Методы учета затрат и отклонений

Для эффективного контроля над возникающими проблемами и управления событиями руководителю необходимо уделять свое время не всем деталям процессов, а выделять ключевые, контролировать и управлять ими.

Управление по отклонениям  – это система деятельности, основанная на выявлении и доведении до сведения руководителей только тех сигналов, которые требуют его личного  внимания. Иными словами, это система, нацеленная на облегчение труда руководителя за счет разделения всей деловой информации на две части:

1. с одной могут справиться подчиненные,
2. другая же требует вмешательства самого руководителя.

Рассмотрим основные компоненты управления по отклонениям.

 
Рис.1. Схема компонентов управления по отклонениям

Таких компонентов шесть:

1. Измерение – это оценка, часто количественная, различных видов деятельности, которой руководитель занимался в прошлом или выполняет теперь. Без подобной оценки невозможно выявление исключений, требующих вмешательств.
2. Прогноз – это анализ полученных при измерении оценок, основанный на понимании задач развития организации и экстраполяции выявленных тенденций на будущее.
3. Отбор – обеспечение знания критериев, которыми следует руководствоваться управленческому персоналу при достижении стоящих перед организацией целей.
4. Наблюдение – стадия оценки ситуации, которая дает руководителю сведения о текущем состоянии дел.
5. Сравнение – фактическое состояние дел сравнивается с плановым, выделяются отклонения от нормы, требующие внимания и доводятся до соответствующего уровня руководства.
6. Принятие решения – осуществление действий, необходимых для того, чтобы:
1. во-первых, восстановить контроль хода событий,
2. во-вторых, скорректировать нормативы оценки деловой информации в соответствии с изменившейся обстановкой,
3. в-третьих, использовать открывшиеся возможности.

Для компаний, использующих этот метод управления, установлен реальный управленческий эффект:

1. экономия времени руководителя, который получает возможность заниматься лишь немногими более значительными проблемами, предоставляя решение прочих многочисленных задач подчиненным, т. е. делегируя им соответствующие полномочия;
2. концентрация времени на более важных направлениях в сфере управления;
3. фильтрация и распределение информации для принятия решений на различные уровни;
4. сокращение количества принимаемых решений, которые ежедневно приходится принимать руководителю, тем самым, уменьшая нагрузку на нервную систему;
5. повышение обоснованности решений и уменьшение вероятности появления ошибок, т.к. метод заставляет глубоко изучать прошлый опыт по накопленной статистике для повышения качества решения;
6. рост эффективности использования квалифицированных сотрудников;
7. предупреждение отклонений, позволяющее избежать авральных ситуаций;
8. улучшение взаимодействия между подразделениями.

2.2. Калькуляция себестоимости по нормативным издержкам и анализ отклонений

 

Система финансового контроля, при помощи которой можно детально проанализировать отклонения фактических  результатов от нормативных и  сметных, т.е. получить данные позволяющие  управлять затратами более эффективно, называется калькуляцией себестоимости  по нормативным издержкам.

Калькуляция себестоимости  по нормативным издержкам наиболее применима для компаний, деятельность которых состоит из ряда общих или повторяющихся операций, и там, где можно определить количество исходных ресурсов, необходимых для производства каждой единицы продукции. Особенно ее целесообразно применять на предприятиях обрабатывающей промышленности, например, в машиностроении.

 

 
Рис.2. Схема функционирования системы калькуляции себестоимости на основе нормативных издержек

2.3. Анализ отклонений

 

Прибыль, как основной показатель работы предприятия, может иметь  отклонение от запланированного значения, которое в свою очередь можно  разделить на отдельные составляющие.

 
Рис. 3. Анализ отклонения по прибыли на основе системы калькуляции себестоимости

 

В свою очередь общее отклонение по производственным расходам анализируется  на основе составляющих отклонений.

