Методика построения эффективной системы регламентации Банка и ее практическое применение

Методика построения эффективной системы регламентации Банка

и ее практическое применение

 

Консалтинговая компания

«Бизнес-инжиниринговые технологии» (БИТЕК).

Исаев Роман, Партнёр

Эксперт по управлению и бизнес-инжинирингу  в банковской сфере

 

 

Аннотация

Данная статья посвящена рассмотрению теоретических основ построения эффективной системы регламентации Банка и их практическому применению.

Основным источником информации для  данной статьи является опыт автора по регламентации банковской деятельности (разработка, согласование, публикация и доведение до сотрудников нормативных документов по различным областям: бизнес-процессы, продукты и услуги, структурные подразделения).

Данная статья является продолжением статьи автора «Методика описания (структуризации) бизнес-процессов коммерческого Банка и ее практическое применение», опубликованной в журнале «Управление в кредитной организации» №4, 2008 г. Действительно, система регламентации банка тесно связана с системой процессного управления и имеет большое значение.

 

 

Система регламентации (управления нормативной документацией) является неотъемлемой частью корпоративного управления банком. От эффективности данной системы  зависит успех и качество системы  управления банка в целом. Неслучайно в международном стандарте ИСО 9000 (менеджмент качества) этому посвящена отдельная глава «Управление документацией».

Автором предлагается методика построения эффективной системы регламентации банка, которая разработана в виде взаимосвязанных блок-схем с детальными пояснениями, что значительно облегчает ее понимание и применение.

Методика построена на системном и процессном подходе и может быть использована, как руководство или регламент по реализации процесса управления нормативной документацией банка.

 

Виды нормативных документов Банка

Если мы проанализируем основные нормативные  документы банка, то среди них можно выделить 4 основные группы по предназначению, характеру разработки и использования. Данные группы и их типовой состав изображены на Рис. 1.

 

Рис. 1. Виды нормативных  документов Банка

 

Группа 1: Общебанковские регламенты.

В нее входят документы, регламентирующие основные элементы, принципы и правила управления банком. Эти документы, как правило, принадлежат к определенному участку управления.

Например, по управлению персоналом в 1 группу входят документы: положение о системе мотивации, внутренний организационный распорядок.

По процессу кредитования в 1 группу входят документы: кредитная политика банка, положение о кредитных рисках.

Другие  примеры регламентов 1 группы: положение о разработке и согласовании нормативных документов, политика информационной безопасности банка, правила внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов и финансированию терроризма.

Общебанковские  регламенты задают требования к документам 2 и 3 группы и являются основой для их разработки.

 

Группа 2: Процессные регламенты.

В нее входят документы, регламентирующие банковские бизнес-процессы, процедуры и связанную  с ними деятельность. Каждый документ данной группы принадлежит к определенному бизнес-процессу.

Выделим следующие  уровни процессных регламентов.

1. Положение  о бизнес-процессах (процессной  системе управления банком). Содержит общую информацию о правилах, методах и средствах управления бизнес-процессами (разработка, описание, регламентация, актуализация, оптимизация и т.д.). В данное положение включается дерево бизнес-процессов банка до уровня отделов и общие характеристики ключевых бизнес-процессов.

2. Регламент  бизнес-процесса / взаимодействия подразделений. Содержит описание бизнес-процесса в выбранном формате (тестовое, табличное, графическое) и на выбранной глубине детализации.

3. Регламент  процедуры / технологической функции. Содержит детальное алгоритмическое описание выполнения конкретной процедуры / функции.

 

Например, по процессу кредитования во 2 группу входят документы: регламент бизнес-процесса «Кредитование юридических лиц», Порядок взаимодействия подразделений при досрочном погашении кредита.

Другие  примеры регламентов 2 группы: порядок  работы с маркетинговыми материалами, банковские правила о порядке открытия и закрытия банковских счетов, регламент формирования документов дня.

 

Группа 3: Структурные регламенты.

В нее входят документы, регламентирующие деятельность подразделений и сотрудников  банка.

