Структура организации сети ООО «Альпари»

Информационное письмо – это результат логического развития переписки. Такое письмо отправляется адресату в том случае, если контакт с ним удалось установить и он не возражает против его последующего развития. Такое письмо призвано объективно и в несколько большем объеме (по сравнению с сообщением) проинформировать адресата, о стремлении автора послания развивать деловые и личные контакты, об отдельных аспектах их осуществления и т. п.

Гарантийные письма извещают о гарантийных оплатах, сроках поставки, качестве продукции и услуг.

Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.

Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок – поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица.

Докладные записки, справки. Эти два вида документа близки по своему назначению.Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, адресованная руководителю учреждения. Справка так же представляет собой документ, описывающий и подтверждающий те или иные события. Справки могут бытьслужебные и личные. Служебная справка содержит результат обобщений, каких либо обследований, командировок и т. д., проведенных должностным лицом.

Личные справки выдаются физическим лицам. В них, как правило подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например: справка с места работы, справка с места учебы, справка с места жительства, справка о состоянии здоровья из поликлиники.

Формуляр этих документов одинаков и содержит:

• наименование учреждения;

• адресат;

• название вида документа;

• дату;

• порядковый номер справки;

• место составления;

• заголовок;

• текст;

• подпись.

Отличие служебных справок от личных в том, что в служебных оформляется реквизит «Адресат», а в личных нет. Но в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка, т. е., в какое учреждение она будет предоставляться.10

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагают факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо принять в связи с изложенными фактами.

Если докладная записка или справка имеют сведения внутреннего характера, они подписываются составителями и могут быть составлены на чистых листах бумаги. Если же эти документы исходят от имени учреждения или структурного подразделения, они подписываются их руководителями и составляются на бланках.

Датой докладной записки или справки считается дата ее подписания.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Объяснительная записка относится к документам по личному составу только в том случае, если она не затрагивает таких производственных вопросов, как снабжение, сбыт, технология, учет, планирование и т. п., а регулирует дисциплинарные (трудовые) отношения.

Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» ТК РФ определяет, если работник нарушает дисциплину, не надлежащим образом выполняет свои обязанности, то он должен нести за это ответственность.

Вышеуказанная статья определяет, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) увольнение по соответствующим основаниям.

В случаях нарушения трудовой дисциплины работник составляет объяснительную записку.

Реквизиты объяснительной записки:

1) адресат (кому она адресована);

2) должность (структурное подразделение), фамилия, инициалы автора записки;

3) название документа (соответственно «Докладная» или «Объяснительная записка»);

4) текст;

5) дата составления;

6) подпись составителя записки.

Записки могут быть отпечатаны на пишущей машинке. Они составляются, как правило, в одном экземпляре.

 

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллективных органов.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) выступления участников заседания. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Чаще всего ведется краткая форма протокола без текстов докладов, полная форма протокола предполагает приложение к протоколу стенограммы заседания.

Протокол оформляется как на общих бланках, так и на чистых листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

• наименование вида документа и его порядковый номер;

• дату;

• место составление протокола;

• текст;

• подписи председателя и секретаря.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: «Заседание совета директоров», «Заседание ученого совета».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части перечисляются присутствующие на собрании, указывается, кто был председателем (инициалы и фамилия), кто секретарем собрания (инициалы и фамилия). Также указываются должности присутствовавших, если это протокол производственного совещания.

Заканчивается вводная часть повесткой дня. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня номеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?».

Основная часть протокола строится по схеме, СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно по каждому пункту повестки дня.

В разделе СЛУШАЛИ, приводятся инициалы и фамилия докладчика без указания должности (должность указывается во вводной части), ставится тире и с прописной буквы дается краткая запись содержания доклада, сообщения.

В разделе ВЫСТУПИЛИ, схема изложения повторяется.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ, по пунктам излагают принятые постановления.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения.

Протокол подписывается председателем и секретарем. К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады и т. д.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут быть переданы на архивное хранение.

Приказы по личному составу. Приказами по личному составу оформляют прием, увольнение, перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового договора с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с…).

Оформляются такие приказы на бланках предприятия для внутренних документов.

Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу оформляется следующим образом: «О приеме на работу …..», «Об увольнении …», «Об изменении штатов…».

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части.

В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. Вторая, распорядительная часть, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой, указывается фамилия работника, имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья ТК РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованном виде.

Аналогично составляются приказы об увольнении и о переводе на другую должность. В приказах о переводе на другую должность следует указывать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода.

Если перевод временный, необходимо указать его срок.

Приказы по личному составу визируются заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, т. к. при возникновении трудовых споров работник вправе обратится в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.

Приказами по личному составу документально оформляются:

1) прием;

2) перевод на другую работу;

3) увольнение;

4) изменение условий труда;

5) присвоение разрядов, классности;

6) установление размеров оплаты труда;

7) предоставление отпусков;

8) командирование сотрудников;

9) наложение дисциплинарных взысканий и др.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется:

«О приеме на работу …»,

«О переводе на другую работу …»,

«О поощрении …» и т. п.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («Поличному составу»).

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом. Например:

1. Отправить в командировку:

1.1. Самсонова  Игоря Петровича …

1.2. Борисова Кирилла  Ивановича …

В приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов. Сначала – назначение на должности, затем – перевод на другие должности, далее – освобождение от занимаемых должностей.

Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Такие приказы готовятся отделом кадров по мере накопления представлений, поступающих из структурных подразделений.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание (в сложных – по каждому пункту и подпункту), в котором указывают документы, послужившие основанием для его издания.

В приказе по личному составу обязательна должна присутствовать запись:

С приказом ознакомлен подпись расшифровка подписи Дата

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом.

Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках.

Оформление очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров.