Организация как объект управления

Организация как объект управления

Организация как объект управления 
Вопросы: 
1.Понятие организации 
2.Внутренняя среда организации 
3.Внешняя среда организации 
 
1. Организация – это группа людей деятельность которых сознательно координируют для достижения целей.  
Обязательные требования для организации: 
1) наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью общей группы организаций; 
2) наличие по крайней мере одной цели, которую принимают как общую все члены группы; 
3) наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели. 
Организации бывают: 
- формальные; 
- неформальные; 
- простые; 
- сложные. 
  Формальная организация – это организация созданная по воле руководства. 
  Неформальная организация – это группа возникшая спонтанно, где люди вступают во взаимодействие достаточно регулярно. 
  Простая организация – это организация которая имеет одну или несколько целей. 
  Сложная организация – это организация которая имеет набор взаимосвязанных целей. 
  Характеристики организаций: 
1. Взаимосвязь между целями и ресурсами. 
  Цели всякой организации включают в себя преобразование ресурсов для достижения результата. 
  Ресурсы используемые организацией: 
- люди; 
- капитал; 
- материальные ресурсы; 
- технологии и информация. 
2. Взаимосвязь с внешней средой. 
  Ни одна организация не может быть островом в себе. Организация зависит от окружающего мира как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителя. 
  Внешняя среда включает в себя: 
- экономические условия; 
- потребителей; 
- законодательство; 
- конкурентов; 
- общественные взгляды и т.п. 
  Эти факторы влияют на все, что происходит внутри организации. 
3. Разделение труда в организации. 
  Разделение труда в организации происходит по горизонтали и по вертикали. 
  Если минимум два человека работают вместе – они должны делить работу между собой, при этом разделение работы на составные элементы является горизонтальным разделением труда. Но поскольку работа в организации разделена на составные элементы, кто-то должен координировать работу группы чтобы она была успешной. Отделение работы по координации действий от самих действий и есть вертикальное разделение труда. 
2. Внутренние переменные организации – это ситуационные факторы внутри самой организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. 
  Основных переменных организаций пять: 
- цели; 
- задачи; 
- структура; 
- технология; 
- люди. 
  Цель – конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Задача организации отражается в таких целях как рентабельность и производительность. В подразделениях так же, как и во всей организации, необходима выработка целей. 
  Например, целью аптеки является качественное бесперебойное лекарственное обслуживание населения на ряду с обеспечением рентабельности, что достигается в результате высокоэффективной работы подразделений. В современных условиях работы аптеки возникают новые цели: 
- повышение эффективности лекарственного обеспечения путем сокращения времени обслуживания населения; 
- предоставления различных видов услуг; 
- изучение рынка лекарственных средств; 
- расширение производства лекарственных средств для более полного удовлетворения потребности в них; 
- заключение договоров с поставщиками и потребителями лекарственных средств; 
- повышение эффективности использования материально-технической базы аптеки. 
  Для того чтобы получить прибыль, предприятия должны сформулировать цели в следующих областях: 
- доля рынка; 
- разработка и реализация продукции; 
- качество услуг; 
- подготовка и отбор руководителей; 
- социальная ответственность. 
  Цели бывают: 
- долгосрочные (3-5 лет); 
- среднесрочные (1-3 года); 
- краткосрочные (до года). 
  Структура организации – это логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенное в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. 
  Структура любой организации должна выполнять ряд функций: 
- обеспечить достижение предприятием максимальной рентабельности; 
- охватить минимальное количество промежуточных звеньев; 
- обеспечить условия подготовки менеджеров на перспективу. 
  Виды организационных структур: 
- бюрократическая (механистическая); 
- функциональная; 
- дивизиональная; 
- адаптивная. 
  Большинство организаций используют бюрократическую структуру управления. 
  Ее преимущества: 
- четкое разделение труда; 
- иерархическая соподчиненность сотрудников; 
- профессиональный рост, базируемый на компетенции; 
- упорядоченная система правил и стандартов. 
  Недостатки: 
- четкость заданности поведения; 
- трудность связи внутри организации; 
- неспособность к нововведениям. 
  В зависимости от степени централизации структуры бывают: 
- централизованные; 
- децентрализованные. 
  Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. 
  Задачи предписываются не работнику, а должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. 
  Задачи делятся на три категории: 
- работа с людьми; 
- работа с машинами, сырьем, инструментами; 
- работа с информацией. 
  Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технологических знаний необходимых для преобразования в материалах, информации или людях. 
  Люди – это важный элемент внутренней среды и как человеческая переменная включает в себя три аспекта: 
- поведение отдельных людей; 
- поведение людей в группах; 
- поведение человека в роли руководителя. 
3. Разнообразие и изменчивость внешнего мира допускает огромное количество действующих в нем факторов. Поэтому руководители должны ограничить учет внешнего окружения только теми аспектами, от которых в значительной мере зависит успех организации. Один из способов определения и учета факторов, которые влияют на организацию, заключается в разделении их на две группы: факторы прямого влияния и факторы непрямого влияния. 
  Факторы прямого влияния: 
- поставщики; 
- законы и государственные органы. Организации обязаны соблюдать не только законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих в сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую также именующие силу закона; 
- потребители. Само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы; 
- конкуренты. 
  Поставщики классифицируются на три группы: 
1. поставщики материалов; 
2. поставщики капитала; 
3. поставщики трудовых ресурсов.  
К факторам косвенного воздействия относятся: 
1. Технология. Является одновременно внутренним и внешним фактором. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукцию могут изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукции, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и какую новую продукцию ожидают потребители от организации. 
2. Состояние экономики. Руководство должно уметь оценивать, как скажутся на организации общие изменения состояния экономики, так как оно влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. 
3. Социокультурные факторы. В числе их преобладают установки, жизненные ценности и традиции, которые влияют на организацию. Социокультурные факторы влияют также на продукцию и услуги, являющиеся результатом деятельности компании.  
4. Политические факторы. 
5. Отношения с местным населением. 
  Характеристика внешней среды: 
- взаимосвязанность факторов; 
- сложность; 
- подвижность; 
- неопределенность. 
  Взаимосвязанность факторов внешней среды – это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие. 
  Под сложностью внешней среды понимают число факторов, на которые организация должна реагировать, а также уровень вариантности каждого фактора. К ним относятся: 
- государственные постановления; 
- частное перезаключение договоров; 
- заинтересованные группы влияния; 
- многочисленные конкуренты; 
- ускоренные технологические изменения. 
  Подвижность внешней среды – это скорость, с которой происходят изменения, в окружении организации. 
  Неопределенность внешней среды – функция количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также функции уверенности в этой информации

