Культура деловых телефонных разговоров

Задачи первой фазы беседы:

- установление контакта с собеседником;

- создание приятной атмосферы для беседы;

- привлечение внимания к предмету собеседования;

- пробуждения интереса к беседе;

- перехват инициативы (в случае  необходимости).

Передача информации собеседнику. Фаза передачи информации логически продолжает начало беседы и одновременно является «трамплином» для перехода к фазе аргументации.

Следующая фаза деловой  беседы - аргументирование. В этой фазе формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция по данной проблеме, как со стороны инициатора беседы, так и со стороны собеседника.

Принятие решения. Перед завершением беседы нужно, или следует, действуя по обстоятельствам, договориться о встрече. Договариваясь о встречи, убедитесь, что ваш собеседник правильно понял вас и записал день и час встречи. Переспросите собеседника, удобно ли вам ему перезвонить накануне, чтобы убедиться, что встреча состоится? Все эти мероприятия полезны, чтобы ваш клиент мог спланировать свое время и достойно подготовится к встрече. Приглашая собеседника к себе в офис, называйте точный адрес и подробно рассказывайте, как до вас можно проехать. Используйте стандартную фразу: "У Вас есть под рукой карандаш? Пожалуйста, запишите, как Вам удобнее будет до нас добраться".

Запишите общее отношение  клиента к информации, что вы ему сообщили, договоренность о месте, дате и времени встречи или звонка, кто кому должен позвонить, а также ключевые моменты, прозвучавшие в разговоре.

Основные задачи, решаемые в конце беседы, следующие:

1. Достижение основной, или в самом неблагоприятном случае, запасной (альтернативной), цели.

2. Обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы, независимо от наличия или отсутствия взаимопонимания.

3. Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий.

4. Поддержание (в случае необходимости) в дальнейшем контактов с собеседниками и их коллегами.

5. Составление развернутого резюме беседы, понятного для её участников, с четко выделенным основным выводом.

Клиенты склонны эмоционально запоминать то, что было в начале разговора, и принимать как руководство к действию то, что было в конце.  В конце разговора максимально доброжелательно попрощайтесь с собеседником. "Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, звоните, будем рады Вам помочь". "Подъезжайте в любое удобное для Вас время, будем рады Вам помочь", "Всего доброго", "Было очень полезно получить от вас эту информацию". Поблагодарите за уделенное внимание, интерес к вашей фирме, пожелайте приятно провести остаток дня или предстоящие выходные. Не забывайте, что заканчивает разговор позвонивший. Помните, что разговором вы закладываете фундамент вашей личной встречи, поэтому доброжелательность - превыше всего. Опытные деловые люди обычно обдумывают заранее две или три группы заключительных фраз, чтобы потом в зависимости отхода беседы решить, какие из них - более мягкие или более жесткие по форме - произнести.

Краткий перечень того, что не следует и что следует делать в тот момент, когда в вашем офисе звонит телефон.

Не следует

Следует

1. Долго не поднимать  трубку.  2. Говорить "привет", "да", когда начинаете разговор.  3. Спрашивать: "Могу ли я вам помочь?".  4. Вести две беседы сразу.  5. Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго.  6. Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря.  7. Передавать трубку по много раз.  8. Говорить: "все обедают", "никого нет", Пожалуйста, перезвоните".

1. Поднять трубку до  четвертого звонка телефона.  2. Сказать "добрый день", представиться и назвать свой отдел.  3. Концентрироваться на разговоре и внимательно слушать.  4. Предложить перезвонить, если для выяснения деталей требуется время.  5. Использовать бланки для записи телефонных разговоров.  6. Записать номер звонящего и перезвонить ему.  7. Записать информацию и пообещать клиенту перезвонить ему.

 

4. Входящий звонок.

 

Клиенты сами звонят в фирмы и узнают про товары и услуги потому, что им нужен данный продукт или услуга. Поэтому телефонный разговор с менеджером должен запомниться клиенту, вызвать расположение и доверие к фирме и предлагаемому продукту.

Клиент не должен долго  ждать, пока снимут трубку, не должен устать от ожидания, пока его переключат на нужного человека, и тем более, пока ответят на заданный вопрос. В телефонных переговорах фактор времени играет гораздо больше значения, чем во время переговоров «лицом к лицу». Если менеджер сделал паузу во время телефонной презентации, то гробовая тишина быстро начинает давить на уши собеседника, ситуация становится очень неуютной.

