Контрольная функция управления организацией

Управление  тесно связано с ответственностью и способностью к самоконтролю. В. Зигерт и Л. Ланг проблемы управленческой ответственности представили в виде схемы так называемой «управленческой пятерни». 
Каждый руководитель, желающий в чем-то обвинить подчиненных, прежде чем вынести вердикт, должен сначала взглянуть на этот рисунок.

Указательный палец направлен  на подчиненного, которого менеджер хочет обвинить в недобросовестности, недисциплинированности, недостаточной подготовленности, неаккуратности и т. д. Но три пальца пятерни обращены к обвиняющему:

• Средний палец. Кто выбрал этого человека для выполнения деятельности, с которой он не справился?
• безымянный палец. Кто инструктировал работника, как это было сделано?
• мизинец. Был ли соответствующий контроль за его работой? Как мог получиться плохой результат в работе сотрудника при хорошем управлении?

Большой палец, который может сильно надавить сверху на все другие пальцы, символизирует  «большой нажим». От произведенного давления новых ответов на вопросы не возникнет  — но четыре пальца испытают неприятные ощущения. Так что излишний нажим  делает успех предприятия вообще невозможным.

Если  на все вопросы получены положительные  оценки, можно разогнуть «обвиняющий» указательный палец и обвинить работника  в провале задания.

 

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ КОНТРОЛЯ НА ПРИМЕРЕ  ООО «Грация»

 

2.1. Характеристика предприятия

 

Организационно-правовая форма:  Общество с ограниченной ответственностью.

Виды деятельности: Изготовление корпусной мебели (мебельная фабрика).

Мебельная фабрика работает на рынке  мебели с 2000 года. Мебельная фабрика «Грация» - крупное производственно-торговое предприятие на региональном рынке мебельной отрасли. На сегодняшний день это предприятие, в состав которого входят:

• Собственный производственно - складской комплекс площадью 1,5 га.
• 12 магазинов, общей площадью 4 110 м.кв. А так же представительство в г. Улан-Удэ.

Кроме торговли в собственных магазинах, мы осуществляем оптовые поставки товаров  мебели в 13 городов и населённых пунктов Иркутской области.

С 2004 года на фабрике разрабатываются  и выпускаются следующие виды мебели:

• Офисная мебель.
• Специализированная мебель.
• Мебель для гостиниц.
• Бытовая мебель (кухонные гарнитуры, обеденные группы, столы, прихожие, мебель для спален и гостиных).

Мы удачно сочетаем новейшие технологии и материалы с изысканностью  и надёжностью производимой продукции. Рациональные и недорогие мебельные  коллекции высокого качества пользуются популярностью у потребителей. Гибкое серийное производство, собственная  дизайн-студия мебели, большой опыт по оборудованию различных помещений  позволяют нам воплощать в реальность самые сложные проекты. Фабрика «Грация» изготавливает все виды корпусной мебели из МДФ, ЛДСП и кашированной ДСП на современном высокотехнологичном оборудовании ведущих фирм Германии, Австрии и Италии и представлена следующим ассортиментом: гостиные, горки, детские, подростковые, молодежные, спальни, прихожие, кухни, а также диваны и кресла.

Одним из основных преимуществ нашей  корпусной мебели является ее модульность. Практически все серии мебели включают линейные и угловые напольные  и навесные элементы, что позволяет  скомплектовать нужные вам комбинации. Кроме этого, фабрикой освоена технология «софтформинг» (без острых краев), которая позволяет делать корпусную мебель более безопасной в эксплуатации.

В производстве нашей мебели используются только экологически чистые материалы, имеющие сертификаты качества и  гигиены, разрешенные к применению ГОСТ.

В качестве материала, применяемого для  каширования, используются пленки с финиш-эффектом от ведущих немецких производителей, обладающие высокими физико-механическими и эстетическими свойствами. Использование таких пленок позволяет мебели надолго сохранить свой первоначальный внешний вид и цвет, и дает вам возможность даже через несколько лет доукомплектовать имеющуюся мебель дополнительными модулями или заменить надоевшие.

Вся наша мебель проходит тщательный контроль качества на всех технологических  этапах: каширования, распиловки, присадки, сборки, комплектации и упаковки. Наша фабрика постоянно совершенствует свои технологические процессы, регулярно обновляет оборудование, привлекает к работе высококвалифицированных специалистов мебельного производства, разрабатывает новинки корпусной мебели в соответствии с мировыми тенденциями мебельной моды.