Организация представляет собой обособленное объединение людей для взаимодействия в достижении определенных целей и задач. Это открытая система, состоящая из множества взаимосвязанных частей, объединенных в единое целое. Центральное и основное место в организации занимает человек, владеющий, использующий и распоряжающийся техникой, технологией и финансами, принадлежащими данной организации.

Каждую организацию характеризуют наиболее общие признаки. К ним относятся:

количественная определенность, необходимость минимального количества членов организации. Но организация не может превышать и определенного максимума ее участников, иначе она начинает терять присущие ей свойства и качества;

наличие общих целей, ради которых люди объединились в организацию и создали ее определенную структуру, а также средств достижения этих целей;

обособленность, «границы», которые отделяют одну организацию от других и создают целостность, единство действий работников внутри данной системы, несмотря на ее открытость, т.е. взаимодействие с внешним окружением;

управляющий, руководящий и координирующий центр. В крупных организациях может быть несколько таких центров. Например, производственное объединение может состоять из множества центров управления, начиная с производственной бригады, смены, цеха, участника, отделения, заводоуправления, генерального директора, совета директора и суперотделений. [8. c. 34 - 45]

Кроме того, организацию характеризуют определенная организационная культура и возможность, в необходимых пределах, осуществлять саморегулирование своей деятельности, считаю необходимым отметить внутренние переменные организации и ее отношения с внешним окружением.

Внутренние переменные организации. Состояние организации не является чем-то неизменным и застывшим. Изменения внутреннего содержания ее происходят под влиянием времени и в результате управленческих действий людей. В каждый определенный отрезок времени внутренний фактор организации есть нечто «данное», что менеджеры должны изменять в ходе достижения поставленных целей. К основным внутренним переменным относятся сами цели и задачи, структура, кадры, техника и технология и другие составляющие организации.

Цели и задачи организации многообразны и зависят от разных обстоятельств. Торговые организации ставят своей целью реализацию товаров и получение торговой прибыли; промышленные организации - производство необходимых товаров, при этом решают задачи повышения производительности труда, достижения рентабельности; государственные учебные заведения - подготовку специалистов для народного хозяйства и совсем не нацелены на получение прибыли, но в их задачи входят: оптимизация затрат на обучение, повышение его научного уровня и приобретение практических навыков учащимися и др. От целей организации зависит ее структура.

