Інформаційне забезпечення економічного аналізу і його основні принципи

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Тернопільський національний економічний університет

Факультет обліку і аудиту

 

 

Кафедра економічного аналізу

 

 

 

ІНДЗ

На тему:

«Інформаційне забезпечення економічного аналізу і його основні принципи»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тернопіль-2009

План

Вступ

1. Інформаційне забезпечення економічного аналізу та його структура

2. Основні принципи організації аналізу і їх характеристика

3. Вимоги, пред’явлені до організації інформаційного забезпечення аналізу

5. Організація комп’ютерного опрацювання економічної інформації

Висновки

Список використаної літератури

 

 

Вступ

Сьогодні під інформацією розуміють сукупність корисних відомостей, які є об'єктом збирання, реєстрації, зберігання, передавання й перетворення. Інформація є одним із ресурсів, який може накопичуватися, реалізуватися, поновлюватися, є придатним для колективного використання та (на відміну від інших ресурсів) у процесі споживання не втрачає своїх якостей. Інформація - це головний елемент будь-якої з функцій управління. Володіння повною, достовірною, актуальною та оперативною інформацією уможливлює отримання ринкових переваг, знижує фінансовий ризик, ефективно підтримує прийняття рішень.

Інформацію розглядають у нерозривній єдності з комп'ютерними системами, які забезпечують її збирання, реєстрацію, зберігання, передавання й перетворення. За допомогою комп'ютерів усю інформацію можна швидко одержати, "відсортувати" у заздалегідь визначеному порядку, що позбавляє необхідності переглядати стоси паперів у пошуках потрібних відомостей. Комп'ютери не створюють інформацію із нічого, але вони здатні надзвичайно швидко сприймати, сортувати, аналізувати та інтерпретувати її за допомогою програмних засобів, розроблених людиною.

Поняття "інформаційне забезпечення" виникло у зв'язку з розвитком автоматизованих систем управління. Це динамічна система одержання, оцінки, зберігання та переробки даних, створена з метою вироблення управлінських рішень. Інформаційне забезпечення можна розглядати і як процес забезпечення інформацією, і як сукупність форм документів, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення та форм існування інформації, яка використовується в інформаційній системі у процесі її функціонування.

 

 

1.  Інформаційне  забезпечення економічного аналізу  та його структура

Збирання даних здійснюється на місцях виникнення інформації. Від якості цієї операції залежить повнота, достовірність та оперативна цінність зібраного матеріалу. Надходження інформації до місць оброблення виконується за допомогою спеціальних засобів передавання (приймання) даних - модемів, факсів, телефонів.

Дані для аналізу формуються в різноманітних підрозділах підприємства. Тому, щоб організувати інформаційну взаємодію різноманітних інформаційних систем між собою, а також з різними групами користувачів, необхідно розв'язати проблему їх інформаційної сумісності.

Створюючи інформаційне забезпечення, дотримуються таких принципів:

• цілісність;
• вірогідність;
• контроль;
• захист від несанкціонованого доступу;
• єдність і гнучкість;
• стандартизація та уніфікація;
• адаптивність;
• мінімізація введення й виведення інформації (однократність уведення інформації, уведення-виведення тільки змін).

Цілісність - це здатність даних задовольняти принцип повного узгодження, точності, доступності й достовірності відображення реального стану об'єкта. Обсяг інформації регулюється співвідношенням "необхідного і достатнього", а також вимогами повноти й достовірності даних. Окремо визначаються вимоги стосовно своєчасного надання відомостей користувачеві. Методичні та інструктивні матеріали інформаційної системи  аналізу - це сукупність державних стандартів, галузевих керівних методичних матеріалів і розроблених проектних рішень щодо створення й супроводження інформаційним забезпеченням.

Системи класифікації і кодування - це перелік описів і систем супроводження класифікаторів техніко-економічної інформації на економічному об'єкті.

Ефективність інформаційного забезпечення багато в чому залежить від організації її інформаційної бази, яка поділяється на позамашинну і машинну.

Інформація в ній відображає стан конкретного об'єкта й зовнішнього середовища і фіксується на носіях системи. Такі засоби реєстрації даних забезпечують зв'язок між інформацією та людиною, інформацією та ЕОМ, людиною та ЕОМ. Для фіксування інформації в комп'ютерних системах використовуються різноманітні види носіїв (магнітні диски, магнітні стрічки, накопичувачі на гнучких магнітних дисках, компакт-диски).

Позамашинна інформаційна база - це частина аналізу, яка складається із сукупності повідомлень, сигналів і документів, виконаних у формі, яка сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

До складу позамашинної інформаційної бази аналізу входять нормативно-довідкові документи, документи із плановою, обліковою та іншою інформацією, необхідною для створення й функціонування всієї системи. Для забезпечення функцій управління використовують також аналітичну вхідну інформацію у вигляді відеограм (відеокадрів) та машинограм. Частина машинограм далі може використовуватися і як носій вихідної інформації для поповнення чи коригування машинної інформаційної бази (особливо тоді, коли первинні документи друкуються і частково заповнюються за допомогою ЕОМ).

Організація позамашинної інформаційної бази об'єкта передбачає вивчення та аналіз інформаційних потоків, складу документації, особливостей створюваної технології автоматизованої обробки інформації.

Позамашинна інформаційна база має забезпечити належну ефективність реєстрації та передавання інформації; одноразовість і незалежність від використовуваних інформаційних задач та спеціалістів із введення даних; достовірність і точність даних; своєчасність і повноту надходження даних для обробки; можливість усунення надміру інформації на носії.

