Методологические положения исследования систем управления

Содержание  

Введение…………………………………………………………………….3

1.      Методология и организация исследования систем управления……..4

2.      Разработка концепции исследования систем управления……………7

3.      Характеристика этапов проведения исследования………………….10

Заключение………………………………………………………………...16

Список использованной литературы…………………………………….17

ВВЕДЕНИе

         Исследование систем управления имеет целью разработку долгосрочных мероприятий по совершенствованию организации, ее структуры, методов и моделей управления, и должно осуществляться на основе системного похода. Только тогда выводы, полученные в результате такого исследования, могут стать реальной основой для перестройки существующей системы управления. В то же время практика показывает, что многие предприятия до сих пор работают "по старинке" и не имеют в своем составе подразделений, направленных на собственное совершенствование. Это можно объяснить такими причинами как:

- недостаток квалифицированных специалистов, способных к исследовательской работе;

- отсутствие методической разработки исследования систем управления, в отличие, например, от анализа хозяйственной деятельности;

- низкая заинтересованность руководства в изменении сложившихся методов управления.

Поэтому разработка методики исследования систем управления носит практическую значимость для развития экономики нашей страны в целом на теперешнем этапе ее развития, когда необходимо новое осмысление понятия менеджмента и его функций.

Именно поэтому данная тема является актуальной в современных условиях.

1.     Методология и организация исследования систем управления

Методология исследования систем управления осно­вывается на разумной организации деятельности руково­дителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение це­лей, предмета исследований, границ исследования, вы­бор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Методология и организация исследования систем управления требует учета ряда системных характери­стик, к которым относятся: потребность в исследовани­ях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведе­ния исследований; эффективность исследований; резуль­таты исследований.

1. Потребность в исследовании предопределяет мас­штаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2. Объектом исследований является система управле­ния конкретной организации. Для ее изучения необхо­димо знать утвержденные схемы управления, должност­ные инструкции. Положение о подразделениях. Предме­том исследования являются взаимоотношения между со­трудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях систе­мы управления. При этом предметом исследования яв­ляется конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. Среди этих проблем могут быть:

- развитие структуры управления;

- мотивация персонала;

- мотивация техники и информационных систем управления;

- разработка управленческих решений;

- подготовка персонала и др.

Выбор основной проблемы организации, сдержи­вающей ее развитие, ее всестороннее исследование и анализ — это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.

3. Ресурсы — это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средст­ва, необходимые для обработки результатов, а также пра­вовые документы, характеризующие объект исследования.

4. Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных ре­зультатов.

5. Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель сис­темы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпора­тивная культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раз­дела: теоретический, методический, организационный.

В теоретическом разделе определяются основные це­ли, задачи, предмет и объект исследования.

Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ре­сурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или кол­лективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задей­ствованы в проведении исследования систем управления.

В общем виде организацию проведения исследования можно представить следующим образом:

- подготовка исследования, т.е. разработка програм­мы, определение единиц наблюдения, определение методов сбора информации, проведение пробного (пилотажного) исследования;

- сбор необходимой информации с учетом ее син­таксических, семантических и прагматических ас­пектов;

- подготовка информации к обработке;

- обработка информации и ее анализ;

- подготовка результатов исследования.

Сбор данных является основным этапом исследования.

Для этих целей используется ряд методов, среди которых наиболее эффективными являются:

- беседы со специалистами аппарата управления;

- изучение технико-экономических и статистических сведений о развитии производства рассматривае­мого предприятия;

- изучение опыта развития родственных предприятий.

Особое значение в исследовании имеют беседы с персоналом аппарата управления, которые в короткие сроки позволяют получить сведения о положительных и отрицательных факторах в развитии объекта, проанали­зировать и обобщить эти данные, а также наметить кон­кретные направления работ. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее полу­чить в ходе беседы с работниками предприятия.

Результаты анализа представляют на рассмотрение ру­ководства предприятия или специальной экспертной ко­миссии. Обсуждение результатов целесообразно организо­вать с участием представителей всех подразделений сис­темы управления. Итоги обсуждения фиксируют в специ­альном документе и используют при разработке текущих и перспективных планов развития предприятия или рас­сматриваемой организации.

С точки зрения организации проведения исследова­ния можно выделить следующие формы:

- индивидуальные и коллективные исследования;

- исследования, проводимые внутренними или внеш­ними специалистами;

- централизованная и децентрализованная организация;

- специальные отделы, службы управления измене­ниями, целевые проектные подразделения.

- привлечение специализированных консалтинговых организаций.

