Начальнику отделения милиции
Кировского района
г. Новосибирска Г.В.
Сидорову
По делу гр. Круглова А.А.
Основной реквизит делового письма
— текст. Максимальная длина стандартной
строки официального письма равна 64 печатным
знакам, что составляет около 17 см. Обычно
строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой
длины строки объясняется наиболее употребимым
форматом А4, а также тем, что, читая текст,
мы, как правило, держим его на расстоянии
30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей
восприимчивости человеческого глаза
равен 30 градусам.
Отметка о наличии
приложения делается, если к письму
приложены какие-либо документы. В
левом нижнем углу письма сразу от
поля ставится слово «Приложение»,
затем помещаются названия прилагаемых
документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров
и листов. Каждое название располагается
на отдельной строке. Под словом «Приложение»
никакая запись не производится.
Сами документы, входящие
в состав приложения, должны иметь
все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату,
подпись. Кроме того, на приложениях в
верхнем углу справа делается отметка,
указывающая на связь приложения с основным
документом. Если приложение является
самостоятельным документом, оно направляется
с сопроводительным письмом.
Реквизит «подпись»
помещается слева под текстом
письма сразу от поля. В состав подписи
входят наименование должности лица,
подписывающего письмо, личная подпись
и ее расшифровка. Поскольку деловые
письма пишутся на бланках учреждений,
название учреждения в подписи не указывается.
Две подписи ставятся
в том случае, когда необходимо
подтвердить действительность первой
подписи, а также в особо ответственных
документах, например, в письмах
по финансово-кредитным вопросам, направляемым
финансово-банковским учреждениям. В таких письмах
всегда ставится подпись главного (старшего)
бухгалтера предприятия.
При подписании письма несколькими
должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности:
Директор института
Подпись А. С. Марченко
Главный бухгалтер Подпись
Ю.П. Волков
При подписании письма несколькими
лицами, занимающими одинаковые должности,
их подписи располагаются на одном
уровне: Директор ОАО «Карелия» Директор
ЗАО «Корсар»
Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин
Все экземпляры писем, остающиеся
в делах организаций, должны содержать
подлинные подписи должностных
лиц.
Если должностное лицо,
подпись которого заготовлена на
проекте письма, отсутствует, письмо
подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При
этом обязательно указывается фактическая
должность лица, подписавшего письмо (например,
«и.о», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать
письма с предлогом «за» или с проставлением
косой черты перед наименованием должности.
Подписание документа
является одним из способов удостоверения
его. Официальное письмо без подписи
не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе
(составителе письма) включает фамилию
исполнителя, полностью имя и
отчество, номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне
письма.
2. Организационно-распорядительные
документы.
Деятельность
всех учреждений фиксируется в разного
вида документах. Попытка определения
видов документов, в том числе
и организационно-распорядительных, сделана в приложениях
к Основным положениям Единой государственной
системы делопроизводства [3] , а виды распорядительных
документов рассмотрены в Юридическом
энциклопедическом словаре. В своей деятельности
учреждения руководствуются наряду с
актами органов государственной власти
и государственного управления положениями,
уставами, правилами. Согласно действующему
законодательству органы законодательной
и исполнительной власти Российской Федерации
издают следующие документы: решения,
указы, распоряжения, постановления, приказы,
указания, инструкции. На территориях
краев и областей издаются постановления,
распоряжения главы администрации и его
заместителей. Такие же документы издаются
в районных (городских) администрациях.
Органы представительной власти принимают
решения.
Организационная
документация
Все государственные,
муниципальные, частные предприятия,
общественные объединения действуют
на основе устава.
Устав — это
свод правил, регистрирующих деятельность
организаций, учреждений, обществ и
граждан, их взаимоотношения с другими
организациями и гражданами, права и обязанности
в определенной сфере государственной
или хозяйственной деятельности. Существуют,
например, Устав добровольного спортивного
общества, Устав акционерного общества,
Устав товарищества с ограниченной ответственностью
и т.д. Отдельно следует выделить уставы,
определяющие организацию той или иной
сферы деятельности Вооруженных Сил РФ
(Строевой устав, Дисциплинарный устав
и т.д.).
Общие уставы
утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а
уставы общественных организаций принимаются
и утверждаются их съездами. Уставы государственных
предприятий и учреждений утверждаются
их вышестоящими органами (министерствами,
ведомствами). Уставы муниципальных предприятий
утверждаются районными (городскими) администрациями,
частных — соответствующими владельцами,
коллективами, регистрируются в областных,
краевых, городских и районных администрациях.
В оформлении
уставов должны присутствовать следующие
реквизиты: наименование министерства, наименование организации,
вид документа, индекс, дата, место издания,
гриф утверждения (в случае частного предприятия
указать, кем оно зарегистрировано). В
реквизите «текст» необходимо предусмотреть
такие разделы, как общие положения, основные
функции, права и обязанности, руководство,
взаимоотношения и связи, -производственно-хозяйственная,
коммерческая деятельность, имущество
и средства, контроль, проверка и ревизия,
реорганизация или ликвидация. В зависимости
от формы частной собственности (товарищество
с ограниченной ответственностью, акционерное
общество закрытого либо открытого типа
и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются.
Включаются, например, такие разделы, как
уставный капитал, акции и ценные бумаги,
распределение прибыли, формирование
фондов и т.д. После текста ставится подпись
руководителя. Образец оформления уставов
приведен в прилож. 6.1.