Основним (навіть за умов значного поширення магнітних носіїв інформації та використання електронної пошти) носієм позамашинної інформаційної бази економічної інформації є первинний документ. Це пояснюється насамперед тим, що в паперових документах легко проставити відповідні підписи, вони мають юридичну силу та тривалий час можуть зберігатися без небезпеки втратити зафіксовану в них інформацію (на відміну від магнітних). Але вони мають невелику інформаційну місткість, потребують значних витрат дефіцитного паперу, непристосовані для автоматизованого введення інформації в ЕОМ, є незручними для пошуку та групування інформації.

Оптимізація позамашинної інформаційної бази полягає не лише в удосконаленні носіїв інформації, а й у раціоналізації документообігу, тобто у зменшенні кількості документів, скороченні часу на їх оформлення, передавання й пошук, в усуненні проміжних документів і дублювання, формуванні їх в електронній формі на машинних носіях, у розробці ефективної схеми документообігу. До основних форм документообігу відносять.

1. За технікою виконання:

• ручну;
• електронну;
• змішану.

2. За централізацією документообігу:

• централізовану;
• частково централізовану;
• децентралізовану.

Масиви машинної інформаційної бази можуть бути локальними, сформованими переважно для розв'язування окремої задачі, та інтегрованими у вигляді бази даних. Інтегровані масиви дають змогу позбутися характерного для локальних масивів дублювання і можливої неузгодженості даних, значно полегшують внесення змін у дані, забезпечують колективне користування незалежними програмними продуктами, сприяють суттєвому зниженню витрат на супровід інформаційної бази.

Розрізняють нормативно-довідкові, оперативні та інші види масивів машинної інформаційної бази. Нормативно-довідкові масиви містять відносно стабільні протягом тривалого часу дані, якими користуються для розв'язування задач на ЕОМ (найменування різних об'єктів, норми виробітку, ціни на матеріали).

Оперативні масиви включають регулярно змінювані дані, що надходять у процесі господарювання (надходження основних засобів, щомісячне нарахування заробітної плати тощо). До інших масивів можна віднести тимчасові масиви, що формуються в процесі розв'язання задач, масиви з результатними даними для наступного друкування.

Носіїв машинної інформаційної бази можна поділити на такі класи: магнітні, лазерні, комбіновані.

Одним із головних компонентів інформаційного забезпечення є автоматизовані банки даних. Вони виконують такі функції: уведення, накопичення, зберігання, поновлення, інтегрована обробка й видавання інформації в будь-якій комбінації для розв'язування регламентних задач та інформаційно-довідкового обслуговування користувачів. Особливістю АБД є підвищення ефективності функціонування інформаційних технологій за рахунок раціональної організації та використання даних у процесі їх обробки.

Основними вимогами до автоматизованих банків даних є:

• багаторазове використання даних за одноразового їх уведення до системи; мінімальне дублювання;
• можливість розширення й поновлення; швидкий доступ до даних і їх захист, інтеграція даних для використання на різних рівнях управління.

До складу автоматизованих банків даних входять бази даних  і системи управління базами даних.

Залежно від технологічних режимів використання даних розрізняють фонд і архів даних. Бази даних використовується багатьма споживачами (користувачами) і забезпечує незалежність даних від прикладних програм. Під час роботи з базою даних формується інформація про джерела інформації, формати та взаємозв'язок даних, відомості про частоту виникнення й характер використання даних. Ця інформація створює базу даних про самі дані і називається словником даних.

Користувачами бази даних можуть бути окремі фізичні особи чи прикладні програми. Інструментом, який забезпечує систему зв'язку (інтерфейс) користувачів і прикладних програм з цими даними, є система управління базами даних - основа програмних засобів автоматизованих банків даних. До її основних функцій відносять:

• організацію масивів у пам'яті ЕОМ і на машинних накопичувачах;
• установлення зв'язку між базами даних; відновлення (коригування) бази даних, логічний захист даних; захист секретності даних тощо.

 

2. Основні принципи  організації аналізу і їх характеристика

Під організацією аналізу розуміють систему дій по проведенню аналізу господарської діяльності.

Принципи організації аналізу:

1. Науковий характер – аналіз повинен базуватись на найновіших досягненнях науки з використанням науково обгрунтованих методів.

2. Обгрунтований  розподіл обов’язків між окремими  виконавцями – спеціалісти всіх видів служб, які мають відношення до прийнять управлінських рішень повинні аналізувати і обгрунтований розподіл дасть осягнути всі об”єкти аналізу і виключить можливість багаторазового (різними способами) проводити одні й ті ж дослідження.

3. Ефективність – витрати на проведення повинні бути найменшими при оптимальній глибині аналізу і його комплексності. Для цього використовують передові методи, що полегшують працю.

4. Уніфікація – розроблення спеціальних уніфікаційних форм для аналізу.

5. Об’єктивність – дані аналізу повинні бути документально підтверджені.

6. Оперативність – швидко і чітко виконувати завдання.

7. Масові та  ін. – залучення до аналізу ІТР, службовців, робітників.

 

 

3. Вимоги, пред’явлені до організації інформаційного забезпечення аналізу

Для проведення аналізу необхідні такі форми звітності:

Ф№1 – «Баланс»;

Ф№2 – “Звіт про фінансові результати ”;

Ф№3 – “Звіт про фінансово – майновий стан підприємства ”;

Ф№1-п – “Річний звіт підприємства по продукції ”;

Ф№2-пв – “ Звіт з праці ”;

Ф№6 – “Рентабельність окремих видів продукції ”;

Ф№11 - “Звіт про наявність та рух основних фондів ”;

Ф№22 – “Зведена таблиця основних показників, які комплексно характеризують господарську діяльність підприємств. ”