По аналогии с процессными регламентами выделим следующие уровни структурных регламентов.

1. Положение  об организационной структуре. Содержит общую информацию о правилах, методах и средствах управления организационной структурой (описание, регламентация, актуализация, оптимизация и т.д.). Включает полную схему организационной структуры банка с характеристиками и функциями ключевых структурных звеньев.

2. Положение  о подразделении. В зависимости от размера и особенности банка в качестве подразделения может выступать департамент, управление, отдел. Положение о подразделении обычно содержит общую информацию о подразделении, его структуру и численность персонала из штатного расписания, функции и задачи, права и ответственность, показатели оценки работы подразделения.

3. Должностная инструкция. Регламентирует деятельность конкретного сотрудника банка и задает требования к его квалификации, его права и обязанности, ответственность и условия работы.

4. Памятка / правила для сотрудника. Регламентирует узкоспециализированную деятельность сотрудника.

 

Например, по процессу кредитования в 3 Группу входят документы: положение о кредитном комитете, должностная инструкция кредитного консультанта, памятка для сотрудников кредитного офиса по предоставлению продукта «Кредит наличными».

 

Группа 4: Вспомогательные регламенты.

В нее входят документы, которые  разрабатываются в качестве дополнений и уточнений к документам 1-3 группы, но самостоятельно не входят в эти  группы.

 

Помимо нормативных документов в банке циркулируют большое  количество других документов: формы документов, описания продуктов / услуг (тарифы), учебно-методические материалы, технические задания, руководства к информационным системам и др.

 

Методика построения эффективной системы регламентации банка

Итак, рассмотрим методику, позволяющую быстро и качественно создавать и актуализировать систему регламентации (управления нормативной документацией) банка – см. Рис. 2. Данная методика состоит из 3-х этапов: разработка нормативного документа, согласование и утверждение нормативного документа, управление реестром нормативных документов. Снизу на рисунке для каждого этапа показаны информационные системы, которые его автоматизируют. Сверху на рисунке для каждого этапа показаны входы-выходы и управляющие воздействия в виде общебанковских регламентов.

 

Рис. 2. Методика построения системы регламентации (управления документацией) банка

 

1. Разработка нормативного  документа

Группировка нормативных документов банка, представленная выше, проведена  не случайно. Для каждого вида нормативного документа существует своя технология разработки. Сразу следует отметить, что нормативные документы 2-й и 3-й группы могут быть разработаны автоматизированно в короткие сроки. Как это сделать будет показано ниже. Алгоритм разработки нормативного документа показан на Рис. 3.

Рис. 3. Алгоритм разработки нормативного документа

 

Прежде всего, требуется правильно сформулировать задачу и требования на разработку нормативного документа. Например, банку требуется разработать регламент бизнес-процесса «Работа с состоятельными (VIP) клиентами Банка». Данный регламент не должен противоречить соответствующим положениям Банка России, должен включать в себя успешную практику построения данного бизнес-процесса, должен быть понятен для сотрудников и детально раскрывать все необходимые аспекты.

Поскольку в банке не была формализована  деятельность по предоставлению продуктов  / услуг для состоятельных Клиентов, то разработка регламента усложняется.

Далее возможны 3 способа разработки нормативного документа.

1 Способ. Разработка «вручную с нуля». Данный способ обычно применяется для нормативных документов 1-й группы. Источником информации для разработки может служить опыт сотрудников банка, методические указания Банка России.

2 Способ. Разработка на основе типового документа. Данный способ может применяться для всех групп документов. Например, требуется разработать регламент бизнес-процесса «Работа с состоятельными (VIP) клиентами Банка», по которому уже есть успешные практики и регламенты в банках-партнерах. В таком случае нужно получить данный регламент или подобрать типовой регламент с помощью различных источников информации (Интернет, деловые связи, конференции, литература, консалтинг и др.). Данный способ имеет также название «Бенчмаркинг» – заимствование и апробация успешных решений.  
Подобранный документ дорабатывается под специфику и требования банка.