Положение —
это нормативный акт, устанавливающий
порядок образования, структуру, функцию,
компетенцию, обязанности и организацию
работы системы государственных органов
(таковы общие положения о министерствах
РФ), одного органа (например, Положение
о государственной автомобильной инспекции,
Положение об общем отделе администрации
области и т.д.) либо структурного подразделения
(комиссии, группы). В отдельную группу
следует выделить положения, регулирующие
совокупность организационных, трудовых
и других отношений по конкретному вопросу
(например, Типовое положение о ведении
делопроизводства по предложениям, заявлениям
и жалобам граждан в государственных органах,
на предприятиях, в учреждениях; наиболее
многочисленны разновидности положений
о проведении конкурсов, смотров и т.д.).
Положения бывают
типовые и индивидуальные. Типовые
разрабатываются для системы
учреждений и предприятий. В текст
положения необходимо включить такие
разделы, как общая часть (преамбула), основные
функции, права, порядок образования и
организации работы и др. в зависимости
от характера положения.
В формуляр-образец
положения входят следующие реквизиты:
наименование министерства, ведомства, наименование
организации, наименование структурного
подразделения, дата, индекс, наименование
вида документа, место издания, гриф утверждения,,
заголовок к тексту, текст, подпись, отметка
о согласовании. Образцы положения даны
в прилож. 6.2.
Уставы и положения
являются сложными документами. Их структура
и содержание, как правило, определяются
учреждениями-разработчиками.
Инструкция — это
правовой акт, издаваемый органом государственного
управления (или утверждаемый его
руководителем) в целях установления
правил, регулирующих организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны
деятельности учреждений, организаций,
предприятий (их подразделений и служб),
должностных лиц и граждан [4] . Инструкции
издаются также в целях разъяснения и
определения порядка применения законодательных
актов и распорядительных документов
(например, приказов).
Заголовок инструкции должен
четко очерчивать круг вопросов, объектов
и лиц, на которые распространяются
ее требования (например, «Инструкция
о ведении делопроизводства в аппарате
Администрации Новосибирской области»,
«Должностная инструкция инспектору по
контролю...»).
Текст инструкции разбивается
по определенной логической схеме на
разделы, пункты и подпункты. Как
правило, инструкция начинается с раздела
«Общие положения», в котором указываются
цели ее издания, область распространения,
порядок применения и другие сведения
общего характера. Инструкция является
документом постоянного или длительного
действия (до замены ее новой).
Поскольку текст инструкции
носит характер указания, в ней
рекомендуются четкие формулировки
со словами, имеющими распорядительное
значение, типа «должен», «следует», «необходимо»,
«имеет право», «не допускается», «рекомендуется»,
«запрещается» и т.д. Текст инструкции
излагается от третьего лица (например,
«Руководители или по их поручению другие
должностные лица государственных органов,
предприятий, учреждений и организаций
должны систематически анализировать,
обобщать предложения, заявления, жалобы
граждан, содержащиеся в них практические
замечания...») или в безличной форме (например,
«Повторным предложениям, заявлениям,
жалобам граждан при их поступлении присваивается
очередной регистрационный индекс, в соответствующей
графе регистрационно-контрольной карточки
указываются регистрационные индексы
первого предложения, заявления, жалобы...»).
Инструкция оформляется
на общем бланке. Она утверждается
специальным распорядительным актом
или непосредственно руководителем.
На инструкции может быть сделана
пометка о том, что она является приложением
к распорядительному документу. При утверждении
инструкции распорядительным документом
(приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается
срок введения инструкции, перечисляются
необходимые организационные мероприятия,
указываются ответственные исполнители.
Если в тексте распорядительного документа
не указан срок введения инструкции, таковым
считается день подписания и регистрации
документа.
Распорядительные документы
Одна из форм исполнительно-распорядительной
деятельности организаций, учреждений,
предприятий — издание распорядительных
документов, посредством которых решаются
важнейшие вопросы управления. В соответствии
с действующим законодательством и компетенцией
органы управления издают следующие распорядительные
документы: приказы, инструкции, указания;
решения; постановления, распоряжения.
Решения, постановления
и приказы издают во всех случаях,
когда необходимо принять нормативный
или индивидуальный акт по основным
вопросам компетенции организации.
Распоряжения, указания издаются по оперативным
вопросам и для организации исполнения
постановлений, решений и приказов.
Постановление принято
определять как «правовой акт», принимаемый
высшими и некоторыми центральными
органами коллегиального управления в
целях разрешения наиболее важных и
принципиальных задач, стоящих перед данными
органами, и установления стабильных норм
правил поведения [5] . Однако в законах
«О краевом областном совете и краевой
областной администрации» и «О местном
самоуправлении» постановление определено
как правовой акт, издаваемый главой администрации
(на правах единоначалия). Это сама жизнь
внесла коррективы в определение сути
и видов данного документа.
Решение как распорядительный
документ является правовым актом, принимаемым
коллегией министерства или ведомства,
научным советом и т.д.
Распоряжение — акт
управления государственного органа,
имеющий властный характер, изданный
в рамках присвоенной должностному
лицу, государственному органу компетенции,
имеющий обязательную силу для граждан
и организаций, которым это распоряжение
адресовано. Распоряжения являются подзаконными
актами и делятся на две группы: распоряжения
общего, длительного действия и распоряжения,
касающиеся конкретного вопроса, отдельного
случая. Распоряжения издают правительство,
министерства, ведомства, администрации
краев, областей, городов, районов, администрации
предприятий, учреждений в пределах прав,
предоставленных им законами Российской
Федерации.