Информационные связи предприятия

содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Информационные связи предприятия

1.1   Типовая структура предприятия.

При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций. То есть не только предприятия, производящие материальный продукт (заводы и фабрики), но и организации, результатом деятельности которых является нематериальный продукт или услуга (школа, институт, банк, химчистка и т.п.).

Любое предприятие  состоит из подразделений, т.е. имеет  некоторую организационную структуру. В наиболее общем виде она показана на рисунке 1.

 

Рисунок 1 – Типовая схема предприятия

 

Практически любая  организация имеет производственные подразделения (производящие тот или  иной продукт или услугу), администрацию, службы управления, службы обеспечения  и сбыта.

Производственными условно называют подразделения, выполняющие основную функцию предприятия, как в случае производства материальных продуктов, так и при оказании профильных услуг. На заводе это могут быть цеха и конструкторские бюро, в научных центрах - лаборатории и т.д.

Предприятием  можно назвать как небольшую  фирму со штатом в несколько человек, так и огромный завод. На большом предприятии каждое подразделение (администрация, бухгалтерия, отдел кадров) обычно состоит из десятков сотрудников со своей иерархией. Напротив, на небольшом предприятии некоторые отделы (или даже несколько отделов) могут быть представлены одним человеком. Например, возможна ситуация, когда руководитель небольшой молодой фирмы лично занимается вопросами приема сотрудников на работу, совмещая роль директора и начальника отдела кадров.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. На предприятии существует целый ряд специализированных служб, занимающихся работой с документами.

Рассмотрим  подробнее функции некоторых  из этих отделов.

Канцелярия - это отдел организации, ведающий служебной перепиской и оформлением текущей документации.

Отдел кадров решает вопросы, связанные с подбором сотрудников, приемом их на работу, увольнением, обучением, выходом на пенсию. Отдел  кадров ведет документацию дел по личному составу (личные дела, трудовые книжки, должностные инструкции и т.п.).

Бухгалтерия осуществляет сбор и обработку финансовой информации о предприятии, а также предоставление отчетности о деятельности организации  в государственные органы. В частности, бухгалтерия занимается расчетом заработной платы сотрудников, уплатой налогов и т.п.

Архив - отдел, где  хранятся документы, образовавшиеся в  результате деятельности предприятия. Архивные работники обеспечивают учет, сохранность документов в течение  определенного законом периода, а также их уничтожение по истечении срока хранения.

Службы обеспечения  занимаются вопросами снабжения  предприятия оборудованием и  комплектующими.

Отдел маркетинга занимается подготовкой маркетинговых  планов, которые используются при подготовке общего бизнес-плана предприятия, разработкой маркетинговых программ и т.п.

Предприятие имеет  внутренние информационные связи (взаимодействие руководства с исполнителями) и  внешние информационные связи (взаимодействие с контролирующими смежными предприятиями, потребителями, клиентами и т.п.). От вышестоящих органов на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. В вышестоящие органы поступают отчеты и планы.

В роли контролирующих органов для предприятия могут  выступать такие организации, как  налоговая служба или пожарная инспекция, предоставляющие инструкции и контролирующие их исполнение. Сотрудничать с предприятием могут предприятия-партнеры, заказчики  продукции и т.п.

 

2. Интернет, интарнет, экстранет – типы локальной системы

 

Существует  несколько типов сетей: от двух соединенных  компьютеров, до сетей, объединяющих офисы  компании в разных городах.