Менеджера, отвечающего на вопросы клиента, ничто не должно отвлекать, и он должен хорошо разбираться в продукте или услуге, которую предлагает.

Очень важно правильное представление. Оно является настолько значимым, потому что эффект первого впечатления продолжает действовать не смотря ни на что. Первое впечатление формируется в первые 60 секунд общения. Поэтому проявить максимальную вежливость, говорить со средней скоростью, обладать приятным солидным тембром голоса – значит, добавить себе очков в пользу установления хорошего контакта.

Лучший экспромт, как  известно, тот, который приготовлен  заранее. Поэтому хорошо бы проработать не только голос и интонации, но и приветственные фразы. Они должны быть краткими, понятными и располагающими к общению.

Начинать нужно с  приветствия: «Добрый день» - фраза емкая, бодрая, деловая. Она не идет в сравнение ни с какими «Здравствуйте», «Алле» или «Слушаю Вас». Она единственная настраивает на деловое общение и прибавляет солидности говорящему.

После представления  нужно назвать свою компанию. Есть как минимум два веских аргумента  в пользу произнесения названия компании сразу после приветствия. Первый из них – клиент должен убедиться, что не ошибся номером. Второй аргумент – называя сначала компанию, а потом свое имя, менеджер автоматически в сознании клиента соединяет себя и компанию. А это значит, что, перезванивая, клиент будет просить соединить его именно с тем человеком, с кем он разговаривал в первый раз. И это облегчает налаживание контакта между конкретным менеджером и конкретным клиентом.

Соответственно, чем более  деловым будет тон беседы, тем  больше у менеджера шансов, что телефонные переговоры закончатся сделкой. Если же клиент, начиная разговор, чувствует в интонациях менеджера просто желание поделиться информацией, то именно так все и происходит. Клиент задает все интересующие его вопросы относительно товара, своих сомнений в качестве и цене, потом говорит «спасибо» и откланивается. Так как изначально разговор не предполагал совершения сделки, то ее и не происходит.

Особое внимание надо уделить процессу выдачи менеджером информации о товаре и услуге, запрашиваемой  клиентом. Часто клиент звонит, еще не до конца разобравшись в том, что именно ему нужно и какие деньги он готов за это заплатить. На этом этапе очень важно обратить внимание клиента на следующее: ценовые категории и какие характеристики включает в себя продукт по данной цене

Презентация каждого товара должна быть заготовлена заранее, поскольку  если нет четкого плана изложения  фактов о продукте, то возникает  сумбур в рассказе, возникают лишние паузы при подборе нужных слов, интонации меняются с солидных на напряженные. Все это в комплексе вызывает недоверие клиента и к данному продукту, и к менеджеру, и к компании как продавцу данного товара.

Также в речи не может быть большого количества терминов. Все слова должны быть понятны даже абсолютному новичку  в изучении характеристик продукта или услуги. Иногда исключить из презентационной речи все профессиональные термины достаточно сложно, но это необходимо, так как нет гарантии, что клиент все их поймет, но немногие решатся задавать вопросы. Платить деньги за тот продукт, характеристик которого клиент не понимает, он не будет. Поэтому после этих переговоров он обязательно позвонит в другую фирму, и если там объяснят лучше, то им он и заплатит деньги. Это не цель работы менеджера конкретной компании, значит, объяснение сложных терминов простыми словами должно входить в каждую презентацию.

В завершении телефонных переговоров  у клиента должно сложиться четкое понимание, за какие деньги, какой товар он получит. В чем его преимущества по отношению к более дешевому продукту, в чем его недостатки по отношению к более дорогому. Он должен четко осознавать, какие шаги ему нужно предпринять, чтобы совершить покупку – куда приехать, или куда позвонить, или как оформить заказ. Лучше, если имя и контактные телефоны останутся у менеджера. Так легче будет сориентироваться, если клиент позвонит повторно.

На протяжении всех телефонных переговоров  надо помнить о вежливости, размеренности речи, солидных интонация, но в последние минуты телефонного общения они особенно важны, так как лучше всего запоминаются первые и заключительные фразы и интонации. Чтобы впечатление о переговорах у клиента осталось наилучшим, прощание должно быть таким же деловым и позитивным, как и весь разговор.

 

5. Исходящий звонок.