Внешняя среда может воздействовать или прямо и непосредственно, или скрыто, косвенным образом.

Среда прямого воздействия включает: государственные организации, регулирующие хозяйственную деятельность (налоговая инспекция, разрешительная система, таможенная служба, правоохранительные органы, государственное страхование и др.); потребителей, чьи интересы защищает общество охраны прав потребителя, соответствующий спрос на рынке; конкурентов с их стремлением завоевать потребителя при помощи лучшего качества, сервиса или более приемлемой цены; поставщиков сырья, материалов, энергии, полуфабрикатов, комплектующих изделий и др. Менеджеру в своей работе необходимо все знать и учитывать.

Среда косвенного воздействия включает факторы, которые влияют на предприятие не прямо и немедленно, а опосредованно, через сложную систему экономической конъюктуры, достижения технического прогресса, социально-политические и культурные изменения, микрохозяйственные связи, отношения и др. Данные факторы проявляются не все сразу и не с одинаковой силой.

Учет воздействия внешней среды требует от менеджеров знания, как быстро могут проявлять себя факторы внутренней и внешней среды, ведь в современных условиях их влияние может стремительно возрастать. Однако скорость воздействия факторов внешнего окружения неодинакова для различных организаций.

Особенно остро влияет на деятельность предприятия неопределенность ситуации. Так, например, события в сфере финансов государства могут разворачиваться настолько быстро и непредсказуемо, что организация оказывается в крайне затруднительном положении, граничащем с невосполнимым ущербом их для ее работы. Здесь необходима точная и достоверная информация о готовящихся или назревающих изменениях внешних условий.

Жизнедеятельность организации протекает так же, как и общества, подчиняясь действию законов, частных, общих и всеобщих (универсальных). Между этими группами законов есть определенная взаимосвязь и взаимообусловленность. Как общие, так и частные (не юридические) законы организации имеют определенную иерархию и взаимосвязь.

Деятельность организации подчинена действию закона синергии. Сущность его проявляется в том, что возможности организации как единого целого превышают сумму потенциалов отдельных ее частей. Практическое подтверждение действия этого закона видно уже в простой кооперации труда, возникновении фабрик, заводов, их объединений в более крупные организации – тресты, синдикаты, концерны, международные организации. Экономическая мощь подобных организаций может превосходить потенциал даже некоторых государств.

В общественном производстве действует закон пропорциональности, который применительно к организации проявляется как количественные и качественные соотношения между ее различными частями. Так, например, число управляющих организацией должно находится в соответствии с количеством ее работников. Не может быть организации где на одного – двух исполнителей приходится десяток управляющих, или на несколько тысяч рабочих – один руководитель.

Пропорциональность организации проявляется как обязательное условие ее нормальной работы. Количество функциональных отделов, служб и управлений должно соответствовать предназначению этой организации, ее целям и задачам; численность машин, механизмов, производственного и обслуживающего персонала, сырья, энергии и т.д. могут эффективно действовать только тогда, когда есть необходимое количественное и качественное соответствие между ними.

Закон пропорциональности в организации связан с планомерностью, т.е. конкретными действиями людей, поддерживающими необходимые для организации пропорции. Сотрудники организации рационально и научно обоснованно планируют поставки, производство и сбыт, финансовую деятельность, кадровые вопросы, занимаются стратегическим планированием и т.д. Если же их действия не соответствуют пропорциональности, то возникает угроза разрушения и даже гибели организации.

Стремление сотрудников организации к ее длительной и продуктивной деятельности находит свое отражение в законе самосохранения.

В каждой организации работники следуют определенным правилам, нормам и принципам деятельности. Они вступают в деловые отношения, стремятся к стабильности, прочности своего положения, к сохранению своего рабочего места, социального статуса и т.д. Это способствует проявлению закона самосохранения. В то же время как в самой организации (внутренние переменные), так и вне ее (внешнее окружение), действуют силы, направленные на ее разрушение. Развитие и стабильность – это два противоречивых начала в действии закона самосохранения, поэтому, не нарушив стабильности, нельзя ожидать каких-либо изменений. Установив стабильность, переходящую необходимые границы времени, можно ожидать негативных последствий этого закона – застоя, стагнации, депрессии и уничтожения самой организации. Поэтому руководители предприятий стремятся к тому, чтобы сохранить необходимую стабильность; своевременно увидеть ее опасность и принять меры к изменениям в организации, ведущие к ее самосохранению.