Структура документации системы менеджмента качества

Федеральное государственное  образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

Донской государственный  технический университет (ДГТУ)

 

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему:

 «Структура документации системы менеджмента качества»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнили: 
студентки группы ПБУ11

Исенко В.К.

Соловьева А.

Проверил:

Блохин Ю.А.

 

 

 

Содержание

 

Введение                                                                                                            3

Структура документации СМК                                                                       4

Политика и цели в  области качества                                                              5

Руководство по качеству                                                                                  5

Шесть обязательных процедур                                                                        6

Карты процессов                                                                                                8

Записи по качеству                                                                                             9

Заключение                                                                                                         10

Список используемой литературы                                                                   12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Очевидно, что эффективность системы  менеджмента качества во многом зависит  от того, насколько хорошо документирована  такая система.

Документирование системы качества, выполненное в систематической  и последовательной манере, придает  системе качества официальный статус, и должно:

• предъявлять перечень четких требований к персоналу;

• облегчать согласованность действий в области качества и обеспечивать единое понимание требований внутри организации;

• распространяться без затруднений, чтобы любой сотрудник, которому потребуется документ в справочных целях, мог иметь доступ к такой  документации;

• одновременно доводить до сведения заинтересованных сотрудников перечень инструкций;

• способствовать эффективным изменениям руководства (Система качества не может  быть жесткой; изменения должны вноситься  в нее без затруднений. Также система должна реагировать на изменения в деятельности компании и окружающей среде. Важно, чтобы обо всех изменениях требований незамедлительно сообщалось заинтересованным сотрудникам).

• обеспечивать преемственность и постоянство в случае смены сотрудников и уменьшать продолжительность обучения;

• облегчать мониторинг и проведение проверок системы.

 

 

 

 

 

Структура документации СМК

 

Структура документации системы  менеджмента качества, построенной  по стандарту ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000), представляет собой иерархическую систему  взаимосвязанных документов. Часть  этих документов в явном виде оговорена  в стандарте, другая часть подразумевается. Поэтому структура системы качества имеет «постоянную» составляющую, определенную стандартом и «переменную» составляющую, зависящую от конкретной организации.

«Постоянная» составляющая структуры  документации СМК:

— Политика в области качества;

— Цели в  области качества;

— Руководство  по качеству;

— Шесть  обязательных процедур системы качества;

— Записи по качеству.

«Переменная» составляющая структуры  в стандарте поименована в  следующем виде – «документы, необходимые  организации для обеспечения  эффективного планирования, осуществления  процессов и управления ими (п.п. 4.2.1.d ИСО 9001:2008)». Как правило, к этим документам относятся различные  планы, карты или схемы процессов, рабочие инструкции, отчетные формы, договора, нормативные документы, накладные  и пр. Т.е. можно считать, что под  эту «переменную» составляющую подпадает  практически вся документация организации.

Некоторые рекомендации по составлению  структуры документации СМК и  содержанию документов СМК дает стандарт ИСО 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества». Однако, при составлении структуры документации СМК лучше ориентироваться на существующую в организации систему  документации, дополняя ее необходимыми уровнями и документами, требуемыми стандартом ИСО 9001:2008.

Политика и цели в  области качества

 

Политика в области качества это один из стратегических документов организации. В этом документе определяются основные принципы работы и развития ее системы управления в области качества. Как правило, политика в области качества представляет собой декларативный документ. Однако, каждая декларация, заявленная в политике, должна «раскладываться» на конкретные цели, планы и действия по реализации указанных деклараций. Отсюда появляется и прямая связь политики в области качества с целями в области качества.

Цели в области качества - это документ в котором организация устанавливает каких результатов в области качества она хочет достигнуть. Цели в области качества должны быть направлены на реализацию деклараций политики, но в отличие от политики, цели имеют конкретные показатели, которые можно измерить и достигнуть в ограниченные периоды времени.