 
Рис. 4. Анализ отклонений на основе системы калькуляции себестоимости по переменным издержкам

В машиностроении особо важными  и наиболее весомыми являются отклонения по производственным расходам. Поэтому рассмотрим далее только составляющие отклонений по производственным расходам.

 

2.4. Отклонения по материалам

 

Отклонение по цене материалов (ОЦМ) равно:

ОЦМ = (НЦ – ФЦ) * КМ

Где: НЦ - нормативная цена единицы материалов; ФЦ - фактическая цена закупленной единицы материалов; КМ - количество закупленного материала.

Основные причины отклонений:

1. Отрицательное отклонение из-за низкой эффективности работы с поставщиками
2. Отрицательное отклонение вследствие рыночного повышения цен поставщиков
3. Положительное отклонение ввиду низкого качества материала, обнаруживаемого при входном контроле
4. Положительное отклонение ввиду низкого качества материала, обнаруживаемого в ходе производственного процесса
5. Повышение цены поставщиком за срочность поставки
6. Положительное отклонение ввиду несоответствия материала техпроцессу

 

Отклонение по использованию материалов (ОКМ) равно:

ОКМ = (НК - ФК) * НЦ

Где: НК - нормативное количество материалов, необходимых для фактического выпуска продукции; ФК - фактическое количество, использованных материалов; НЦ - нормативная цена материалов. 

Основные причины отклонений:

1. Положительное отклонение из-за низкого контроля движения материалов между складами
2. Положительное отклонение из-за низкого контроля получения в цех и выдачи материалов в производство
3. Положительное отклонение из-за закупки материалов низкого качества
4. Положительное отклонение из-за краж
5. Отклонения из-за изменения технологического процесса
6. Отклонения ввиду изменений требований контроля качества

 

Общее отклонение по материалам (ООМ) равно:

ООМ = НЗ – ФЗ

Где: НЗ - нормативные затраты на материалы для фактического выпуска продукции; ФЗ - фактические затраты выпуска продукции.

При этом надо учесть, что  для расчета общего отклонения необходимо выделить из отклонения по ценам на закупленные материалы отклонение по ценам на использованные материалы.

 

2.5. Отклонения по трудозатратам

 

Отклонение по ставке заработной платы (ОСЗ) равно:

ОСЗ = (НСЗ – ФСЗ) * ФЧ

Где: НСЗ - нормативная ставка заработной платы; ФСЗ - фактическая ставка заработной платы; ФЧ - фактическое число отработанных часов.

Основные причины отклонений:

1. Повышение ставки по требованию персонала
2. Повышение ставки при сверхурочной работе
3. Повышение ставки при усреднении ставки
4. Повышение ставки при использовании работника большей квалификации

 

Отклонение по производительности труда (ОПТ) равно:

ОПТ = (НЧ – ФЧ) * НСЗ

Где: НЧ - нормативное время в часах, затраченное на фактический выпуск продукции; ФЧ - фактическое время в часах, отработанное за рассматриваемый период; НСЗ - нормативная почасовая ставка заработной платы.

Основные причины отклонений:

1. Повышение отклонения из-за материалов низкого качества
2. Повышение отклонения из-за некачественного технического обслуживания станков
3. Повышение отклонения из-за использования нового оборудования
4. Повышение отклонения из-за изменения технологических процессов
5. Изменение отклонений из-за изменения норм контроля качества

 

Общее отклонение по труду (ООТ) равно:

ООТ = НЗ – ФЗ

Где: НЗ - нормативные затраты на фактический выпуск продукции; ФЗ - фактические затраты на труд.

 

2.6. Отклонение по переменным накладным расходам

 

Отклонение по переменным накладным затратам (ОПЗ) равно:

ОПЗ = СНЗ – ФНЗ

Где: СНЗ – сметные накладные затраты для фактического времени труда основных работников; ФНЗ – фактические переменные накладные затраты. Анализ отклонений производится постатейно.

