Информационные технологии электронного офиса

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для  группового решения проблем. Для  этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Табличный процессор. Он так  же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ  технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных  сред табличных процессоров позволяют  выполнять многочисленные операции над данными, представленными в  табличной форме.

Электронный календарь. Он предоставляет  еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для  хранения и манипулирования рабочим  расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или  его секретарь) устанавливает дату и время встречи, или другого  мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при  помощи клавиатуры. Техническое и  программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует  аналогичным компонентам электронной  почты. Более того, программное обеспечение  календаря часто является составной  частью программного обеспечения электронной  почты.

Компьютерные конференции  и телеконференции. Компьютерные конференции  используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками  группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции  может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения  отображения текстовых и графических  данных на экране монитора.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции  между компаниями в форме видеотекста  приобретает сейчас все большую  популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В  любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в  форме файлов вызывает серьезные  проблемы. Поэтому возникла идея хранить  не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Видеоконференции. Они предназначены  для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Факсимильная связь. Эта  связь основана на использовании  факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного  канала и воспроизводить его изображение  на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений  за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Заключение

Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной  за счет повышения ее управляемости  и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

Повысить эффективность  управления компанией за счет обеспечения  руководителей и специалистов максимально  полной, оперативной и достоверной  информацией на основе единого банка  данных.

Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

Снизить расходы на ведение  дел за счет автоматизации процессов  обработки информации, регламентации  и упрощения доступа сотрудников  компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и  давая возможность сосредоточиться  на профессионально важных обязанностях.

Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях  управления.

Руководителям среднего и  нижнего звеньев анализировать  деятельность своих подразделений  и оперативно готовить сводные и  аналитические отчеты для руководства  и смежных отделов.

Повысить эффективность  обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным  аппаратом.

Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.

Важно отметить, что автоматизация  — не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно- штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов.

Список литературы

1. В.А. Грабауров / Информационные технологии для менеджеров. – М.:

Финансы и статистика, 2001.

2. В.Г. Шипунов, Е.Н. Кишкин / Основы управленческой деятельности. – М., Высш. шк., 2002.

3. М.А. Винокуров, Р.Д.  Гутгарц, В.А. Пархомов / Автоматизация кадрового учета: Инфра – М., 2001.

4. В.В. Брага, Н.Г. Бубнова, Л.А. Вдовенко / Автоматизированные информационные технологии. – М.: Компьютер: ЮНИТИ, 1999.

5. Бабкин Ф.В. «Электронная  коммерция и новые организационные  формы компаний», Менеджмент в  России и за рубежом, выпуск 1, 2000.

6. Щиборщ К.В. «Интегрированная система управления промышленных предприятий России», Менеджмент в России и за рубежом, выпуск 4, 2000.