3 Способ. Автоматизированная разработка.

Данный способ является главным в первом этапе, поэтому будет рассмотрен наиболее подробно. Способ применим только для 2-й и 3-й групп нормативных документов (процессные и структурные регламенты).

Для того чтобы автоматизированно  разработать регламент, необходим программный продукт бизнес-моделирования с функцией автоматизированной генерации регламентов. Среди известных программных продуктов бизнес-моделирования эту функцию поддерживают: «Business Studio», «ARIS», «Бизнес-Инженер».

В программном продукте создаются  необходимые бизнес-модели (схемы, диаграммы, справочники) по регламентируемому  объекту или деятельности. Данная работа выполняется банковскими аналитиками и является довольно трудоемкой. Затем задаются настройки для генерации регламентов, шаблоны / скрипты регламентов, параметры. Данная работа выполняется банковскими системными администраторами. В некоторые программные продукты уже изначально встроено большое количество шаблонов / скриптов, которые могут быть использованы для автоматизированной разработки регламентов, например должностных инструкций, положений о подразделениях, положений о бизнес-процессах и т.п.

Далее выполняется автоматизированная генерация регламентов, которая обычно занимает не более 1 минуты. Таким образом, мы тратим большое количество времени и ресурсов на разработку бизнес-моделей, но затем получаем ценную возможность за 1 минуту получать и актуализировать нужные нам регламенты.

Механизм автоматизированной генерации  регламентов показан на Рис. 4.

 

Рис. 4. Механизм автоматизированной генерации  регламентов

 

Иногда для автоматизированно разработанных нормативных документов требуется небольшая ручная доработка.

Продолжим наш сквозной пример и  покажем, как можно автоматизированно  разработать регламент бизнес-процесса «Работа с состоятельными (VIP) клиентами Банка». В программном продукте следует разработать дерево данного бизнес-процесса, т.е. выделить подпроцессы. Например, «Привлечение VIP клиентов», «Предоставление продуктов / услуг для VIP клиентов», «Развитие и функционирование точек обслуживания VIP клиентов» и др.

По каждому подпроцессу в  программном продукте разрабатываются диаграммы (схемы детального описания, технологические карты), задаются текстовые комментарии, параметры бизнес-процесса (владелец, показатели, результат и др.). Далее следует описать структурные единицы банка, которые участвуют в бизнес-процессе. Например, управление по работе с VIP клиентами, операционное управление, управление развития банковской сети, управление маркетинга. После этого можно взять готовый шаблон регламента / скрипта, который встроен в программный продукт, и получить необходимый регламент.

В некоторых банках были интересные случаи. Бизнес-процессы, шаблоны отчетов и скрипты были настолько качественно и детально разработаны, что генерируемые на основе них регламенты были как будто написаны человеком. То есть они были связными, понятными и содержали различные речевые и литературные конструкции. Это является высшим уровнем построения системы регламентации Банка, к которому нужно стремиться.

В завершение первого этапа выполняется  оформление документа в соответствии с правилами банка. У каждого банка свои правила оформления нормативных документов. Они обычно закрепляются в документе «Регламент разработки и согласования нормативных документов Банка», который регламентирует 1-й и 2-й этапы настоящей методики.

Итак, на выходе первого этапа мы имеем Проект нормативного документа.

 

2. Согласование и утверждение  нормативного документа

Процедура согласования нормативных  документов является неотъемлемой, важной для коммерческих банков. В некоторых  банках согласование стандартных рабочих документов занимает более 2-х месяцев, что ставит под угрозу поддержание документов в актуальном состоянии. Для того чтобы избежать этого, необходимо четко придерживаться определенных правил. Они будут рассмотрены в данном разделе. Алгоритм согласования нормативного документа показан на Рис. 5.

Рис. 5. Алгоритм согласования нормативного документа

После того как разработан проект нормативного документа, определяется список согласователей. Если разрабатывается пакет документов, то строится матрица согласования (см. Рис. 6).