Взаимодействие функциональных подразделений в составе компании при определении договорных условий

Макарова Э., МММ-121105

 

Тема: «Взаимодействие функциональных подразделений в составе компании при определении договорных условий»

• Актуальность проблемы

В современных условиях управление, построенное на эффективном взаимодействии подразделений, представляет собой  ценный ресурс организации, наряду с  финансовыми, материальными, человеческими  и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности взаимодействия становится одним из направлений  совершенствования деятельности предприятия  в целом.

В качестве примера рассмотрена  деятельность фирмы ООО «Промкрансервис».

Структурные подразделения которой представлены в следующем виде:

- отдел продаж (коммерческий отдел);

- отдел снабжения;

- отдел кадров;

- производственный отдел.

 Проблемы связаны с функциональным взаимодействием трех основных подразделений при выполнении производственных задач. Несогласованность действий, нечеткие временные рамки, техническая неосведомленность представителей различных подразделений ведут к уменьшению эффективности работы фирмы в целом, в худшем случае, к убыткам и невыполнению условий договоров перед заказчиками.

Таким образом, крайне важна оптимизация  функциональных связей между отделами, которая будет способствовать улучшения понимания технических и экономических аспектов со стороны работников.

• Объект исследования: структурные подразделения фирмы ООО «Промкрансервис».
• Предмет исследования: информационное взаимодействие структурно-функциональных подразделений фирмы.
• Гипотеза

Наиболее очевидным способом повышения  эффективности протекания информационного  взаимодействия между отделами является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление.

Трудности, возникающие при решении  задачи автоматизированной поддержки  информационного взаимодействия, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производственными и другими процессами на предприятиях и в организациях. Таким образом, актуальность выбранного направления исследования заключается в учете современных реалий, что, в свою очередь, приводит к необходимости разрабатывать стратегии деятельности предприятий с учетом информационных требований системы управления, призванной взаимоувязывать и состыковывать деятельность различных управляемых элементов, а это возможно лишь с использованием современных технологий информационного взаимодействия структурных подразделений предприятия.

Если рассмотреть жизненный  цикл продукта фирмы, то узкими местами  являются:

Таблица 1. Производственный цикл

Продукция	№1	№2	№3	№4
	Ремонт крана (текущий)	Капитальный ремонт крана	Монтаж Кран-балки	Замена колес, рельсов, шпал, путей
Срок подписания договора	01.09.2012	15.10.2012	18.10.2012	09.08.2012
Срок окончания договор	15.09.2012	15.11.2012	24.10.2012	15.08.2012
Конструкторские работы	3-4 дня	14 дней	2 дня	2 дня
Закупка	10 дней	14 дней	3 дня	3 дня
Согласование	3 дня	7 дней	2 дня	2 дня
Производство деталей, запчастей	4 дня	5 дней	-	-

 

Как видно из таблицы, временные  рамки являются краеугольным моментом в формировании будущей конечной продукции. Следует отметить, что  информация от одного отдела до другого  чаще всего приходит не в срок и  поэтому задачи выполняются с  опозданием и срывом договоренностей.

Одним из предлагаемых решений является использование программного софта, который позволит следить за выполнением работы, на любой стадии начиная от технического задания, поступившего в коммерческий отдел, заканчивая производственным отделом, выдавшим конечную продукцию, при этом прошедшим обработку в отделе закупок.

В качестве такой программы  можно использовать «Jira» компании Atlassian.

Вкратце, описание самой  программы:

JIRA это продукт, предназначенный  для организации процесса контроля  запросов и задач, имеющий часть  функциональности обычно присущей  большим и дорогим системам  управления проектами.

Ключевыми понятиями в JIRA являются проекты и задачи. Задачи создаются в проектах, для выполнения задач назначаются исполнители. Задачи могут быть разного типа и иметь подзадачи, задачи могут быть связанными с другими задачами. Статус задач меняется в процессе их выполнения.

Можно организовать контроль разработки проектов, раздав задачи исполнителям, определить свой собственный метод движения заданий - от создания к исполнению и контролю результатов, сконфигурировать правила уведомления о событиях всех участников процесса, управлять правами доступа пользователей и делать многое другое.

JIRA приносит большой  эффект любой организации, деятельность  которой можно интерпретировать  как выполнение каких-либо проектов  и задач, имеющих тематические  и временные рамки.

Стоимость данной программы варьируется в зависимости от количества пользователей, то есть масштаба предприятия:

Стоимость в USD
на 10 пользователей	10
на 25 пользователей	1 200
на 50 пользователей	2 200
на 100 пользователей	4 000
на 500 пользователей	8 000
Enterprise на 500 пользователей	12 000
Enterprise на 2000 пользователей	16 000
Enterprise на 10 000 пользователей	20 000
Enterprise на 10 000+ пользователей	24 000

 

Следует сделать экономическую  оценку внедрения данной программы. Данная программа должна оптимизировать деятельность подразделений и повысить эффективность выполнения производственных задач. Затраты на ее приобретение и использование не должны превышать положительного экономического эффекта от ее внедрения.

С точки  зрения достижения оптимальной динамики развития, руководство фирмы должно, по меньшей мере, анализировать:

• желаемое положение предприятия на рынке с товарами, выпускаемыми в настоящий момент;
• выпуск продукции в зависимости от того, в какой степени необходимо выводить определенные изделия из производственной программы;
• возможные изменения сбытовой и прочих организаций, если возникает необходимость достижения вышеназванных целей.
• Апробация (эксперимент)

Таким образом, можно приобрести данный коммерческий продукт и внедрить на предприятии, при этом определив  временные рамки и зафиксировать  конечные данные.

Сравнить эффективность работы предприятия с использованием софта  «JIRA» c предыдущим периодом.

• Анализ и рекомендации, сфера применения

Таким образом, проблема исследования заключается в том, что в практике управления предприятиями имеется необходимость не просто внедрять компьютерные технологии на некоторых этапах, но и строить всю систему управления на основе современных способов решения задач информационного взаимодействия структурно-функциональных подразделений предприятия.

Современные перспективы  использования компьютерных средств для информационного менеджмента связаны с визуальным отображением объектов управления, с использованием геоинформационных систем, обеспечивающих привязку информации к объекту управления. Для достижения высокой надежности информационных процессов информационная система, эффективное использование которой должен обеспечить системный менеджмент, организуется в виде сети и насыщается требуемым программным обеспечением.

При построении информационной системы  по технологии клиент-сервер функции  работы с образами управляемых объектов на программном уровне могут быть отделены от других задач управления. Программные средства решения задач организуются в виде клиентских приложений, устанавливаемых на рабочих станциях. На каждой рабочей станции можно устанавливать несколько клиентских приложений для решения различных задач визуализации. Обмен информацией между ними осуществляется через сервер. Это позволяет нужным образом конфигурировать программы визуализации объектов управления для пользователей и делает систему открытой для расширения и изменений.