ЭЦП в финансовых отношениях

Информационные технологии активно используются в финансовых отношениях государственных министерств и ведомств РФ с юридическими и физическими лицами. Использование документов в электронной форме требуется практически повсеместно: предоставление государственных услуг организациям и населению, осуществление государственных закупок, взаимодействие контрагентов в процессе заключения сделки, организация внутреннего документооборота и др. Однако в век информационных технологий многие отказываются от их использования как по субъективным причинам (консерватизм, негативное отношение к изменениям и новациям, желание сэкономить и др.), так и по объективным (компьютерная неграмотность, отсутствие доступа к сети Интернет, малые масштабы деятельности и др.). Одной из существенных причин, тормозящих развитие электронного документооборота, являются проблемы применения электронной цифровой подписи.  

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе, а также обеспечивает невозможность отказа от авторства документа. В Российской Федерации ЭЦП регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011) "Об электронной подписи" [2].

Организации применяют электронную цифровую подпись как в отношениях со своими партнерами (заключения соглашений и договоров, совершения сделок с контрагентами, подтверждение юридически значимых документов при отправке, участия в государственных закупках); так и в отношениях с государственными органами и финансово-контролирующими учреждениями для подписи деклараций, отчетности, запросов и писем в контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСРАР, Росстат, ФСС, ФСТ, Росприроднадзор, банки и т.д.). С использованием ЭЦП многие крупные фирмы организуют документооборот внутри предприятия, минимизируя время перемещения документов по отделам, их отправку в филиалы и представительства. Электронная подпись позволяет обозначить ответственных за тот или иной документ, установить его создателя.

Переход на электронный документооборот и использование электронной цифровой подписи чаще всего является делом добровольным. Но все же в ряде случаев он необходим и настоятельно рекомендуется государственными органами власти. Так с 2014 года согласно п. 5 ст. 174 НК РФ в редакции Федерального закона от 28 июня 2013 г. № 134-ФЗ будет обязательной передача налоговой декларации в ФНС по телекоммуникационным каналам связи с использованием ЭЦП [1]. Уже более 80% организаций  Республики Мордовия используют в своей деятельности электронную цифровую подпись.

В чем же заключается удобство применения ЭЦП? С каждым днем существования организации увеличивается количество информации и бумажных документов, что ведет за собой определенную волокиту, связанную с их хранением, обработкой и передачей. Переход на электронные документы позволяет облегчить все эти процессы, заменяя стопы бумаг и подшитых дел в архиве организации на цифровые аналоги, занимающие небольшой объем памяти электронных носителей, достаточно легко копирующиеся для резервного хранения. Их передача на дальние расстояния возможна в считанные минуты по закрытым каналам связи, что экономит время и возникающие при этом затраты.

При передаче документов в контролирующие органы несомненным плюсом является то, что использовать подпись и отправлять документы можно в последний день сдачи отчетности, не зависимо от рабочего дня налоговых инспекторов, практически до 23:59 часов. В отличие от подписи и печати на бумажных носителях, электронная цифровая подпись четко фиксирует время подписания документа. А в случае передачи подписанного документа в контролирующие органы, дату и время отправки подтверждает третье лицо – специализированный оператор связи.

Отдельно здесь можно выделить электронные торговые площадки, появившиеся с введением ЭЦП. Их удобство заключается в том, что заказчики и поставщики могут находить наиболее выгодные для них предложения и варианты сделок. Электронные площадки обеспечивают здоровую конкуренцию, прозрачность процесса торгов и исключают недобросовестность клиентов. В мае 2012 года компания «ФогСофт» в сотрудничестве с компаниями, специализирующимися в области криптографии, из России, Белоруссии и ЕС реализовала на электронных торговых площадках технологию проверки трансграничной электронной подписи при совершении сделок с зарубежными участниками рынка [5]. В связи с этим, сделки с иностранными организациями на торговых площадках могут осуществляться без сложных схем и в соответствии с законодательством всех участников электронных торгов. Таким образом, круг контрагентов расширяется от нескольких ближних областей до иностранных партнеров по всему миру.

Нельзя не отметить такое преимущество ЭЦП как конфиденциальность. Документ, отправленный электронно, может быть получен только тем, кому он предназначается, так как подписан одновременно закрытым ключом владельца подписи и открытым ключом адресанта. Взломать электронную подпись практически не возможно. Так же ее нельзя подделать, заменить на другую или перенести на аналогичный документ. Программные средства, посредством которых создаются ЭЦП и подписываются документы, проходят проверку ФСБ России.

Выдача электронно-цифровой подписи производится удостоверяющими центрами сертификации, которые подтверждают подлинность ключей и гарантируют их уникальность. Срок выдачи сертификатов электронной подписи чаще всего составляет один год. В случае изменения в течение года данных, хранящихся в сертификате, ЭЦП подлежит замене. Использование ключа подписи предусматривается только лицом, которому он выдан. Не допускается передача ЭЦП третьим лицам, хранение в общедоступном месте и передача через интернет по открытым каналам связи.

Однако преимущества ЭЦП не могут исключить проблем в их применении на практике. Во-первых, электронная цифровая подпись не является универсальной для всех возможных областей ее применения. ЭЦП для подписи налоговых деклараций не подходит для подписи и отправки деклараций на портал Росалкорегулирования.

Во-вторых, приобретение одной ЭЦП потребует в среднем это от 3 до 5 тысяч рублей, не считая затрат на дополнительную программу для шифрования и контейнер для хранения ЭЦП. Если для крупных организаций это не большие деньги, то для субъектов малого предпринимательства, учитывая необходимость приобретать несколько ЭЦП, сумма более значима. Расходы на приобретение электронной подписи по Республике Мордовия составляют от 2 до 7 тыс. рублей. Так же нужно иметь ввиду, что даже в эпоху информатизации, не у всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей имеется персональный компьютер для хранения информации в электронном виде и доступа к сети интернет. Кроме того, для эффективной работы с электронной подписью на компьютере желательно наличие антивирусных программ.

В-третьих, законодательство об электронной подписи достаточно фрагментно и не систематизировано. Не урегулированы такие нюансы, как установление ответственности за мошенничество, связанное с ЭЦП;  установление обязанностей должностных лиц по хранению и использованию ЭЦП. Пока законодательно не установлено требование о предоставлении всех государственных услуг посредством электронного документооборота. Мала и арбитражная практика по вопросам применения ЭЦП.

В-четвертых, остаются риски злоупотреблений и человеческого фактора при использовании ЭЦП. Надежность, обеспеченная невозможностью взлома и подделки электронной подписи, не исключает возможность кражи в результате недобросовестной эксплуатации ключа подписи и ключевого носителя. Зачастую халатность сотрудников либо выход из строя физического оборудования может привести к потере ЭЦП. Плюс, по словам криптографов, примерно через 10 лет уже будут разработаны технологии, способные подобрать аналогичную ЭЦП, либо взломать уже существующую. Здесь встает вопрос о дополнительной защите электронного документооборота и усилении криптографических средств.

В-пятых, проблемой является сопротивление ряда субъектов бизнеса к внедрению информационных и электронных инноваций. И хотя информация по применению электронной цифровой подписи увеличивается, расширяются сферы ее обязательного применения, не многие желают и умеют ей пользоваться. Некоторые руководители относятся скептически к электронному документообороту, доверяя больше бумажным носителям, документам, печатям, штампам и подписям, а не электронным файлам с ЭЦП; почте и курьерам, а не телекоммуникационным каналам связи. Не всегда квалификация персонала позволяет грамотно организовать работу с электронными документами.