• Локальная сеть. Небольшая офисная сеть называется локальной (Local Area Network— LAN). В нее соединяются компьютеры, которые находятся в пределах одного офиса или здания. Локальную сеть можно создать дома из специальных компонентов. Такая сеть получила название домашней сети (Home Area Network— HAN).
• Глобальная сеть. Локальные сети, находящиеся в разных местах, могут быть соединены с помощью высокоскоростных оптоволоконных, спутниковых или выделенных телефонных линий. Несколько соединенных таким образом локальных сетей формируют глобальную сеть (Wide Area Network— WAN).
• Internet. Наиболее заметной частью Internet является всемирная паутина (World Wide Web — WWW). Любой пользователь Internet является пользователем огромной сети, независимо от типа подключения— модем, локальная сеть и т.д. Internet действительно является сетью сетей, соединенных друг с другом с помощью протокола TCP/IP. Web-броузеры, FTP-клиенты (File Transfer Protocol) и программы чтения новостей — наиболее распространенные способы использования Internet.
• Intranet. В них используются те же броузеры и остальные программы, что и в Internet, и тот же протокол TCP/IP, однако при этом intranet является частью личной сети отдельной компании. Обычно intranet состоит из нескольких локальных сетей, которые соединены с остальными сетями компании, однако, в отличие от Internet, доступ к этой сети разрешен только работникам компании. Intranet можно назвать частной сетью Internet.

Extranet. Полностью не открытые сети intranet, доступ к которым разрешен покупателям и некоторым деловым партнерам, называются extranet. Как и для intranet, в них используются Web-броузеры и другое аналогичное программное обеспечение.

 

 

3. Офисная техника и информационные потоки в современном офисе

Информационным центром  для любого сотрудника современного офиса является персональный компьютер, подключенный к локальной и глобальной сети.

На рисунке 2. показано подключение ПК к сети Интернет посредством модема, однако существует целый ряд альтернативных вариантов подключения к Интернету. Их описание выходит за рамки тем данной книги, отметим лишь, что в последнее время все чаще используется возможность выхода в Интернет через подключение локальной сети по выделенной линии. Большая часть офисного оборудования так или иначе связана с персональным компьютером. Компьютер в офисе является интегрирующим устройством и служит для подготовки, редактирования документов, а также хранения и обмена документами. Для создания и обработки документов в первую очередь используются офисные программы, рассмотренные в предыдущем параграфе.

Рисунок 2 – Информационные потоки в современном офисе

 

 

Значительная  часть информации поступает в  ПК по сети в виде электронных писем, а также скачивается сотрудниками с Web-страниц.

Все больше офисных  компьютеров оборудованы Web-камерами - цифровыми камерами, позволяющими создавать фотографии и видеоролики, которые можно передавать по сети. Специальные программы в сочетании с использованием Web-камер дают возможность организовывать видеоконференции - обсуждения, при которых сотрудники рабочих групп могут видеть друг друга и обсуждать что-либо по сети.

Для участия  в видеоконференциях также требуется  микрофон. Микрофон необходим еще  и для того, чтобы послать голосовое  сообщение по электронной почте, озвучить презентацию. Современные  офисные программы, в том числе  программы Microsoft Office, уже имеют функции распознавания речи. Пока эти технологии развиты слабо, однако со временем голосовое управление компьютером и надиктовывание текстов наверняка получит широкое распространение.

Несмотря на активное развитие электронных средств  коммуникации, часть информации по-прежнему поступает в офис в бумажном виде. Для ввода бумажных документов в компьютер служат сканеры - устройства, которые позволяют создавать оцифрованное изображение документа и хранить его в компьютере. Достаточно широкое распространение получили сетевые сканеры, которые позволяют посылать отсканированный документ по электронной почте. Еще один информационный поток формируют документы, приходящие по факсу. С технической точки зрения факс представляет собой несколько разных устройств (телефон, модем, сканер и принтер), совмещенных в одном.

В принципе компьютеры, оборудованные факс-модемом, позволяют  принимать факсы непосредственно  на ПК. Однако чаще в офисах стоят  отдельные факсимильные аппараты. Поэтому  иногда документы, полученные в бумажном виде с факсимильного аппарата, вводят в компьютер с помощью сканера. Следует отметить, что в современных офисах стараются меньше пользоваться факсами и переходят на электронную почту. Все чаще документы сканируют и посылают как вложение в электронную почту, поскольку сканер позволяет получить изображение с более высоким качеством, а потери при передаче изображения таким способом отсутствуют в принципе.

