Виды деловых писем и их структурные особенности

Gentlemen : Господа :

Attn . : Mr . P. Wilson Вниманию г Р. Вильсона

Иногда вместо фамилии конкретного лица (возможно , оно неизвестно ) указывают ее должность или даже название отдела , куда адресовано письмо :

To Attention of the Sales Manager

или :

Attention - Sales Department

Можно встретить также выражение To whom it concern ( « Тому, кого это касается») .

6. Вступительное обращение (The Salutation) - общепринятая стандартная  формула вежливости , что является неотъемлемой частью этикета деловой переписки . Обязательный реквизит: отсутствие обращения в письме может быть расценена как нарушение норм этикета .

Печатающие слева непосредственно от границы левого берега под «внутренней адресу» или указанием на конкретное лицо, отступив на 2-4 межстрочных интервала . После обращения ставят запятую (в Великобритании) или двоеточие (США) .

В международном деловой переписке принято несколько формул обращения, отличаются тональностью.

К организации в целом принято обращаться Dear Sirs «Уважаемые господа» , Ladies «Госпожи» (Великобритания ) , Gentlemen « Господа » (США). Подчеркнуто официальными являются следующие формулы обращения к организации : Sirs ; Mesdames .

Обращаясь к отдельной личности, используют формулы обращения, которые зависят от характера отношений с адресатом :

а) чисто официальные : Sir «Господин » ; Madam «Госпожа» ;

б) официальные : к мужу - Dear Sir « Уважаемый » , к женщине - Dear Madam « Уважаемая » . Их употребляют , когда фамилия адресата неизвестно;

в) менее официальные - когда отмечают фамилию адресата . Такие формулы традиционные для англоязычного деловой переписки:

- К мужу - Dear Mr . Smith « Уважаемый  Смит» ;

- К замужней женщине - Dear Mrs . Smith « Уважаемая Смит»;

- В браке женщины - Dear Miss Smith « Уважаемая панно Смит»;

- К женщине , семейный статус которой неизвестен , - Dear Ms . Smith «Уважаемая Смит» .

Если лицо имеет титул, ранг, звание , то его употребляют вместо слова «господин» , «госпожа» : Dear Doctor Allen «Уважаемый доктор Аллен» .

В международном деловой переписке инициалы и имя адресата в обращении, как правило , не используют ;

г) неформальные - к человеку, которого хорошо знают, или товарища, когда указывают имя адресата (эти формы происходят от частной корреспонденции) : John «Джон » ; Dear John «Дорогой Джон» .

Следует иметь в виду, что, формулируя вступительное обращение в письме , учитывают принцип взаимности : употребляют такие же формулы обращения, и в письме, на которое дают ответ.

7 . Указание на общее содержание / тему (The Subject Line ) - заголовок к тексту. Необязательный реквизит: в англоязычном переписке его часто приводят, особенно если общий смысл письма четко определен в первом предложении. Однако наличие указания на общее содержание письма мобилизует внимание адресата, направляет его в русло определенного круга вопросов.

Указание на тему письма приводят непосредственно перед основным текстом после обращения на отдельной строке. (В отечественном делопроизводстве этот реквизит всегда размещают перед обращением.) Если письмо касается одной проблемы, то тему можно обозначить и перед обращением . Если же переписка касается нескольких контрактов, то тему письма удобно указывать сразу после обращения .

Для указания на тему письма могут использовать следующие обозначения:

Subject - предмет, тема , вопрос ;

Re (сокращенно regarding ) - по;

In re (сокращенно от In regard to ) - по делу, по, относительно ;

Conc . (сокращенно concerning ) - относительно.

Указание на тему письма всегда выделяют: другим шрифтом (курсивом), подчеркивают, подают большими буквами. Последние два способа более современные.

В реквизите поощряется открытая пунктуация.

Пример оформления реквизита:

Conc.: Price Reductions

(Относительно уменьшения  цены )

или :

ORDER № 1234 FOR SNOW RACERS

(ЗАКАЗ № 1234 на снегоходе )

или :

Subject : Your order 187 of May 12 2005

(Тема : Ваш заказ № 187 от 12 мая 2005 )

8 . Основной текст письма (The Body of the Letter ) - главный реквизит делового письма. Печатающие ниже указания на общее содержание письма через 3-4 интервала на всю ширину листа от границы левого края до границы правого.