Политику и цели в области  качества обычно представляют отдельными документами. Либо можно цели в области  качества включать в состав политики, но в этом случае политика в области  качества будет иметь две части  – открытую и закрытую. Открытая часть - это декларации, а закрытая часть – это конкретные и измеримые  цели организации.

Руководство по качеству

 

 Руководство по качеству представляет собой документ, описывающий всю систему менеджмента качества организации, а точнее то, каким образом организована система качества, какую структуру она имеет, какова структура документации системы качества. Стандарт ИСО 9000:2005 (ИСО 9000:2000) дает определение Руководства по качеству в следующем виде: «Руководство по качеству – документ, определяющий систему менеджмента качества организации». Это означает, что руководство по качеству должно содержать описание, каким образом организация реализует требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000).

Шесть обязательных процедур

 

    В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) система качества организации должна быть документирована. Как правило, документирование системы качества осуществляется в процедурах системы качества. Минимальный состав процедур, который должен быть разработан в организации, в соответствии с требованиями стандарта, включает в себя руководство по качеству и шесть обязательных процедур.

Стандарт ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) требует  от организации разработать и  внедрить 6 обязательных процедур:

— управление документацией;

— управление записями о качестве;

— управление несоответствующей продукцией;

— проведение внутренних аудитов;

— проведение корректирующих мероприятий;

— проведение предупреждающих мероприятий.

Процедура управления документацией – предназначена для формализации документационного обеспечения организации. Данная процедура регламентирует вопросы создания, анализа и проверки документов до начала их официального использования в организации, актуализации и пересмотра документов уже используемых в организации, правила обозначения документов и идентификации каких-либо изменений в действующих документах. Кроме того, в процедуре управления документацией необходимо четко определить правила распространения документов в организации и правила изъятия, либо явной идентификации устаревшей документации. В процедуре обязательно необходимо отразить и порядок идентификации и обращения с документами внешнего происхождения, например, нормативными документами, стандартами, договорами заказчиков и пр.

Процедура управления записями о качестве – это процедура, которая регламентирует порядок обращения с документальными свидетельствами работы системы качества. Процедура управления записями о качестве должна содержать правила идентификации записей и средства управления записями (например, делать записи можно на бумаге, можно в электронной системе), порядок хранения, защиты и восстановления записей о качестве в случае их повреждения. Кроме того, необходимо определить сроки хранения и порядок изъятия и уничтожения записей о качестве.

Процедура управления несоответствующей  продукцией – это процедура, которая определяет, кто и как должен действовать, если в ходе работы организации возникли несоответствия. Под несоответствующей продукцией в стандарте понимается не только продукция, но и услуги, и другие результаты работы. Например, результатом работы договорного отдела является договор, тогда в процедуре управления несоответствующей продукцией необходимо определить какие несоответствия могут возникать в договоре, и как необходимо действовать при обнаружении несоответствий.

Процедура проведения внутренних аудитов – в данной процедуре необходимо определить порядок организации внутренних аудитов, требования к аудиторам, методы, критерии, частоту и область применения аудитов. Также, необходимо определить состав документации, которая разрабатывается при проведении аудита и порядок обработки результатов аудита.

Процедура корректирующих действий – эта процедура должна регламентировать порядок проведения работ по устранению несоответствий связанных с продуктами (услугами) организации, процессами и системой качества. Порядок проведения корректирующих действий должен предусматривать анализ выявленных несоответствий, установление причин их возникновения, разработку действий по устранению несоответствий, запись результатов предпринятых действий и анализ результатов предпринятых действий.

Процедура предупреждающих действий – если процедура проведения корректирующих действий определяет, как должна действовать организация после возникновения несоответствий, то данная процедура должна определять действия для предотвращения возникновения несоответствий. В процедуре необходимо определить методы определения возможных несоответствий, порядок разработки действий по недопущению возникновения несоответствий, порядок ведения записей результатов предпринятых действий и анализ результатов выполнения предупреждающих действий.