 

 Придумайте несколько способов, как можно поздороваться, но все они должны быть корпоративно приемлемы, то есть вежливы, приятны на слух, доброжелательны и корректны («Добрый день», «Здравствуйте», «Приветствую вас, Сергей Николаевич», но никак не «Здрасьте», «Денечек добренький» и подобные). Приветствия могут быть различными для людей разного возраста и пола.

«Как поживаете?» – эта фраза, как ни одна другая, сразу выдаст в вас человека, занимающегося  телемаркетингом или продажами, особенно, если она произносится неискренне, как обязательный вопрос. А 80% ваших конкурентов задают его именно так.

Если вы хотите обойти конкурентов  и наладить хороший контакт с  предполагаемым клиентом, то после  того, как вы представились и указали  название вашей компании, попробуйте воспользоваться одним из следующих приемов:

1. «Меня хорошо слышно?» - такое начало разговора имеет несколько преимуществ. Во-первых, этот вопрос вызывает положительный ответ, а во-вторых, ответив положительно, ваш собеседник начинает вас действительно слушать. Неплохой прием для начала разговора.

2. «Хороший день, не правда ли?»  – этот вопрос в начале разговора  сразу устанавливает контакт  с собеседником и заставляет  его включиться в разговор.

3. «У Вас тоже идет дождь?»  («светит солнце», «жарко»). Если  вы начинаете разговор с потенциальным клиентом с вопроса, не относящегося к продажам, это заставляет его общаться и снимает напряжение.

4. «Я так рад, что дозвонился  Вам! Мне нужна Ваша помощь. Скажите, Вы занимаетесь …?».  Отличный прием, потому что  вы сразу заставляете собеседника  почувствовать свою важность. Работает безотказно.

5. «Как проходит день?». Альтернатива  вопросу «Как поживаете?». Работает, только если вы задаете вопрос  искренне и действительно слушаете, как у человека проходит день. Слушайте и адекватно реагируйте.

Итак, вот они, пять способов, которые позволят выделиться при  холодном обзвоне потенциальных  клиентов.

Если вы знакомы с  человеком, которому звоните, обязательно  назовите его по имени (имени и  отчеству). Произнесите свое имя. Человек должен как можно быстрее идентифицировать ваш голос, чтобы он смог воспользоваться одной из готовых моделей ведения переговоров по телефону. Если человек не знает, с кем разговаривает, то он теряется, что вызывает неприятное ощущение. К тому же длительное непонимание, с кем человек разговаривает, рождает агрессию на этого человека, связанную с тем, что появляется ощущение потери времени – человек занят, или он о чем-то думает, а тут его заставляют играть в «угадай-ку». «Ты меня не узнаешь?», «Привет, так как там наши дела по тому договору?», «Добрый день. Звоню уточнить время нашей встречи, вам удобнее завтра или в пятницу?» - такие вопросы в начале телефонной беседы могут испортить отношение к вам собеседника очень быстро. Кроме раздражения, такие фразы ничего не вызывают.

Сама фраза должна быть позитивной или нейтральной по эмоциональной заряженности. «Вас беспокоит», «Меня зовут Ольга. Не уделите ли вы мне несколько минут времени», «Я хотела поговорить с вами о нашем проекте, это не отнимет у вас много времени» - фразы такого типа очень негативно сказываются на самочувствии другого человека. Наш мозг не улавливает частицу «не», а утвердительные предложения улавливает как утвердительные предложения, и не улавливает тот подтекст, который мы в них вкладываем.

«Вас беспокоит» - воспринимается мозгом, что да, меня действительно беспокоят, то есть отрывают от дел и выводят этим звонком из равновесия.

«Меня зовут Ольга. Не уделите ли вы мне несколько минут времени» - хочется ответить – «Не уделю». Каков вопрос – таков ответ, на автомате, если к тому же человек был занят подсчетами или глубоко задумался, то способность улавливать дополнительные контексты на время сводится к нулю.

 «Добрый день. Меня зовут Ольга, компания…, я звоню, чтобы уточнить время нашей встречи. Вам удобнее завтра или в пятницу?» (это, если разговор запланирован быть коротким).

«Добрый день, Сергей Иванович. Меня зовут Ольга, я менеджер по обновлениям компании…, вам удобно сейчас разговаривать?»

Даже если вы звоните  пятый раз за день, все равно  надо представляться каждый раз.