Текст международного делового письма состоит из следующих логических компонентов:

- Вступление (Introduction) - выражают  благодарность адресату предыдущие  контакты (направлено сообщение , ответ на свое письмо , встреча) и указывается причина написания письма. Благодарность адресату должна быть, даже если далее автор сообщать о чем-то неприятном;

- Основная часть (Details) - излагают суть вопроса: положение , факты и цифры, которые нужно довести до сведения адресата ;

- Результат (Close) - делают выводы , сообщают о планах на будущее и т.д., а также выражают благодарность за сотрудничество, надежду на его продолжение в будущем и быстрое получение ответа.

Для формулировки вступительной и заключительной частей текста используют стандартные обороты.

В первой части могут быть использованы такие фразы: « Мы пишем , чтобы узнать ... » ( We are writing to inquire about ... ), « Мы пишем в связи с ... » ( We are writing in connection on with .) .

Предложение может начинаться следующими словами: «Мы хотим сообщить.» (We would advise.), «С удовольствием сообщаю, что ...» (It is my pleasure .) « (Имеем честь сообщить Вам , что.» (We bed to inform you that.).

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами: «(Сообщите, пожалуйста, .» (Could you please tell me.), «Пожалуйста, сообщите» (Please let me know if .) « (Я был бы рад узнать.» ( I should be glad to know if.) .

Письмо - ответ может начинаться с таких фраз: « (Спасибо Вам за письмо от (дата)». (Thank you for your letter of (date).) « (Мы получили Ваше письмо от ( дата) ». (We have received your letter of ( date).) .

В деловой переписке используют такие выражения благодарности: «(Пишу, чтобы поблагодарить Вас за.» (I am writing to thank you very much indeed for .) « ( Позвольте воспользоваться случаем , чтобы поблагодарить Вас . » ( May I take this opportunity of thanking you for.) « (Примите, пожалуйста , мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь.» (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help.) .

Извинения может начинаться следующими словами: «(Мы должны извиниться за.» (We must apologise for.) « (Мы извиняемся за » (We apologise for.) « (Мы очень расстроены из-за того, что . » (We are extremely sorry for . ) .

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводят заключительные фразы: « (Буду ждать Ваш ответ. » (I look forward to receiving your soon reply.), « С нетерпением жду ответа. » (Looking forward to hearing from you.) « (Заранее примите нашу благодарность» (Please accept thanks in advance), « (примите мои наилучшие пожелания » (With my personal regards and good wishes) .

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации: «Надеюсь , что эта информация Вам поможет» (I hope that this information will help you), «Пожалуйста, не колеблясь, свяжитесь со мной, если вам нужна более подробная информация» (Please , do not hesitate to contact me if you need any further information ) .

Текст письма разделяют на абзацы в соответствии с имеющимися логических компонентов. Среднее количество абзацев в деловом письме - от трех до пяти. В стандартизированных письмах таких абзацев, как правило, два: первый содержит содержательную часть документа, второй составляет стереотипное заключительную фразу вежливости .

Традиционно отступ в начале абзаца не делают, а абзацы отделяют друг от друга одинарным интервалом.

Знаки препинания в тексте письма принимают в соответствии с правилами пунктуации.

9. Заключительная формула вежливости (The Complimentary Close) - общепринятая стандартная формула вежливости, что является неотъемлемой частью этикета деловой переписки. Обязательный реквизит. Располагают непосредственно под основным текстом документа слева (чаще всего) без отступа от границы левого берега или вправо. Начинают с большой буквы, после заключительного комплимента всегда ставят запятую, хотя в последнее время поощряется открытая пунктуация .

Заключительная формула вежливости может иметь различный характер зависит от степени близости корреспондентов, их стиля общения и т.д. Наиболее распространены следующие формулы вежливости:

а) чисто официальные : Yours faithfully , Faithfully yours (Великобритания) , Yours truly , Truly yours , Yours very truly , Very truly yours (США) , которые можно перевести как «С» ( дословно «Преданный Вам» , «Весьма отдан Вам») ;

б) официальные : Yours sincerely , Yours very sincerely (Великобритания) , Sincerely Yours ( США ) , которые можно перевести как «Ваш» , «Искренне Ваш» ;

в) менее официальные : Very cordially yours , Yours cordially , Cordially yours, Best wishes, которые можно перевести как «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

Выбор заключительной формулы вежливости зависит от характера обращения. Самыми распространенными соединениями обращения и заключительного комплимента такие :

- Если обращение было Dear Sirs , Dear Sir , Dear Madam «Уважаемые господа / Уважаемый господин / Уважаемая  » , то заключительный комплимент Yours faithfully (Великобритания) , Yours truly (США) - « Преданный Вам ».

- Если обращение было  использовано фамилия адресата: Dear Mr ./ Mrs./ Miss / Ms Smith « Уважаемый господин / госпожа / панно / госпожа + Смит» , то заключительный комплимент Yours sincerely (Великобритания) , Sincerely Yours ( США ) - « Искренне Ваш» ;

- Если в обращении было  использовано имя адресата: Dear John «Дорогой Джон», то заключительный комплимент Best wishes «Наилучшие пожелания» .

Обратите внимание, что формулируя заключительную формулу вежливости в письме, следует, в соответствии с принципом взаимности, принять такой же заключительный комплимент, что и в письме, на которое дают ответ.

10. Подпись (The Signature) - обязательный  реквизит. Имеет фиксированное место  в композиционной схеме письма: всегда размещают под заключительной  формулой вежливости: если комплимент  слева, то и подпись слева, если  комплимент справа, то и подпись  справа .

В англоязычных письмах, как правило, проставляют одну подпись.

Подпись состоит из таких элементов , которые подают в столбик друг под другом:

- Личная подпись письма;

- Полное имя и фамилия  письма;

- Должность письма.

Чтобы партнеру не было неудобно с определением пола письма, желательно имя написать полностью. Между заключительной формулой вежливости и фамилией письма оставляют пять межстрочных интервалов (2-2,5 см ) для личной подписи автора, например:

Sincerely , Искренне Ваша,

(подпись) (подпись)

Natalia Schipova Наталья Шипова

Director Директор

Возможно написание имени и фамилии и должности в одну строку через запятую:

Dennis J. Stenberg , Manager Деннис Дж. Стенберг , менеджер

Если вместо руководителя письмо подписывает другой сотрудник организации, то реквизит «Подпись» оформляют посредством сокращения PP (может быть Per pro - от лат . Per procura , что означает « по доверенности, по договоренности» ) так :

(подпись В. Рудина ) ( подпись В. Рудина )

Victor Rudin Виктор Рудин

PP Yuriy Shevchenko По поручению Юрия Шевченко

Director Директора

Это означает , что Виктор Рудин подписал за Юрия Шевченко.

Сотрудники организации используют эту отметку, если подписывают письмо от имени своего руководства.

Вместо сокращения PP можно написать For and behalf of , что означает «От имени». В частности, это касается договоров , финансовых обязательств , гарантий и других важных документов, которые должны подписать уполномоченные лица :

For and on behalf      От имени

of European University Европейского  университета

( подпись ) ( подпись )

Yuriy Palekha Юрий Палеха

Vice - Rector Проректор

или :

For a Smith and Co . , Ltd По Смит энд Ко , Лтд

( подпись ) ( подпись )

D. Whith Д. Уайт

Export Department Отдел экспорта

Иногда в подписи после должности автора приводят название отдела :

L. К. Thompson Л.К. Томпсон

Manager Менеджер

Export Department Отдела экспорта

В подписи рекомендуют открытую пунктуацию .

11. Отметка о наличии  приложений (The Enclosure ) - необязательный реквизит. Печатающие в нижней левой части документа без отступа от границы левого края .

Используют такие отметки в зависимости от количества приложений: Enclosure: , Encl.: «Приложение:» или Enclosures: Enc.: « риложения». Как правило, употребляют сокращенный вариант.

После отметки приводят названия прилагаемых документов и количество страниц приложения:

Enclosure : Contract Приложение : контракт или :

Encl . : 1 . Contract Приложения: 1. Контракт 2 . Cheque . 2 . Чек .

или :

Enc . : List of materials ( 3 pages ) . Приложение : перечень материалов ( 3 стр. ). Могут обобщенно указывать количество прилагаемых документов :

Нумерация и расстановка знаков препинания согласно приведенных примеров.

12 . Отметка о рассылке  копий (CC Notation ) - необязательный реквизит. Приводят, если письмо посылают нескольким адресатам. Печатающие в нижнем левом углу документа без отступа от границы левого края .