2. Разработка концепции исследования систем управления

Программно-целевое исследование систем управле­ния требует создания конкретных организационных ме­ханизмов управления. Четкий организационный меха­низм необходим в условиях становления рыночных от­ношений в целях повышения эффективности управле­ния. Любое сокращение аппарата управления, изменение его функций в конечном итоге должно быть регламенти­ровано до такой степени, при которой обеспечивается персональная ответственность за принятие управленческих решений. Хозяйственный механизм определяется экономическими законами и практической деятельно­стью людей. Это означает, что трудно говорить об оди­наковых механизмах в разных организациях, реализую­щих одинаковые цели. Как же выходить из такого поло­жения, что положить в основу конструирования органи­зационного механизма?

Под организационным механизмом понимается соци­ально-управляемая система, обусловленная экономиче­скими законами, наделенная соответствующими полно­мочиями, ресурсами, имеющая определенную структуру и позволяющая управлять коллективами людей путем принятия решений. Такое определение нацеливает ана­литиков и проектировщиков систем управления на ис­следование «статики» и «динамики» механизма управле­ния, под которыми соответственно понимается органи­зационная структура управления и процессы выработки управленческих решений в рамках существующей струк­туры управления.

Практически организация управления — это систе­ма принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обеспечивать оптимальные усло­вия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, исследования действующих органи­зационных процедур и схемы принятия решений и до поиска путей совершенствования системы управления — результата решения.

Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. Как показал опыт, анализ оказывается наи­более эффективным, если он содержит шесть этапов. Рассмотрим их подробнее.

На первом этапе производится обследование орга­низации управления. Изучается вся документация, рег­ламентирующая процесс управления, должностные ин­струкции, в которых в общем виде представлены сведе­ния о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразде­лениями, производится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных ин­струкциях и положениях. В результате выявляется сте­пень соответствия управленческой практики ее модели (выявляется проблема) и, в случае необходимости, про­изводится соответствующая корректировка. На этом эта­пе также необходимо выяснить и зафиксировать доку­ментально потоки информации, циркулирующие в ка­ждом подразделении.

Второй этап — разработка организационных проце­дур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры следует зафиксировать до­кументы, действующие в процедуре, указать, откуда по­ступают эти документы, какими документами она за­вершается; для выполнения такой процедуры необходи­мы выходные документы данной процедуры.

Третий этап — выяснение взаимосвязей между про­цедурами принятия решений н построение блок-схемы принятия решений.

На четвертом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в ко­торой фиксируются уровни руководства, схемы дейст­вующих процедур принятия решений.

Разумеется, реальную схему принятия решении надо проверить — подвергнуть логическому анализу. В этом и состоит пятый этап работы, на котором на основе логики и здравого смысла предусматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления,

И, наконец, шестой этап — непосредственная разра­ботка всей документации, которая регламентирует дея­тельность управленческого аппарата отдельного подраз­деления организации.

Формирование схемы управления организации всегда ос­новано на типовых схемах управления. В качестве типо­вой схемы в рамках предполагаемой концепции предлага­ется матрично-штабная схема управления. Формирование схемы управления предполагает распределение управлен­ческих решений по уровням управления, расчет загрузки уровня управления для координационного, проблемного либо функционального уровня, что в результате обеспечит обоснование выбора типа структуры управления. Оконча­тельный выбор варианта схемы структуры и все дальней­шие расчеты осуществляются в рамках выбранной струк­туры управления. На заключительном этапе разрабатыва­ются документы, регламентирующие деятельность систе­мы управления: положения о подразделении, должност­ные инструкции, правила работы исполнителей.

Итак, системная концепция совершенствования орга­низационного механизма управления предполагает реше­ние задач анализа системы управления как системы при­нятия решений и комплексного ее проектирования на ос­нове выбранных качественных целей функционирования.

Решение задачи анализа системы управления пред­полагает исследование процесса управления и структуры управления на уровне управленческих решений. При решении задачи анализа ряд вопросов не рассматривает­ся. Не обосновывается цель функционирования, состав решений определяется с помощью экспертов, не оцени­вается структура управления, т.е. не достигается ком­плексное проектирование системы управления.

Комплексное проектирование системы управления предполагает выбор целей функционирования, форми­рование состава решений, реализующих цели функцио­нирования, процесс принятия решений (моделирование организационной технологии подготовки решения), формирование структуры управления, разработку доку­ментации, регламентирующей деятельность управления.

Достоинством предлагаемой концепции является то, что ряд этапов решается с помощью компьютерной тех­ники, что упрощает системное проектирование. Решение указанных задач способствует лучшей организации управления и в результате повышению организованности управления и качества принимаемых решений.