Внешнеэкономическая деятельность организаций

•     порядок проведения деловой части визита — время, установленное для проведения бесед, встреч, переговоров и т.д.;

•     культурная программа — посещение музеев, театров, обзорная экскурсия по городу и т.д.;

•    посещение предприятия;

•     время для неофициальных встреч — приемы, завтраки, обеды;

•    проводы делегации (гостя).

Еще более детализируется программа  для принимающей стороны. Здесь указываются не только время и место встречи делегации, но и персональный состав встречающих. А если необходимо, то приглашаются и представители средств массовой информации, предусматриваются и такие детали: кто и какие вручает цветы, кто отвечает за транспорт, размещение в гостинице, сопровождение в процессе культурной программы, ее организацию, а также организацию ланчей, обедов, приемов, проводов гостей.

Большое значение имеет организация делового общения  в неформальной обстановке, как сейчас принято говорить, встреча «без галстуков». Такие встречи организует принимающая сторона, но в программе должен предусматриваться и свободный вечер, чтобы гости могли воспользоваться возможностью организовать аналогичную ответную встречу.

Протокол предусматривает  и необходимость соответствия ранга и должности встречающего рангу гостя, порядок приветствий, нанесения протокольного визита, учета национальных особенностей деловых партнеров.

После завершения деловых  бесед составляется подробная запись беседы, включающая информацию об участниках переговоров, перечень обсужденных вопросов, высказанных мнений сторон, достигнутую договоренность, позиции сторон в случае наличия разногласий.

В ситуациях, когда  делегации встречались для ведения  переговоров по заключению сделки, результаты переговоров при достижении договоренности оформляются контрактом.

Приемы, ланчи, обеды. Обсуждение многих вопросов международного бизнеса и отношения партнеров ведется на ланчах и обедах. Многие контакты устанавливаются на различных приемах, участие в них — обязательный вид служебной деятельности. Использование застолья в качестве не только отдыха, но и формы делового общения требует знания и выполнения правил и норм застольного этикета. К приему необходимо готовиться, следует заранее продумать, с кем и о чем надо говорить, с кем познакомиться. Важно помнить, что цель приема — не дегустирование вина и прием пищи, а продолжение делового общения в неформальной обстановке.

Приемы могут  быть дневными и вечерними. Во время  совещаний могут быть кофе-паузы, в ходе которых возможен обмен мнениями.

Дневные приемы «бокал шампанского», «бокал вина»  ограничиваются винами, соками, фруктами и сладостями, можно запланировать вечерний «коктейль».

Прием «а-ля фуршет»  проводится в те же часы, что и  вечерний прием «коктейль», но отличается наличием холодных и горячих закусок, десертом и кофе.

Знание правил делового протокола, умение строго их соблюдать в известной мере оказывает положительное влияние на ход делового общения.

Организация деловых переговоров

Переговоры — основной элемент  делового общения. В отличие от деловых  бесед они имеют более конкретную цель и направлены на то, чтобы совместно  с партнером обсудить проблемы, принять взаимовыгодное решение, заключить сделку, оформить контракт.

Основные цели переговоров:

•    заключение международных контрактов;

•    заключение договоров с посредниками, другими организациями, способствующих осуществлению внешнеэкономических операций;

•    согласование и подписание протоколов о сотрудничестве;

•    рассмотрение и урегулирование претензий.

Переговоры выполняют ряд функций. Среди них:

•    информационная — характерна для переговоров, носящих предварительный характер. Стороны еще не готовы к совместным решениям, важен обмен взглядами, информацией, точками зрения. Цель реализации этой функции — новые связи;

•    достижение договоренностей — реализуется в ситуации, когда позиции сторон известны и необходимо на основе преодоления разногласий, поиска компромиссов достичь решения и заключить договор. Главная задача этой функции — преодолеть разногласия сторон, сблизить позиции;

•   регулирование, контроль, координация действий. Нередко в ходе выполнения договоренностей возникают отклонения, выявляется разное понимание ранее достигнутых договоренностей. В таких ситуациях необходимы новые переговоры для того, чтобы отрегулировать возникшие разногласия, скорректировать совместные действия для повышения эффективности деятельности.

Планирование  и подготовка переговоров состоит в том, чтобы:

•    уточнить место и время проведения переговоров;

•    подготовить базы договорных цен;

•     подготовить проекты протоколов, соглашений и контрактов;

•    изучить всю предшествующую переписку с партнером;

•    согласовать возможные пути разрешения противоречий;

•     изучить досье на фирму и ее представителей, участвующих в переговорах;

•    подготовить программу пребывания делегации фирмы;

•    уточнить состав участников переговоров.

Если делегацию партнера возглавляет руководитель фирмы, в переговорах с другой стороны должен также участвовать руководитель. Если он участвует в переговорах с самого начала, покидать их до окончания не принято, так как это может быть расценено партнером как знак неуважения.

Состав участников переговоров должен быть оптимальным. Желательно, чтобы участники переговоров  владели иностранным языком, но при  сложных переговорах, особенно когда  обсуждаются технические и технологические детали, лучше приглашать переводчиков.

Необходимо  подготовиться к записям сути договоренностей, достигнутых в  процессе переговоров, но ведение стенограммы  или магнитофонной записи переговоров  не принято и может быть расценено как акт недоверия.

Программа подготовки должна предусматривать несколько вариантов предложений и решений. Очень часто в процессе подготовки переговоров возникает необходимость в предварительных консультациях и личных встречах экспертов, специалистов, руководителей, в ходе которых уточняются позиции сторон.

Этапы переговоров:

1)   уточнение точек зрения и позиций сторон;

2)   обоснование и обсуждение позиций;

3)   согласование позиций и выработка договоренностей.

На первом этапе очень важно знать все детали позиции партнера, произвести взаимосверку однородности толкования сторонами основных терминов. Это особенно важно, когда переговоры идут на разных языках и уловить языковые нюансы не всегда удается. На этой стадии переговоров уместен обмен письменными документами, содержащими четкое изложение позиций сторон.

Второй (основной) этап переговоров включает всестороннее обсуждение проблем, аргументации и контраргументации по ним. Аргументы и контраргументы должны основываться на логических выводах, конкретных данных. На этой стадии нередко возникают большие трудности, переговоры могут зайти в тупик, поэтому целесообразно идти от решения простых задач к более сложным.

Договорившись по очевидно взаимовыгодным пунктам  переговоров, можно создать хорошую базу для поиска выхода из тупика. Развязка противоречий может быть облегчена и при неформальном общении, консультациях, не носящих официального характера.

Третий этап — согласование проблем и выработка договоренностей. Здесь важно согласовать общие принципы проблемы, а затем уже обсуждать детали. С психологической точки зрения, это облегчает принятие согласованных решений.

В процессе переговоров  возможны разные подходы, но несмотря на наличие особенностей, их можно  разделить на два противоположных по своей сути стиля: партнерский и конфронтационный.

Для партнерского стиля характерен поиск взаимовыгодных решений. Переговоры рассматриваются сторонами как средство совместного анализа проблемы с целью ее решения. Победа при таком подходе рассматривается как разрешение противоречий и удовлетворение интересов обеих сторон.