На любом  предприятии возникает необходимость  не только вводить документы в  компьютер, но и наоборот - получать бумажную копию электронных документов. Для вывода документов на печать служат принтеры. Чаще всего они бывают лазерные, струйные или матричные. Каждый из перечисленных видов имеет свои достоинства и недостатки.

Струйный принтер  формирует изображение путем нанесения на бумагу микрокапель чернил нужного цвета. Эта технология обеспечивает хорошее качество и возможности цветной печати. К недостаткам струйных принтеров относятся небольшая скорость печати и высокая стоимость расходных материалов. Отпечатки документов, как правило, чувствительны к влаге. К достоинствам струйных принтеров следует отнести низкую стоимость самого принтера и возможность печати практически на любом носителе (компакт-дисках, пленке для слайдов, специальном материале для термопереноса на ткань и т.п.). Обычно такие принтеры позиционируются как принтеры для дома или маленьких офисов.

В средних и  больших офисах чаще всего используются лазерные принтеры, которые обеспечивают отличное качество при высокой скорости печати и относительно небольшой стоимости расходных материалов. Отпечатки, полученные на лазерном принтере, нечувствительны к влаге и не требуют времени для высыхания.

Матричные принтеры сегодня используются крайне редко. Принцип печати у них близок к  пишущей машинке: иголочки ударяют по бумаге через красящую ленту, формируя изображение. Такие принтеры обладают очень низкой стоимостью отпечатка и на них через копирку можно получать несколько копий одновременно, однако они не позволяют получать изображения высокого качества и работают медленно и шумно.

Для тиражирования  документов служит копировальная техника. Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование, часто  называемое также ксерокопированием, является сегодня наиболее распространенным способом копирования. Электрографическое копирование - это способ фотографического воспроизведения изображений, основанный на превращении лучистой энергии в электрическую.

Данный способ копирования отличает высокая скорость и качество копирования, возможность масштабирования и редактирования документа при копировании, а также возможность получения копий с листовых и сброшюрованных документов.

Ксерокопирование  дает возможность получения копий  на обычной бумаге, кальке, пластиковой  пленке и т.д.

Во многих офисах установлено также брошюровочное оборудование, позволяющее быстро изготовить переплетенные комплекты документации.

Освоение работы со всеми перечисленными выше устройствами обычно не вызывает проблем. Более подробного описания требует процедура перевода бумажных документов в электронный вид.

 

 

 

4. Структурная схема Златик им. П.П. Аносова

 

Директор (начальник) в соответствии с законодательством  Российской Федерации назначает  на должность и освобождает от нее работников, а также определяет их должностные обязанности.

Разграничение полномочий между советом и директором (начальником) определяется уставом  среднего специального учебного заведения.

 

Педагогический  Совет является совещательным органом  и состоит из преподавателей, административно-управленческого и вспомогательного персонала, осуществляющих педагогическую деятельность.

Состав педагогического  Совета утверждается приказом Директора  сроком на 1 год.

Из состава  педагогического Совета открытым голосованием избирается секретарь.

Педагогический  Совет собирается в сроки, установленные Директором, но не реже двух раз в год.

План работы педагогического  Совета разрабатывается на каждый учебный  год и после рассмотрения его  на заседании утверждается Директором Училища.

 

На должность заместителя директора  по учебной и учебно-методической работе назначается лицо с ученой степенью кандидата наук или званием  МОиНРК. Назначается и освобождается  от должности директором колледжа по согласованию с уполномоченным органом  и подчиняется непосредственно директору.

 

На должность заместителя директора  по воспитательной и творческой работе назначается лицо с педагогическим опытом из числа преподавательского состава приказом директора колледжа по согласованию с уполномоченным органом, и подчиняется непосредственно директору.

 

Заведующая отделом кадров в  своей деятельности подчиняется  директору.

Должен знать: законодательные и другие нормативно-правовые акты методические материалы по управлению кадром; законодательство о труде, о пенсионном обеспечении; структуру и штаты организации; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанный с кадрами и движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации; организация табельного учета; средства вычислительной техники, правила нормы и охраны труда.