В-шестых, проблемы возникают в отношениях, где одним из контрагентов выступает лицо, не применяющее ЭЦП, например, малое предприятие. Проверка статуса документа лицом, не имеющим средств криптографической защиты информации и иных программных средств не возможна. Чаще всего, в этом случае требуется, наряду с электронными, предоставление и документов на бумажных носителях. Получается двойной архив бумажных документов и электронных, что в свою очередь приводит к сложности поиска необходимых данных.

В-седьмых, при замене ЭЦП необходимо собрать пакет документов, подтверждающий личность и полномочия руководителя, содержащий необходимую информацию об организации и заявление. Что, как ни парадоксально, является все той же бумажной волокитой и занимает время от одного до нескольких рабочих дней.

Все перечисленные проблемы решаемы, и меры по сокращению пробелов в законах, ужесточению и упорядочиванию правил использования ЭЦП, активизации внедрения безбумажного документооборота в разные сферы экономической деятельности принимаются. Все больше организаций понимают преимущества электронной цифровой подписи и используют ее. Однако еще есть над чем работать.

Придание официального статуса электронным документам и разработка нормативно-правовых актов позволила бы регламентировать порядок подписания и отправки документов по телекоммуникационным каналам связи. Разработка единых норм использования ЭЦП и правил эксплуатации исключило бы вероятность кражи подписи и подлога документации. Разработанные положения должны решить проблему с двойным ведением архива в бумажной и электронной форме.

Необходима универсализация электронной подписи, для работы во многих системах одновременно. Это позволило бы снизить затраты на ее приобретение и хранение, уменьшить вероятность путаницы ключевых носителей и самих ЭЦП, упростить процедуру замены сертификата ключа. Введение единых универсальных электронных карт, однозначно идентифицирующих личность человека и хранящих сведения о физическом лице, позволит так же упростить процедуру работы с ЭЦП и ее получения, либо замены на новую.

Снижение затрат на приобретение ЭЦП возможно за счет создания терминалов отправки электронных документов в контролирующих органах, с помощью которых индивидуальные предприниматели и физические лица получили бы возможность отправлять отчетность, не имея личных программно-аппаратных средств.

Расширение сфер применения ЭЦП в РФ в ближайшем будущем возможно за счет:

– использования ЭЦП всеми юридическими (физическими) лицами для внутренних (личных) целей. Так возможность подписывать в организациях большинство документов несколькими подписями ответственных лиц – позволит повысить надежность документа и идентифицировать круг людей, причастных к его созданию и утверждению.

– организации доступа к личным данным и кабинету на сайтах государственных органов и служб для получения государственных и муниципальных услуг, что упростит процедуру регистрации и авторизации, уменьшит вероятность взлома аккаунта. Данная оптимизация позволит облегчить работу служащим и автоматизировать все процессы предоставления государственных услуг, исключит риск ошибок в результате «человеческого фактора».

Таким образом, электронная цифровая подпись активно применяется в финансовых отношениях организаций с государственными органами и контрагентами. Сферы ее применения многочисленны и постоянно расширяются. Владельцы и высший менеджмент бизнеса признают преимущества и необходимость использования ЭЦП. Однако пробелы в законодательстве, проблемы с получением, использованием и заменой электронной цифровой подписи, усложняют практику ее применения, тормозят распространение среди субъектов среднего и малого бизнеса. Необходимы систематизация законодательных актов, разработка универсальной цифровой подписи, создание терминалов отправки электронных документов в контролирующих органах. Это позволит расширить сферы применения электронной цифровой подписи, как для организации корпоративного документооборота, так и для оптимизации взаимодействия субъектов бизнеса с государственными структурами.

Библиографические ссылки

1 О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям: Федеральный закон Российской Федерации от 28 июня 2013 г. N 134-ФЗ // Российская газета. – 2013. - №6117, с. 19

2 Об электронной  подписи: Федеральный закон Российской  Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ // справочно-правовая система «Консультант плюс»

3 Гайфулина, М.В. Автоматизированные документы регистрации документов компании/ М.В. Гайфулина// Секретарское дело.- 2009.- №1.-С.17.