Методы повышения эффективности работы администрации Октябрьского района в условиях TQM

• Сокращение затрат на бумажные документы.
• Повышение производительности труда.

 

 

Сокращение  затрат на бумажные документы

 

     Высвобождение площадей, отведенных  под хранение бумажных документов, может дать более существенный  эффект. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.

 

 Повышение производительности труда

 

   Определим финансовые потери  из-за рутинной работы.   

Рассмотрим модель «Рабочее время»:

N – число сотрудников в организации;

T – доля времени затрачиваемого на «рутинные» операции с документами;

Z – средняя зарплата в месяц   

 Итого, потери = N*T*Z  

 При штате  в 1 000 сотрудников, 20% времени, средняя заработная плата 300 $  

 Потери=1000*0,2*300 = 60 000$ в месяц  

 Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. С этой задачей позволяет справится СЭД «ДЕЛО».    

Внедрив СЭД сокращаются затраты, по сравнению с бумажным делопроизводством, на 60%. Из чего же складывается эта цифра?  

Сокращение затрат:

• на копирование и печать документов;
• на доставку информации в бумажном виде;
• на ресурсы: люди и оборудование (например, расходные материалы, обновление копировально-множительного оборудования; ответственные за данные материалы);
• на бумагу;
• на хранение информации в бумажном виде;
• на  продолжительность (более быстрое выполнение работ за счет сокращения сроков согласования и поиска документов);
• уменьшается объем рутинной, неинтересной составляющей работы и открываются возможности творческого подхода и проявления инициативы.

 

   Как следствие вышеперечисленного  – повышение общей продуктивности  труда и количества выполняемых  работ.

 

Итак, при использовании СЭД организация получает:

• Экономию времени – на поиск документов тратятся не часы, а секунды.
• Ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа.
• Процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме.
• Время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа.
• Подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.
• Отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с документами – СЭД «ДЕЛО» обеспечивает возможность удаленной работы с документами.

 

     Из этих преимуществ  следует эффективность работы всей организации.

 

 

Эффективность СЭД

• Уменьшаются затраты.
• Повышается качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.
• Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.
• Увеличивается скорость реагирования на запрос.
• Возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.
• Обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.
• Увеличивается скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.
• Изменение корпоративной культуры – внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
• Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.
• Более быстрое и качественное принятие решений.
• Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.
• Повышение привлекательности для инвестиций.
• Облегчение внедрения системы управления качеством.
• и многое другое.

 

 

 

 

 

 

 

 

Электронное хранилище документов

Современные компании обрабатывают огромный объем документов различных видов (договора, внутренняя нормативная документация, лицензии и сертификаты, конструкторская, технологическая, финансовая документация и т.д.).

На ряду с  внедрением СЭД было бы целесообразно  осуществить электронное хранилище  данных.

Электронное хранилище  предназначено для решения проблем  размещения, хранения и быстрого поиска большого количества документов благодаря следующим особенностям системы:

 

• Автоматизированный ввод документов в базу данных с помощью технологии «сканирование – распознавание – верификация», в которой используются программные продукты компании ABBYY.
• Интеграция с финансово-учетными системами.
• Поддержка холдинговой и филиальной структуры компании.
• Простая настройка под нужды конкретной организации.

 

 

 

 

 

 

 

Социальный  аудит

Социальный аудит — процесс оценки, подготовки отчёта, повышения эффективности функционирования и стиля работы организации, средство измерения её воздействия на общество в целом. При помощи социального аудита можно измерить степень корпоративной социальной ответственности. Им оцениваются прежде всего формальные и неформальные правила поведения внутри организации, мнения сторон, заинтересованных в деятельности компании, с целью выбора условий, благоприятных для менеджмента качества и развития человеческих ресурсов. Подобно внутреннему финансовому аудиту, социальный аудит требует чёткой постановки критериев исследования: каких результатов компания стремится достичь, мнение каких групп общественности влияет на успех её бизнеса и в каких показателях будет измеряться её эффективность.

На уровне предприятия  исследуются следующие вопросы, касающиеся конкретных характеристик  качества трудовой жизни:

1. Аудит трудового потенциала:

- профессионализм

- образование

- этнокультура

- психофизическое  состояние

2. Аудит мотивационного  поля

- отношение  к собственности

- содержание  труда

- материальное  стимулирование труда

- моральное  стимулирование труда

- социальная  защищенность труженика

- эргономика

- участие труженика в управлении

- корпоративная  культура

 

Проведение  социального аудита дает следующий  эффект:

- сокращает  операционные расходы;

- улучшает имидж  и репутацию.;

- повышает лояльность  потребителей;

- снижает текучесть  кадров (здесь хотелось бы добавить, что организация ведения бизнеса на предприятии влияет на конкурентоспособность управления кадрами. При наличии выбора большинство потенциальных сотрудников, в том числе лучшие выпускники вузов, не будут заинтересованы в работе компаний, которые не придерживаются передовых стандартов корпоративного управления. В процессе выбора работы, при условии интереса со стороны конкурентов и нехватки квалифицированных специалистов, они сделают выбор в пользу компании с более высокими стандартами в работе;

- повышает лояльность  персонала, повышает мотивацию  сотрудников (система мер по  мотивации персонала – это  мощное оружие, позволяющее повысить  прибыльность работы предприятия);

- сокращает  давление со стороны проверяющих  органов;

- предоставляет  доступ к капиталу.

И в совокупности все это приводит к увеличению показателей предприятия.

 

Таким образом, в свете вышеизложенного хочу обратить ваше внимание, что социальный аудит не только исследует особенности  социоэкономических отношений в  обществе, но и предлагает практический инструментарий и методологию.

Социальный  аудит при наличии государственной  воли и общественной поддержки позволяет  создать реальную систему диагностики  общественного прогресса..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Таким образом, проведя свое исследование, я обнаружил, что внедряя вышеуказанные новшества, поддерживая их и совершенствуя, организация во-первых повышает собственную эффективность за счет экономии времени, финансовых ресурсов, во-вторых улучшает положение своих сотрудников во многих сферах их деятельности. Конечно же это не может не отразиться на удовлетворенности потребителей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованных  источников

 

 

• http://ozpp.ru/laws2/pravila-prod/
• http://www.octadmin.ru/
• http://www.ekburg.ru/
• Учебник «Социальный аудит» под редакцией д.э.н., проф. А.А. Шулуса
• http://ru.wikipedia.org
• http://www.eos.ru