Организация, нормирование и оплата труда на предприятиях отросли

Организация, нормирование и оплата труда на предприятиях отросли.

Выбранная специальность – секретарь.

 

Рабочие место

Успех работы секретаря в значительной мере зависит от правильной организации  рабочего места, оборудования его необходимым  инвентарем, соблюдения условий гигиены  труда.

 

Рабочее место секретаря должно обеспечить максимальные удобства для  выполнения возложенных на него обязанностей и быть образцом правильной организации. В приемной оно обычно располагается  рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко  можно было видеть всех входящих.

 

В помещении должны находиться только предметы, требующиеся секретарю  и другим сотрудникам, непосредственно  в процессе работы. Мебель для посетителей  должна стоять в зале, хорошо просматриваемом  секретарем.

 

Большую часть рабочего времени  секретарь работает сидя, а это  утомляет, поэтому он должен иметь  возможность свободно вставать и  свободно вытянуть ноги. Для организации  отдыха стоит создать зону для  перерывов на кофе, наподобие барной стойки. Их важно проводить стоя, что позволит не только быстро обменяться оперативной информацией, но и размяться. Отдельная кухня-столовая менее эффективно использует пространство, но может значительно сэкономить время - сотрудникам нет необходимости выходить на обед за пределы офиса.

 

Насыщенность рабочего места секретаря  средствами оргтехники требует ее размещения с учетом максимальной эффективности. Они должны быть доступны для подхода  и кратковременного пользования, и  быть под постоянным наблюдением  секретаря. Пользоваться оргтехникой  другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может  привести к поломке аппаратуры, а  также к размножению посторонней  информации.

 

Важным элементом организации  рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений  стола. Ящики должны легко, плавно и  бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для  вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные  специальные приспособления - для  картотек, малой организационной  техники, канцелярских принадлежностей  и т. п. Необходимо постоянно следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

 

При работе необходимо соблюдать правила  внутреннего распорядка, техники  безопасности и электробезопастности.

 

Еще один важнейший фактор, от которого зависят работоспособность и  здоровье человека, - это освещение. Свет регулирует все функции человеческого  организма и влияет на психологическое  состояние и настроение, обмен  веществ, гормональный фон и умственную активность. К сожалению, далеко не всегда в офисе этому фактору  уделяется должное внимание.

 

Самым здоровым светом остается естественный дневной. Чтобы его использовать, глубина офисных помещений не должна превышать 6 м. Кроме того, хорошим решением здесь будут стеклянные перегородки, обеспечивающие зрительную и звуковую изоляцию, но в то же время, не препятствующие проникновению естественного света. Это позволяет максимально эффективно использовать естественное освещение, хотя между этим помещением и окнами располагается еще и рабочая зона.

 

Среди столов наиболее эргономичной признана криволинейная угловая  форма. За счет вогнутости большая часть  их площади оказывается используемой, поскольку попадает в зону охвата руками человека, равную 35-40 см. Но если край стола закруглен слишком  плавно или его поверхность Г-образной формы, то придется тянуться за бумагами. Площадь столешницы хорошего стола  не может быть меньше 1 м2. Высота от пола до столешницы, как правило, должна равняться рекомендованным европейскими нормами 74 см.

 

Для полноценной работы секретаря  также необходимы разного рода надстройки, лотки, подставки, а также прочие функциональные аксессуары. Но важно  не загромождать ими стол. Лучше  воспользоваться навесными полками  или тумбочками на колесах, которые  помогут организовать рабочее место  по принципу "все под рукой", когда необходимые для ежедневной работы полки, тумбы, шкафы находятся  на расстоянии вытянутой руки.

 

Такое расположение мебели позволяет  исключить ненужные затраты энергии  и направить все силы на выполнение своих обязанностей. Специальными исследованиями доказано, что благодаря соблюдению норм эргономики экономится около 30% рабочего времени и, соответственно, на столько же увеличивается производительность труда.

 

Общие требования к работнику:

 

- умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail),

- хорошее знание иностранного  языка,

- блестящие навыки общения с  людьми,

- умение планировать и организовывать  исполнение поручений руководства.

Основными делопроизводственными  функциями являются:

- своевременная обработка поступающей  кадровой документации;

- регистрация, учет и текущее  хранение документов по персоналу;

- разработка, согласование, печатание  документов по кадровым вопросам;

- доведение кадровой документации  до соответствующих работников  для исполнения;

- контроль за исполнением требований документов;

- размножение документов по  кадровым вопросам и др.

 

Секретарь должен знать:

 

- организацию делопроизводства  в организации (см. выше);

- формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу;

- структуру организации;

- стандарты унифицированной системы  организационно-распорядительной документации;

- положения, инструкции и другие  руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организации;

- действующее законодательство  о приеме, переводе и увольнении  работников;

- порядок учета движения кадров  и составления отчетности о  состоянии трудовой дисциплины;

- порядок установления наименования  профессий рабочих и должностей  служащих, общего и непрерывного  стажа определенной работы;

- основы трудового законодательства;

- правила внутреннего трудового  распорядка;

- основы организации труда; правила  и нормы охраны труда, техники  безопасности, производственной санитарии  и противопожарной защиты.

