Основные типы и виды документов. Речевой этикет в документе

 

       В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, и др. Как подчеркивают специалисты, этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего. В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер.

 

        Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

 

        При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин… (фамилия)! Уважаемая госпожа… (фамилия)! Уважаемые господа!

 

         При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр!

 

       В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич!

 

       При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением.

 

      Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:

 

      Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Вес-на-лето 2000…; Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса…; Напоминаем, что срок выполнения договора… истекает…

 

      Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

 

       Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила, зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.

 

        Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества.

 

        На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе.

 

        Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.

 

        В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например:

 

        Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%.

 

        В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за своевременный ответ…; Позвольте выразить признательность за участие в….

 

        По мнению специалистов, этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности – не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщаемому. Например:

 

        С удовольствием приглашаю Вас принять участие в…; Имею честь пригласить Вас…; Мы были бы рады видеть Вас на…

 

       Следует исключить, однако, так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения, типа Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить и подобные, неуместны в деловых письмах.

 

        С помощью этикетных средств, а также средств образности можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, Придать речи при необходимости экспрессивные оттенки. Пример использования этикетных фраз, устойчивых оборотов разговорной речи в коммерческом информационном письме:

 

Приносим свои извинения за вновь  причиняемое беспокойство. К сожалению, в банке очередное закручивание гаек, и мы не

 

можем получить паспорт сделки без  вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату.

 

С уважением Подпись

 

Итак, выбор этикетных средств  обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

 

                                                      Заключение

 

Документ в современном виде является результатом многовекового  исторического развития. Впервые  появившись как материальное воплощение стремления человека запечатлеть информацию на определенном носителе с целью  ее передачи во времени и пространстве, документ прошел с человеком весь этот длительный путь. Документ, сопровождая  человека, являлся для него вначале  простой записной книжкой, затем  копилкой, в которую заносились и  хранились для себя и для потомков подлинные богатства - знания. Человек  стремился сделать свою «записную  книжку-копилку» такой, чтобы ей было удобно пользоваться, долго хранить  и сохранять свои знания и опыт, и передавать их из поколения в  поколение.

 

Человек искал и находил материал и способ, наиболее удобный для  фиксации информации. Каждый новый  носитель и способ - это целый  этап в жизни государства. Глиняные таблички, пергамент, береста, устав, полуустав, скоропись и машинопись являются как бы верстовыми столбами развития человечества и одновременно этапами  в развитии документирования. С каждым новым этапом носитель и зафиксированная  на нем информация становились все  более двуединым целым - документом.

 

С появление изографического документа  жизнь человека изменилась. Этот вид  документа сейчас играет огромную роль в жизни общества. Воспринимаемый проще, чем другие виды документа, отличающийся красочностью и разнообразием, он легко  воспринимается даже детьми, которые  еще не умеют читать.

 

Не мыслятся праздники без ярких  поздравительных открыток. Печатаются разнообразные календари и календарики разных направлений (особенно много в последнее время выпускается рекламных и агитационных: накануне выборов, при появлении новых предприятий с целью привлечения покупателя к новой продукции, товарам и услугам и т.д.). С помощью сборников репродукций мы узнаем великих художников и их бессмертные произведения, хотя они находятся, может быть в другой части земли. Изографические документы поражают воображение, легко воспринимаемы и помогают человеку в повседневной жизни.

 

                                  Список используемой литературы

 

 

1 Абдулаев А.Ш. Введение в информационный мир. - М., 1994.

 

2 Баренбаум И.Е. История книги. - 2-е изд. - М.: Книга, 1984.

 

3 Воробьев Г.Г. Информационная  теория документа: Автореф. Дис... д-ра техн.наук / МГИАИ. - М.: Книга, 1979.

 

4 Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - К.: Т-во «Знання», КОО, 2000.

 

5 Столяров Ю.Н. Соотношении книги с другими видами документов // Книга. Исследования и материалы. Сб. №58. - М., 1989.

 

6 Ханпира Э.И. О соотношении терминов “Документная информация”, “Документальная информация” и “Недокументная информация” // Науч.- техн. терминология: Научно-технический реферативный сборник - К, Наукова думка, 1986. - №9.