Первичные документы учета кассовых операций

 

 

Первичные документы учета кассовых операций

 

 

Актуальность данной темы для хозяйствующих субъектов, применяющих УСНО, не вызывает сомнений: согласно п. 4 ст. 346.11 НК РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций. Следовательно, даже если хозяйствующий субъект принимает решение воспользоваться льготой, предоставленной п. 3 ст. 4 Федерального закона "О бухгалтерском учете", и не вести бухгалтерский учет в полном объеме, он обязан соблюдать Порядок ведения кассовых операций и, следовательно, оформлять все полагающиеся первичные документы, связанные с этим.

Виды первичных документов по учету кассовых операций

Кассовая книга

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое  предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу  по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия  учитывают в кассовой книге

Приходный кассовый ордер

Прием наличных денег кассами предприятий производится  по приходным кассовым ордерам, подписанным главным  бухгалтером или лицом, уполномоченным на это  письменным распоряжением руководителя предприятия

Расходный кассовый ордер, иные документы, на основании которых оформляется расходный кассовый ордер

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще  оформленным другим документам (платежным ведомостям  (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на  выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе  предприятия, производится по расходным кассовым, ордерам выписываемым отдельно на каждое лицо, или по  отдельной ведомости на основании заключенных договоров

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие  их документы до передачи в кассу регистрируются  бухгалтерией в журнале регистрации приходных и  расходных кассовых документов. Расходные кассовые  ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов  может осуществляться с применением средств  вычислительной техники. При этом в машинограмме  "Вкладной лист журнала регистрации приходных и  расходных кассовых ордеров", составляемой за  соответствующий день, обеспечивается также  формирование данных для учета движения денежных  средств по целевому назначению.

Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера - не единственное, что должен иметь работник. Постановлениями Госкомстата утверждены следующие формы первичных документов по учету кассовых операций:

- приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

- расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

- журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

- кассовая книга (форма N КО-4);

- книга учета принятых  и выданных кассиром денежных  средств (форма N КО-5);

- авансовый отчет (форма N АО-1).

Порядок составления и заполнения  первичных документов

Кассовая книга

Применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) - как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Приходный кассовый ордер

Назначение. Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Порядок заполнения. Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения приходного кассового ордера:

- приходный кассовый ордер  выписывается в одном экземпляре  работником бухгалтерии, подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;

- квитанция к приходному  кассовому ордеру подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира  и регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма N КО-3) и  выдается на руки сдавшему  деньги, а приходный кассовый  ордер остается в кассе;

- в приходном кассовом  ордере и квитанции к нему  указываются: по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции; по строке "В том числе" - сумма НДС, которая записывается  цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются  налогом, делается запись "Без  налога (НДС)";

- в приходном кассовом  ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные  и другие документы с указанием  их номеров и дат составления;

- в графе "Кредит, код  структурного подразделения" указывается  код структурного подразделения, на которое приходуются денежные  средства.

Расходный кассовый ордер

Назначение. Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Порядок заполнения. Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения расходного кассового ордера:

- кассовый ордер выписывается  в одном экземпляре работником  бухгалтерии;

- кассовый ордер подписывается  руководителем организации и  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;

- кассовый ордер регистрируется  в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

- в тех случаях, когда  на прилагаемых к расходным  кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная  надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых  ордерах необязательна;

- в расходном кассовом  ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной  операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные  и другие документы с указанием  их номеров и дат составления.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Объявление на взнос наличными

Объявление на взнос наличными - документ на бланке установленной формы, состоящий из трех частей, который передается в банки при взносе наличной выручки за реализованные товары, произведенные работы, оказанные услуги и при взносе других поступлений от различных предприятий. На полученную сумму денег банк выдает квитанцию (одна часть бланка), служащую оправдательным документом для соответствующей бухгалтерской записи об источнике наличных средств, другая часть бланка (в форме мемориального ордера) прикладывается к банковским документам (выписке банка). Третья часть бланка учитывается в документации банка.

 Авансовый отчет

Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.

На оборотной стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

При получении авансового отчета организацией, бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.

Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Расчетно-платежная ведомость

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости.

Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам

организации.

При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать:

расчетно-платежную;

расчетную;

платежную.

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма №Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.

 

Таким образом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых определен нормами.