Карты процессов

 

Прямого требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) о том, чтобы в  организации были созданы карты  процессов, либо другие документы представляющие процессы нет. Но требования разделов 4.1 и 7.1 этого стандарта говорят  о том, чтобы организация определила все свои процессы и обеспечила необходимое  управление процессами. Выполнить эти  требования без документирования невозможно. Одним из вариантов документирования процессов является создание карты  процессов (блок-схем или алгоритмов процессов).

Карта процесса это документ, определяющий назначение процесса, его основные результаты и характеристики, а также последовательность операций или действий процесса. Таким образом, карта процесса представляет технологию выполнения процесса. В зависимости от назначения она может представляться с различным уровнем детализации.

В картах процесса могут представляться процессы административного управления, процессы управления ресурсами, процессы контроля, мониторинга и измерений. Одной из разновидностей карты процесса является технологическая карта, представляющая технологические (производственные) процессы.

Карты процессов могут оформляться  в виде документированных процедур.

Записи по качеству

 

Стандарт ИСО 9000:2005 определяет записи по качеству как особый вид документации системы качества. Особенность этого вида документации заключается только в том, что эти документы подтверждают факт выполнения какого-либо действия и меняют свой статус в момент регистрации этого факта. Например, пустая форма, предназначенная для регистрации результатов контроля, является обычным документом системы качества. Как только в эту форму внесены результаты контроля (форма заполнена), эта форма становится записями по качеству.

В стандарте ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) определен  минимальный состав записей по качеству, который должен существовать в организации. При необходимости этот состав записей  по качеству может быть расширен самой  организацией.

Записи по качеству предназначены:

— для подтверждения соответствия выполненных работ, требованиям, предъявляемым  к этим работам;

— для подтверждения соответствия системы качества организации требованиям  стандарта и собственным регламентирующим документам;

— для подтверждения выполнения действий по измерению, анализу и  мониторингу процессов;

— для подтверждения развития и  улучшения системы качества.

 

 

 

 

 

 

 

                                              Заключение 
 
 
Документация СМК - это один из основных элементов функционирования СМК. Определяя формы и виды взаимодействий и устанавливая порядок ввода и вывода информации, она обеспечивает выполнение функций СМК.  
Разработка документации СМК – трудоемкий процесс, на который уходит очень большое количество времени.  
Эффективность системы менеджмента качества во многом зависит от того, насколько хорошо документирована такая система. 
Документирование системы качества, выполненное в систематической и последовательной манере, придает системе качества официальный статус, и должно: 
 
• предъявлять перечень четких требований к персоналу; 
 
• облегчать согласованность действий в области качества и обеспечивать единое понимание требований внутри организации; 
 
• распространяться без затруднений, чтобы любой сотрудник, которому потребуется документ в справочных целях, мог иметь доступ к такой документации; 
 
• одновременно доводить до сведения заинтересованных сотрудников перечень инструкций; 
 
• способствовать эффективным изменениям руководства (Система качества не может быть жесткой; изменения должны вноситься в нее без затруднений. Также система должна реагировать на изменения в деятельности компании и окружающей среде. Важно, чтобы обо всех изменениях требований незамедлительно сообщалось заинтересованным сотрудникам). 
 
• обеспечивать преемственность и постоянство в случае смены сотрудников и уменьшать продолжительность обучения; 
 
• облегчать мониторинг и проведение проверок системы. 
Важно, чтобы документация системы качества отражала реальную работу компании. Бюрократически составленные процедуры и рабочие инструкции и т.п., вызовут лишь нежелание их использовать, так как могут быть оторваны от ежедневной реальности. 
Создание документированной системы качества не должно становиться «бумаготворчеством», следовательно, следует избегать создания лишних документов. Система качества должна быть тщательно спланирована, а ее документация эффективно разработана, и быть простой, ясной и легко управляемой. 
Документация должна соответствовать культурному контексту организации.