2.2. Анализ контроля на  предприятии ООО «Грация»

 

Средства  предприятия формируются за счет доходов от собственной коммерческой деятельности и иных источников, не запрещенных законодательством Российской Федерации. Общее руководство деятельностью осуществляет генеральный директор и состав учредителей общества. Состав учредителей назначает и освобождает от должности исполнительного директора и главного бухгалтера; принимает решения о наложении на них дисциплинарных взысканий; принимает и рассматривает балансы и отчеты общества; принимает решения об открытии расчетных и других счетов, о продаже, сдаче в аренду, передаче в собственность имущества, о получении кредитных ресурсов и о ликвидации общества.

Общество  представляет в налоговые органы налоговую декларацию (налоговый расчет) и документы, служащие основанием для исчисления и сумм налога (бухгалтерскую и налоговую отчетность) и выполняет обязанность по уплате налога и сборов. Бухгалтерский учет и отчетность ведутся в порядке, установленном законодательством РФ. Финансовый год установлен с I января по 31 декабря календарного года. По окончании каждого квартала составляется бухгалтерский баланс и отчеты по установленной форме, которые представляются уполномоченным органам в соответствии с законодательством.

Руководство текущей деятельностью осуществляется исполнительным директором. Директор управляет всей деятельностью общества по доверенности, выданной генеральным директором, представительствует от имени общества в органах власти, судебных и иных организациях. Все документы денежного, имущественного, расчетного характера, отчеты и балансы подписываются директором и главным бухгалтером, которые несут ответственность за своевременность, достоверность и полноту оформления представления указанных документов совету учредителей. Директор и главный бухгалтер филиала несут ответственность за финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Контроль  деятельности предприятия осуществляет ревизионная комиссия создаваемая приказом генерального директора. При этом исполнительный директор не может быть включен в состав ревизионной комиссии.

Ревизионная комиссия осуществляет проверку деятельности общества  и докладывает результаты проверки генеральному директору. Для  проверки финансово-хозяйственной  деятельности  может быть привлечена аудиторская организация. В случае выявления угрозы интересам предприятия ревизионная комиссия обязана уведомить совет учредителей. Ревизионная комиссия составляет заключения по годовым отчетам и балансам и представляет их учредителям общества. Ревизионная комиссия осуществляет проверку по утвержденному плану на календарный год. Планы работы  целенаправленны, реальны и конкретны.  Требования к планированию заключаются в создании условий обеспечивающих своевременность, высокое качество и эффективность проводимых ревизий и тематических проверок.

Полный  перечень видов финансово – хозяйственной  деятельности  подпадающий под  ревизию таков: ревизия наличия  денежных средств, в кассе и кассовых операций, операций по расчетному счету в банке, операций по прочим счетам в банке, расчетов с поставщиками и подрядчиками, с дебиторами и кредиторами, расчетов по оплате труда, расчетов по прочим операциям с работниками предприятия,  проверка правильности определения первоначальной и остаточной стоимости основных средств, ревизия поступления, перемещения и выбытия основных средств, ревизия малоценных и быстроизнашивающихся предметов, наличия и сохранности имущества, товарных операций на оптовых и розничных предприятиях, ценообразования и калькуляции продажных цен на продукцию, ревизия материальных ценностей,  выполнения плана выпуска и реализации готовой продукции, ревизия затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции, строительства при хозяйственном способе производства работ, вложений в уставные капиталы других организаций, вложений в совместную деятельность, исчисления финансового результата от реализации товаров, продукции, работ и услуг, операционных доходов и расходов, внереализационных доходов и расходов, чрезвычайных доходов и расходов, использования прибыли.

Основной  обязанностью ревизионной комиссии  является проведение ревизии хозяйственной  и финансовой деятельности предприятия в целом, за отчетный период, в соответствие с программой, утвержденной генеральным директором (табл. 1).

 

Таблица 1.  