 

Основные причины отклонений:

1. Отклонение по труду вспомогательных работников
2. Отклонение по косвенным материальным затратам
3. Отклонение потреблению электроэнергии
4. Отклонение по техобслуживанию

 

Отклонение по эффективности переменных накладных  расходов (ОЭПР) равно:

ОЭПР = (НЧ – ФЧ) * НСР

Где: НЧ - нормативное время в часах, затраченное на фактический выпуск продукции; ФЧ - фактическое время в часах, отработанное за рассматриваемый период; НСР - нормативная почасовая ставка переменных накладных расходов.

Причины отклонений, как  видим, связаны с производительностью  труда основных работников.

 

2.7. Отклонение по постоянным накладным расходам

 

Отклонение по постоянным накладным расходам (ОПР) равно:

ОПР = СПР – ФПР

Где: СПР – сметные постоянные накладные расходы; ФПР – фактические постоянные накладные расходы.

Анализ производится постатейно в разрезе центров затрат.

Основные причины отклонений:

1. Изменение зарплаты работников среднего звена
2. Назначение дополнительных руководителей
3. Изменение косвенных материальных затрат
4. Отклонение потреблению электроэнергии

 

3. ГРУППИРОВКА ЗАТРАТ ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПРОЦЕССА КОНТРОЛЯ И РЕГУЛИРОВАНИЯ

 

Управление затратами  требует иных подходов к выбору группировки затрат, позволяющих организовать систему наблюдения и своевременно реагировать на негативные моменты роста затрат. В этих целях применяется следующая классификация затрат: регулируемые и нерегулируемые; эффективные и неэффективные; в пределах норм (сметы) и отклонений от норм; контролируемые и неконтролируемые,

Регулируемые — это затраты, зарегистрированные по центрам ответственности, величина которых зависит от степени влияния на них менеджера. В целом на предприятии все затраты регулируемые, но не на все из них могут воздействовать на низших уровнях управления. Например, администрация предприятия имеет право регулировать приобретение производственных запасов, нанимать людей на работу, организовывать отдельные производственные участки, цехи и т. д., в то же время на такие затраты не влияет руководитель низшего звена управления.

Регулируемые затраты  следует рассматривать в трех аспектах: полностью регулируемые; частично регулируемые (произвольные); слабо регулируемые (заданные). Критериями отдельных категорий затрат является временной период возникновения и сегменты деятельности предприятия.

Полностью регулируемые затраты  возникают в процессе производства и в сфере сбытовой деятельности. К ним относятся материальные и трудовые затраты, использованные в технологических операциях по производству и реализации конкретной продукции. Обычно это прямые затраты, сопровождающие продукт от первой производственной операции (вход) до момента реализации (выход), т.е. в течение всего внутреннего цикла.

Частично регулируемые затраты  либо возникают, либо отсутствуют в ходе выполнения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, в ходе маркетинга продукции и исполнения услуг по обслуживанию клиента. Кроме того, они могут быть вызваны нестандартными технологическими операциями, носить вероятностный характер, иметь длительный период формирования.

Слабо регулируемые, или  установленные, затраты возникают  во всех сферах внутренней деятельности предприятия, так как функциями управления установлена обязательность исполнения планирования, диспетчирования, нормирования и т. д. Они связаны с использованием основных средств, капитальными вложениями и с другими долгосрочными активами. Такого рода затраты имеют самый длительный период оборота.

Классификация затрат по степени  регулируемости предусматривает общий подход к выявлению динамики затрат и воздействия на них специфики организации управления. Затраты, на которые не влияет менеджер данного центра ответственности, называют нерегулируемыми. Так, мастер заготовительного участка не может влиять на затраты по оплате труда конструкторского отдела. Деление затрат на регулируемые и нерегулируемые предусмотрено в отчетах об исполнении сметы по центрам ответственности, что позволяет выделить сферу ответственности каждого менеджера и оценить его работу по осуществлению контроля за затратами подразделения предприятия.