Н5ОН и других огнеопасных веществ с щелочными, статическими и сжиженными веществами, легкогорючими веществами, а также неорганическими солями, дающими с органическими веществами взрывные смеси (КCl, КMnO4, К2СО4).

Хранение лекарственных средств, подлежащих предметно – количественному учёту и лекарственных средств списка А.

Правила хранения лекарственных средств, относящихся к наркотическим средствам, в аптеках регламентированы приложением №4 к приказу МЗ РФ №330 от 97г. Приложение 1 к приказу содержит типовые требования по технической укреплённости и оснащению средствами охранно-пожарной сигнализации помещений с хранением наркотических средств.

Так как законодательством РФ психотропные вещества приравниваются к наркотическим средствам, то за нарушением правил оборота тех и других наступает одинаковая степень ответственности. Названные правила и требования распространяются и на психотропные вещества.

Типовые требования дополнительные требования по технической укреплённости и оснащению средствами охранно-пожарной сигнализации объектов помещений, где осуществляется деятельность, связанная с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, которые утверждены приказом МВД РФ №625от 98г.

Для хранения ядовитых, сильно действующих веществ оформляется допуск, закрепленный приказом руководителя по аптеке. Допуск оформляется на основании заключения ОВД и специальных учреждений об отсутствии у этих работников:

а) непогашенной или не снятой судимости за преступления средней тяжести, тяжкое или особо тяжкое преступление или преступление, связанное с незаконным оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

б) предъявление обвинений в совершении преступлений, связанное с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

в) заболевания наркоманией, токсикоманией, хроническим алкоголизмом, а так же психических заболеваний, обуславливающие непригодность работы людей с наркотическими средствами и психотропными веществами.

Кроме того, на ядовитые и сильно действующие вещества распространяются типовые требования по технической укреплённости, то есть приложения 1 к приказу №330. В соответствии с этими НД наркотические средства и психотропные вещества должны храниться в сейфах с внутренним, запирающимся на замок отделением сейфа. Так хранятся следующие ядовитые вещества (субстанции): мышьяковый ангидрид, натрия арсенат кристаллический, стрихнина нитрат.

Остальные ядовитые, сильно действующие вещества и лекарственные средства списка А, независимо от лекарственной формы, хранятся в металлических шкафах. Аналогичным образом хранятся прекурсоры, находящиеся на предметно- количественном учёте, и единственное лекарственное вещество списка Б - субстанция пахикарпина гидрохлорида.

На внутренней стороне дверок шкафов, в которых хранятся психотропные вещества, лекарственные средства списка А, помещаются список хранящихся препаратов с указанием высших разовых и суточных доз. Здесь же на шкафах и сейфах, где хранятся ядовитые вещества, лекарственные средства списка А, должно стоять соответственно надпись Venena или буква А.

Надписи на штангласах, в которых хранятся наркотические средства, психотропные ядовитые вещества и лекарственные средства списка А, должны быть на латинском языке белого цвета на чёрном фоне. В шкафах и сейфах вместе с этими лекарственными веществами должны храниться ручные весы, разновес, ступки, цилиндры, воронки, мытьё и обработка которых производится отдельно от другой посуды под наблюдением фармацевта. На внутренней стороне дверки шкафа, в котором хранятся сильно действующие вещества, прекурсоры, находящиеся на предметно-. количественном учёте и пахикарпина гидрохлорид должна быть надпись Heroica, буква В и перечень хранящихся препаратов с указанием ВРД и ВСД. Надписи на штангласах должны быть на латинском языке красного цвета на белом фоне.