Программа  комплексной  ревизии хозяйственно-финансовой деятельности мебельной фабрики «Грация»

№	Объекты ревизии	Способ проверки	Приемы (методы) проверки
1	Ревизия денежных средств кассовых операций (50)	Сплошной	Инвентаризация, Встречная проверка документов, хронологическая проверка
	операции по счетам в банках (51,52,55)	—//—	встречная проверка, хронологическая проверка
	денежных документов (56)	—//—	—//—
	и переводов в пути (57)	—//—	—//—
	краткосрочных финансовых вложений (58)	—//—	инвентаризация, встречная проверка,
	долгосрочных финансовых вложений	—//—	—//—
2	Ревизия товарных операций: соблюдение условий, обеспечивающих сохранность материальных ценностей (41); реализация (46).	Выборочный	Инвентаризация, проверка качества, нормативная проверка, встречная проверка документов, хронологическая проверка.
3.	Ревизия операций с материальными  ценностями: соблюдение условий, обеспечивающих сохранность материальных ценностей, приобретение и отпуск материальных ценностей (10, 12, 15,16); реализация прочих активов (48)	Выборочный	—//—
4.	ревизия расчетов: с поставщиками и  подрядчиками (6О);	Выборочный	инвентаризация, встречная проверка документов, проверка полноты оприходования товарно-материальных ценностей,
	с внебюджетными фондами (67);	Сплошной	документальная проверка.
	с бюджетом (68);	Сплошной	—//—
	с подотчетными лицами (71);	Сплошной	—//—
	с разными дебиторами и кредиторами (76):	Выборочный	-—//—
	по претензиям и возмещению материального ущерба (63,73).	выборочный	—//—
5.	Ревизия движения основных средств, капитальных  вложений: соблюдение условий, обеспечивающих сохранность основных средств и  оборудования к установке, поступление  и выбытие собственных и долгосрочных арендуемых основных средств (01, 03) и нематериальных активов (04); правильность начисления износа основных средств (02) и нематериальных активов (05);	выборочный	инвентаризация, встречная проверка, документальная проверка содержания операций, нормативная проверка технико-экономические расчеты.
	затраты на ремонт основных средств (23,25,26);	выборочный	документальная проверка.
	движение оборудования	сплошной	документальная проверка.
	затраты на капитальные вложения.	сплошной	контрольный обмер, документальная проверка, нормативная проверка.
6.	Ревизия выполнения показателей по труду, расчетов по оплате труда и социальному страхованию: использование рабочего времени;	выборочный	Нормативная проверка, встречная проверка документов.
	выполнение заданий по росту производительности труда;	выборочный	Технико-экономические расчеты.
	использование фонда заработной платы и правильности расчетов по оплате труда (70,73);	выборочный	Нормативная проверка, встречная проверка документов, хронологическая проверка.
	расчеты с персоналом предприятия  по другим операциям (73,93);	сплошной	нормативная, встречная проверка документов.
	правильность начисления и использования средств социального страхования (69)	выборочный	нормативная проверка документов,
	обеспечения имущественного и личного страхования (65).	—//—	технико-экономические расчеты.
7.	Ревизия издержек обращения (44).	выборочный	нормативная проверка, встречная проверка.
8.	Ревизия издержек производства (20, 23, 25, 26);	выборочный	—//—
	потери от брака (28);	сплошной	—//—
	затрат на капитальные вложения (08).	выборочный	—//—
9.	Ревизия реализации готовой продукции, выполненных работ и оказанных услуг.	выборочный	встречная проверка, хронологическая проверка, альтернативный баланс.
10.	Ревизия расчетов с покупателями, заказчиками.	выборочный	инвентаризация, встречная проверка, хронологическая проверка.

 

Основополагающий  подход к проверке заключается в  последовательности и необходимости  проведения следующих действий:

• определение типа, структуры и особенностей управления предприятием;
• планирование и последующий контроль проверки;
• определение и проверка учетных систем; определение, оценка, проверка важных внутренних контрольных структур; проведение проверок операций и учетных записей;
• проверка наличия, названий и величины денежных сумм, включаемых в баланс;
• сверка финансовой отчетности с учетными записями;
• подтверждение того, что балансовый счет прибылей и убытков отражает истинную картину результатов финансово-хозяйственной деятельности;
• проверка соответствия финансовой отчетности требованиям законодательства и нормам учетной практики;
• оценка финансовой отчетности в целом и составление общего вывода о том, действительно ли в отчетах дана объективная и правдивая информация.

Чтобы собрать  доказательства составляют программу  ревизии для производственного цикла (табл.2)

Таблица 2.