Конфронтационный стиль. Партнер исходит из позиций: переговоры — борьба, а собственная победа в борьбе — главная цель переговоров. Иными словами, победа рассматривается как максимальное достижение собственных целей, а уже отсюда — завышенные требования, торги и т.д. Указанным стилям соответствуют различные тактические приемы ведения переговоров. Они позволяют четко определить позиции сторон:

•    открытие позиции — стороны не скрывают своих задач и интересов, дают партнеру четкое представление о своих подходах к делу;

•    закрытие позиции означает, что стороны скрывают свои позиции и дают ограниченную, а нередко и искаженную информацию в целях получения односторонних преимуществ;

•     подчеркивание общности позиций демонстрирует желание найти согласованное решение;

•     подчеркивание различий усиливает конфронтацию, подчеркивает различия в подходах и концентрирует внимание на узких местах;

•    уход — уйти в обсуждение частностей и мелочей (дело идет к принятию решения, сторона не смогла проанализировать ситуацию, предлагается сделать перерыв, перейти к обсуждению других вопросов или затянуть обсуждение);

•    выжидание — выяснить мнение партнера, не открывая своей позиции;

•    метод салями — медленное, малыми порциями открытие своей позиции;

•    завышение собственных первоначальных требований (этот прием дает эффект при общении с малоквалифицированными партнерами);

•    пакетирование — в один блок увязываются как выгодные, так и невыгодные для партнера предложения;

•    выдвижение требований в последнюю минуту. Такая позиция предполагает, что партнер, желая сохранить уже достигнутые соглашения, примет без обсуждения вновь выдвинутые;

•    блеф — подача заведомо ложной и преувеличенной информации, способной повлиять на позицию оппонента;

•    отмалчивание (под видом коммерческой тайны уход от открытия позиции).

Переговоры  в определенном смысле — это борьба, соревнование за выгоду, прибыль. Их результаты во многом зависят от умения, способностей и опыта вести их. Они могут быть более выгодными для одной из с-торон и менее выгодными для другой. Но всегда надо стремиться, чтобы они были полезными для всех партнеров по переговорам. В этом плане в процессе переговоров заслуживают внимания следующие правила ведения переговоров:

•    целеустремленность на решении главной задачи, не позволить себе отвлекаться на ненужные детали;

•    инициативность — инициатива в предложении условий договора позволяет создать предпосылки в получении определенных коммерческих выгод;

•   рациональность. Необходимость вести себя сдержанно, даже если другая сторона «проявляет характер». Неконтролируемые эмоции мешают принятию решения;

•    понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности принятия взаимоприемлемого решения;

•    достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, отрицательно влияет на репутацию. Если партнер прибегает к ложной информации, не следует ему отвечать тем же;

•    точность. «Точность — вежливость королей» — гласит известная пословица. Никогда нельзя опаздывать на переговоры. Задержка делового разговора приводит к сокращению времени на обсуждение интересующих вопросов, а потому снижает эффект переговоров;

•    способность идти на компромиссы. В ходе переговоров надо рассматривать другую сторону не как противника, у которого можно выиграть, а как будущего партнера по деловому сотрудничеству. Главным противником в переговорах должны быть не их участники, а ситуации, возникающие при обсуждении. Для победы над таким противником необходим компромиссный подход с обеих сторон.

По итогам переговоров заключаются  договоры, составляются протоколы о  намерениях. Что касается последних, то в них следует избегать таких записей, какстороны обязуются (предпримут действия, поставят товар). Это объясняется тем, что законодательство ряда стран рассматривает такие записи как договорные обязательства партнеров, участвующих в переговорах.

При оформлении договорных документов необходимо указать, с какого времени  они действуют, ибо без такого указания суд может признать документы действующими с момента подписания.

Четкое, деловое ведение переговоров, связанных с экспортно- импортными операциями и другими видами внешнеэкономической деятельности, в значительной степени способствует повышению ее эффективности.

 

Практическая часть:

Задача 13.

По условиям контракта предусмотрено, что экспортер предоставит импортеру ценовые скидки при выполнении последним следующих условий:

- при достижении в течении года объема покупки товара М не менее N = 100 единиц бонусная скидка составит b = 10 % от стоимости годовых покупок с учетом скидки «сконто»,

- при оплате товара сразу после его отгрузки, а не через месяц (как это предусмотрено в контракте), скидка «сконто» составит с = 5% стоимости сделки.