Отчет по вычислительной практике

ГОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»

Кафедра математических методов в экономике.

Отчет по вычислительной практике.

Выполнила: студентка 3 курса 33 группы

                      физико-математического факультета

Мурашова Светлана

                                  Проверила: Злыднева Татьяна Павловна

Магнитогорск

2011

Постановка задачи.

Необходимо создать базу данных в системе Access по указанной предметной области, которая содержит все необходимые таблицы, в каждой таблице не менее 5 записей. Выполнить конструирование запросов, отчетов, форм и макросов для подведения итогов, запуск которых можно произвести из специальной формы.

При описании работы следует отразить:

1). Постановку задачи и описание предметной области;

2). Этапы проектирования базы данных, объединение данных в таблицы, связь         между таблицами;

3). Построение таблиц, форм, запросов, отчетов и макросов с указанием типа и назначения каждого из объектов.

Задача.

Составить базу данных «Справочник командира», которая содержит список подчиненных военнослужащих, их служебные данные и характеристику каждого. Создать запросы, формирующие списки заданного подразделения, офицерского состава, новобранцев и т.д.; формы; отчеты и макросы.

Состав базы данных.

Создание базы данных проводится в несколько этапов:

1 этап. Определение структуры базы данных. На этом этапе устанавливается, по какому принципу будет располагаться информация (в виде таблиц, файлов и т.п.), какой тип отношений будет между данными и т.п.

2 этап. Разработка средств для заполнения базы данных справочной и рабочей информацией, заполнение базы данных, определение областей доступа к информации для разных пользователей.

3 этап. Организация средств поиска и обработки информации базы данных.

4 этап. Оформление результатов поиска и обработки информации в виде отчетов.

Создание таблиц.

Для того,чтобы в базе данных создать таблицу, выберите кнопку «Создать» в предлагаемом списке окна «Новая таблица – Конструктор», подтвердите создание кнопкой «Ок» или в окне базы данных выберите пункт «Создание таблицы в режиме конструктора».

Открывается окно «Таблица 1: Таблица», в которой необходимо определить столбцы таблицы и тип данных, находящихся в этом столбце. В столбце «Имя поля» вводится название атрибута, в столбце «Тип данных» определяется один из типов перечисляемого списка, в столбце «Описание» определяется назначение выбранного столбца. Аналогичным образом создается еще таблица. В итоге получим таблицы:

-Служебные данные военнослужащих

-Список подчиненных военнослужащих

-Характеристика военнослужащих

Типы данных, используемые в этой базе данных: числовой(для ввода номера), текстовый( для ввода фамилии, образования и т.п.), Дата/время (для ввода даты или времени), Поле МЕМО (для ввода адреса).

Создание связей.

Графическим отображением базы данных является схема данных, она используется Access в процессе работы с базой данных.

Схема данных – структура связей между таблицами по ключевому полю. При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. Это необходимо для того, чтобы компьютер мог просигнализировать в том случае, если вдруг записи в этом поле повторятся.

Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Схема данных задает структуру базы данных. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Схема данных графически отображается в своем окне , где таблицы представлены списками полей,а связи – линиями между полями разных таблиц.

         Ключевыми полями являются поля, выделенные жирным шрифтом.

Если для выбранной связи обеспечивается целостность данных, можно задать режим каскадного обновления и удаления связанных записей. В режиме каскадного обновления связанных записей при изменении значения в поле связи главной таблицы Access автоматически изменит значения в соответствующем поле в подчиненных записях. В режиме каскадного удаления связанных записей, при удалении записи из главной таблицы Access выполняет каскадное удаление подчиненных записей на всех уровнях.

Запросы.

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С их помощью данные обрабатывают.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. С помощью запросов можно произвести обновление данных в таблицах, добавление или удаление данных. Запрос строится на основе одной таблицы, нескольких таблиц, одного запроса, нескольких запросов или на основе запросов и таблиц базы данных.

В Microsoft Access имеется удобное для пользователя графическое средство формирования запроса по образцу – QBE (Query By Example), с помощью которого легко может быть построен довольно сложный запрос. Запрос QBE включает под схему данных с используемыми таблицами и бланк запроса. При конструировании запроса достаточно, работая мышью, выделить и перетащить необходимое поле из таблицы, представленной в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.

Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать довольно сложные задачи, не прибегая к программированию.

Разработка запросов производится в режиме Конструктора запросов.

Для данной базы данных нужно построить такие запросы: на вывод фамилий военнослужащих на одну и ту же букву, перекрестный запрос военнослужащие из одинаковых городов, запросы с параметром поиск по должности, по званию, по подразделению, запрос на выборку офицеры, которые моложе 19 мая 1966 года и др.

Где соответствующие запросы создаются следующим образом:

В данном запросе выводятся фамилии, начинающиеся на букву «С».

Перекрестный запрос:

Здесь подсчитывается количество военнослужащих из одинаковых городов.

Запрос с вычислением:

Сложный запрос:

В сложном запросе вводится информация сразу из нескольких таблиц.

Запрос с параметром:

Выводит всех военнослужащих определенной должности.

Запрос на добавление:

          Позволяет ввести данные о новом военнослужащем.

Запрос на обновление:

Позволяет обновить изменившуюся информацию.

Запрос на удаление:

Позволяет удалить выбывших военнослужащих.

Формы.

Access предоставляет широкие возможности по конструированию графического интерфейса пользователя для работы с базой данных. Одним из важнейших инструментов работы являются формы ввода/вывода, которые позволяют осуществлять первоначальную загрузку записей в таблицу базы данных, выполнять просмотр, а также производить корректировку данных – добавлять и удалять записи, изменять значения в полях.

Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Ленточная форма:

Простая форма:

Табличная форма:

Сложная форма:

Включает подчиненную форму. Если посмотреть эту форму в режиме конструктора, то можно увидеть следующее:

Отчеты.

Отчеты – документы, отображающие результаты обработки информации для прикладной области, выбранной в соответствии с вариантом задания. Сложный отчет делается на основе ранее созданного запроса.

Средства Access по разработке отчетов предназначены для подведения итогов, по которым может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют сконструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод данных из разных таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа. Перед началом конструирования отчета пользователь должен проделать подготовительную работу, в результате которой нужно определить требуемый макет отчета.

В процессе конструирования определяется состав и содержание разделов отчета, а также размещения в нем вводимых значений из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляют заголовки, подписи реквизитов отчета, определяется размещение вычисляемых реквизитов.

Отчет может создаваться с помощью Мастера или в режиме Конструктора отчетов.

Простой запрос (в режиме конструктора):

Сложный запрос (в режиме конструктора):

При этом с помощью ВидСортировка и группировка установить нужные параметры.

Создание макросов.

В Access макрос – определенная последовательность операций. Макрос может существенно облегчить использование Access.

Для создания макроса необходимо в пункте меню Вставка  Макрос выбрать из списка в столбце Макрокоманда, при необходимости добавить примечание. Для сохранения макроса выбрать команду Файл  Сохранить. Если макрос сохраняется впервые, Access запросит для него имя.

Рекомендации пользователю.

При входе в базу данных у нас автоматически запускается главное окно. Оно выглядит следующим образом:

Рассмотрим подробно каждую ссылку.

1). Ввод информации.

Эти окна обеспечивает ввод данных о военнослужащих. Для того, чтобы ввести данные о следующих военнослужащих следует нажать черную стрелочку вправо.

Кнопка «Назад на главную» обеспечивает выход к первоначальному выбору о просмотре данных.

2). Редактирование информации.

Эти окна обеспечивают просмотр и редактирование данных.

3). Отчеты.

4). Запросы.

Запрос, который по введенной должности выдает информацию о военнослужащих с этой должностью. Второй и третий запросы аналогичны.

Запрос «Подсчет одинаковых званий»:

5).Выход.

Нажимая кнопку выход, вы попадаете в окно, в котором нужно подтвердить желание выйти, нажав «Выход» или, если вы передумали, нажать «Отмена».

Вывод по работе:

Отработала навыки работы на приложении Microsoft Access. Создала требующуюся базу. Обеспечена сохранность данных, каскадное обновление и удаление. Составила запросы и отчеты, которые упрощают поиск нужной информации по базе. Также составила рекомендации пользователю, в которых объясняется работа этой базы данных. Поставленная задача выполнена.