Процедуры ревизии (план) для проверки производственного  цикла мебельной фабрики «Грация»

 

№	Содержание ревизорских процедур	Направление контроля
1.	Сопоставить записи в заборных ведомостях и контрольном листе на отпуск  материалов.	Реальность
2.	В целях изучения качества продукции  изучить квалификационные характеристики работников.	Точность
3.	Изучить маршрут движения транспорта.	Полнота.
4.	Изучить соблюдение  ли технологии	Полнота.
5.	Проверить, соблюдаются ли нормы естественной убыли.	Точность
6.	Проверить порядок списания потерь.	Полнота
7.	Проверить, нормы	Точность
8.	Изучить причины отклонений от технологии.	Реальность
9.	Сопоставить количество выпускаемой  продукции и брака	Полнота.
10.	Проверить достоверность исчисленной  себестоимости продукции А) проанализировать структуру себестоимости; Б) изучить  причины отклонений увеличивающих  себестоимость; В) определить виновников этих отклонений.	Точность.
11.	Изучить порядок найма и увольнения работников.	Реальность.
12.	Изучить порядок оплаты труда  категориям работников.	Реальность.
13.	Проверить соответствие учтенного отработанного  времени и выполнение работ и  выхода продукции с фактическим:	Точность
	А) сопоставить фактические объемы отраженные в одних документах с другими;	Реальность.
	Б) сопоставить данные начисления оплаты с данными актов произведенной  продукции	Реальность
14.	Сверить начисленную заработную плату  по лицевым счетам с ведомостями на выдачу ее из кассы.	Реальность
15.	Проверить правильность распределения  оплаты труда по местам возникновения  затрат.	Учет
16.	Получить и проверить приказы (решения  правления) на выплату премий, по начислению заработной платы, по расходам на дополнительные выплаты и как они должны отражаться в бухгалтерской отчетности.	Реальность. Полнота. Разрешение. Точность. Учет
17.	Проверить расчеты по отчислениям  на социальные нужды	Точность.
18.	Проверить правильность применения норм начисления износа.	Точность.
19.	Проверить достоверность затрат на ремонт основных средств: А) наличие смет на ремонт и заявок на выполнение работ; Б) сопоставить объемы выполненных  работ с начислением оплаты труда  работникам, занятым ремонтом и с нормами расходов материалов.	Реальность. Полнота. Точность. Учет.
20.	Проверить достоверность отражения  в учете затрат нормируемых Минфином: А) представительских расходов; Б) расходов на рекламу; В) отчисления на подготовку и переподготовку кадров; Г) командировочные  расходы; Д) плата сторонним организациям за пожарную и сторожевую охрану; Б) плату за аренду отдельных объектов основных производственных фондов.	Учет.  Точность. Реальность.
21.	Проверить правильность распределения  общехозяйственных и общепроизводственных расходов: А) порядок включения в затраты консультационных информационных услуг; Б) компенсация за использование личных автомобилей для служебных поездок.	Учет. Точность.
22.	Изучить порядок определения себестоимости  и побочной продукции.	Учет. Точность.
23.	Изучите порядок оценки побочной продукции  используемой внутри  предприятия  или реализованной на сторону.	Учет. Точность. Реальность.
24.	Проверить полноту оприходования  продукции.	Полнота. Реальность.
25.	Изучить состояние складского учета.	Учет. Точность. Полнота. Реальность.
26.	Изучить порядок отражения в учете  и отчетности потерь от снижения качества продукции в  процессе хранения.	Учет. Реальность.
27.	Выборочно проверить полноту отражения  в учете документов по реализации продукции: А) выбрать счета-фактуры, сверить их с расходными документами, применяя ревизорскую процедуру "прослеживание", двигаясь по системе учета до записей  в регистрах бухгалтерского учета  и составления корреспонденции  счетов; Б) проверить правильность исчисления и отражения НДС на реализованную  продукцию.	Учет. Точность. Полнота. Реальность.
28.	Проверить полноту поступления средств  от продажи прочих активов, оказания платных услуг населению: А) какие  суммы поступили в виде денежной наличности и отражены на счетах "Касса", "Расчетный счет"; Б) какие суммы поступили в порядке зачета взаимных требований.	Учет. Точность. Полнота. Реальность.