 

Деловые качества:

 

- ответственность;

- исполнительность;

- оперативность;

- самостоятельность;

- дисциплинированность;

- добросовестность.

 

Индивидуально-психологические и  личностны качества:

 

- коммуникабельность;

- открытость;

- усидчивость;

- внимательность;

- высокая работоспособность.

 

Психофизиологические качества:

 

- хорошее состояние здоровья;

- хорошее зрение;

- усидчивость;

- отсутствие болезней, связанных  с моторным аппаратом.

 

Требования к квалификации секретаря: должен иметь высшее или среднее  специальное образование без  предъявления требований к стажу  работы либо общее среднее образование  и специальную подготовку по установленной  программе.

 

Фотография рабочего времени

Фотография  рабочего времени – изучение затрат рабочего времени или временем использования  оборудования на протяжении рабочей  смены или ее части с помощью  фиксации данных характеризующих их продолжительность и структуру.

Режим труда определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового  распорядка, установленными в организации.

 

 Работа может быть ненормированной  и предполагать командировки.

 

План  рабочего дня секретаря (на примере  ОУ).

8.30- приход на работу

8.45-просмотр входящей корреспонденции

9.00-оперативное совещание при директоре (получение задания на день)

10.00- работа с документами (подготовка писем, текущих документов)

12.00-отправка исходящей документации (по факсу, e-mail, с курьером)

13.00-обеденный перерыв

14.00-работа с руководителем (подпись документов, подготовка проектов документов и т.д.)

16.00-проверка выполнения плана работы на текущий день, внесение корректив, составление плана работы на следующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя

В течение  дня – ответы на телефонные звонки, прием посетителей, выполнение экстренных поручений руководителя

17.30-завершение работы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка документов на свои места.

Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить  свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для  рационального использования своего рабочего времени.

Защита от негативных факторов

Руководитель должен обеспечить работников:

- наличие средств защиты работников  от воздействия движущихся частей  производственного оборудования, приспособлений  и инструментов, являющихся источником  опасности, а также разлетающихся  предметов, деталей .                                                                                                       

- наличие на пульте управления  сигнализаторов нарушения нормального  функционирования производственного  оборудования, приспособлений и  инструментов, а также средств  аварийной остановки;

- осуществление защиты электрооборудования,  электропроводки (в том числе  заземления) от механических воздействий,  грызунов и насекомых, проникновения  растворителей, выполнение соединений  проводов и кабелей в соединительных  коробках, внутри корпусов электротехнических  изделий, аппаратов, машин;

- наличие инструкций по охране  труда и соответствие их нормативным  документам, а в необходимых случаях  наличие удостоверений о прохождении специального обучения по охране труда и проверке знаний требований нормативных правовых актов по охране труда;

- наличие и соответствие требованиям  охраны труда производственного  оборудования, инструмента и приспособлений.

Секретарь обязан соблюдать правила охраны труда для обеспечения защиты от воздействия опасных и вредных производственных факторов, связанных с характером работы, включая:

- повышенные зрительные нагрузки  при работе в течение длительного  времени на компьютере и с  бумажными документами;

- курение и употребление алкогольных  напитков на работе, а также  выход на работу в нетрезвом  виде запрещается;

- в соответствии с действующим  законодательством сотрудник несет  ответственность за нарушения  требований настоящей инструкции, производственный травматизм и  аварии, происшедшие по его вине.

Во время работы секретарь должен:

- Во время работы не допускать  посторонних разговоров и раздражающих  шумов. Сидеть за рабочим столом  следует прямо, свободно, не напрягаясь. Следует соблюдать регламентированные  перерывы в течение рабочего  дня для проведения общей производственной  гимнастики, массажа пальцев и  кистей рук и упражнений для  глаз.

- Запрещается работать при недостаточном  освещении и при одном местном  освещении.

- Следить за чистотой воздуха  в помещении. При проветривании  не допускать образования сквозняков. Содержать рабочее место в  порядке и чистоте. Мусор следует  собирать в специальные емкости  и каждый день удалять из  помещения.

- Для предотвращения аварийных  ситуаций и производственных  травм запрещается:

1. курить в помещениях;

2. прикасаться к оголенным электропроводам;

3. работать на неисправном оборудовании;

4. оставлять без присмотра электронагревательные  приборы;

5. использовать электронагревательные  приборы с открытой спиралью.

- Постоянно следить за исправностью  оборудования, инструментов, блокировочных,  включающих и выключающих устройств,  сигнализации, электропроводки, штепсельных  вилок, розеток и заземления.

По окончании работы секретарь должен:

- Привести в порядок рабочее  место.

- Отключить и обесточить оборудование, оргтехнику, отопительные приборы  и светильники.

- Убрать используемые инструменты  и материалы в предназначенное  для их хранения место.

- Сообщить своему непосредственному  или вышестоящему руководителю, а при необходимости представителям  ремонтно-технических и административно-хозяйственных  служб, о выявленных во время  работы неполадках и неисправностях  оборудования и других факторах, влияющих на безопасность труда.

Основными методами защиты от шума являются:

- рациональное размещение технологического  оборудования;

- внедрение малошумных технологических  процессов;